Как подготовиться к увольнению сотрудника с первых дней в компании

Увольнение — то же, что и развод, только в бизнесе. Собираясь пожениться, мы вряд ли обсудим, как поделим кота и утюг. И в компаниях не обсуждают, как пройдет увольнение. Однако мы поговорим о том, почему готовиться к офбордингу — это нормально, и как сохранить экспертизу после ухода человека.

Увольнения — это естественно. Ни одна компания не может дать гарантии сотруднику, что никогда не сократит штат или не переедет в другую страну. И ни один сотрудник не может гарантировать, что не перерастет компанию или не захочет выращивать огурцы на своей ферме.

Хоть это и неприятно, но думать о потенциальном увольнении человека лучше заранее. В разных исследованиях встречаются разные цифры, но в среднем, заменить одного специалиста на рынке стоит около 20% от его зарплаты за год. Это много.

Поэтому мы предлагаем подумать о том, как бы подстелить себе соломку заранее.

Мы сейчас не будем обсуждать психологические, юридические и финансовые аспекты увольнения. Мы поговорим о важном моменте, о котором обычно забывают: как сохранить экспертизу и снизить затраты на онбординг для новичков. Это одна из немногих вещей, к которым можно подготовиться прямо с первых дней работы сотрудника в компании.

Помните о том, что после того, как один сотрудник увольняется, остальные остаются. Как им работать дальше, если нужные знания были только в голове того, кто уволился? Чтобы не пришлось мучительно искать информацию и заново изобретать велосипед, ведите базу знаний. Перечислим конкретные шаги, которые помогут сохранить экспертизу уже сейчас.

Когда новичок впервые выходит на работу, попросите наставника провести с ним мотивационную беседу. Нужно объяснить, что такое база знаний, как оформлять статьи, какую информацию туда заносить. И очень важно подчеркнуть: у нас так принято, мы рассказываем об этом в базе знаний, читаем и комментируем то, что пишут другие. Человек вряд ли сам догадается. База знаний — пока не такая распространенная вещь, как Google-документы.

В России мало развита культура обмена знаниями. Большая часть обмена знаниями у сотрудников идет в чатах, на встречах или созвонах. И документами тоже часто обмениваются в мессенджерах. Поэтому привычка хранить знания в базе сразу не появится, людям нужно время, чтобы освоить ее. Выделите сотрудникам хотя бы час рабочего времени на то, чтобы они могли привести в порядок свои записи и занести в базу заметки. И не забывайте публично хвалить самых активных авторов. Так у вас постепенно сформируется культура обмена знаниями.

Если сотрудник с первого дня работает прямо в базе знаний, то не нужно заставлять его фиксировать материалы и нанимать человека, который бы следил за наполнением базы. Поэтому рабочие документы проще составлять прямо в базе знаний. Есть платформы, например, Teamly, где вы можете одновременно: редактировать документы, хранить, систематизировать и находить нужные в поиске. Для работы с десятками и сотнями документов единая платформа удобнее, чем Google-документы.

Если все-таки сотрудник принял решение и написал заявление, сделайте чек-лист критически важных знаний.Это особенно важно для ключевых должностей. Обычно при увольнении все помнят про юридические вопросы, про деньги, доступы и текущие дела. Но мало кто задумывается о том, какую критически важную информацию о работе нужно сохранить.

Помните, что все уходят, вопрос только в том, когда и как. А значит, нужно уже сейчас говорить сотрудникам о своем подходе и собирать знания на одной платформе. А как вы стараетесь сохранить знания сотрудников, пока они не уволились? Поделитесь в комментариях своим опытом.