Как организовать ретроспективу, которая будет комфортна всей команде

Я, Альбина Кузнецова, с коллегами выстроила внутри Express 42 собственную формулу открытых и эффективных ретроспектив. Специально для PMCLUB рассказала, как мотивировать команду, получать на встречах полезную обратную связь и использовать её в работе.

Ретроспектива — это встреча, на которой команда обсуждает прошедший рабочий цикл, например последние две недели или месяц. Далее определяет, что можно делать эффективнее, а что уже хорошо работает и выделяется в сравнении с другими компаниями.

Ретро помогает сотрудникам отрефлексировать полученный опыт и извлечь из него нужные уроки. И вот как мы его проводим.

Важно, чтобы на ретро команда раскрылась и говорила честно. Поэтому мы работаем над корпоративной культурой. Например, выстроили систему one-to-one встреч, которые помогают понять, что для сотрудника важно, с какими сложностями он сталкивается и как эффективнее и органичнее развивать его компетенции в компании.

Обычно такие встречи проходят раз в месяц и могут быть внутренними и проектными.

Также мы организуем неформальные мероприятия вроде «рандом кофе». Работает так: бот в Slack случайно выбирает пары из списка сотрудников и предлагает им созвониться на неделе и поболтать на отвлечённые темы. Это помогает переключиться с рабочей рутины и узнать своих коллег с другой стороны.

Каждые две недели попеременно у нас проходят:

После завершения официальной части обсуждений на таких встречах переходим к неформальной части. На флудилке обсуждаем котиков, игры, еду и хобби. Так мы сохраняем и поддерживаем тёплые отношения, что особенно важно для удалённой команды.

По идеологии Agile и Scrum, ретроспектива проводится каждые две недели или месяц. Мы работаем по методологии p3express, где при завершении цикла есть шаг «Извлечь уроки и запланировать улучшения» и при закрытии проекта — «Отметить окончание работ». Это несколько отличается от ретроспективы в классическом рассмотрении.

В общих чертах я уже упоминала о нашем формате проведения ретроспектив в своей предыдущей статье.

Чаще всего ретро проводим при завершении проекта, и это обусловлено следующими особенностями проектов:

При этом мы можем внепланово организовать ретро по необходимости — для вскрытия конфликтов и недопонимания.

Ключевой инструмент для ретро у нас — доска EasyRetro. Это пространство с тремя колонками разных цветов, в которые участники встречи записывают свои тезисы в карточки:

(Указаны цвета колонок при стандартных настройках. Их можно поменять вручную.)

Далее можно голосовать за карточки (👍), комментировать их, менять местами, фильтровать, проводить опросы. Доска простая, её можно легко шерить на команду и экспортировать результаты, например, в Excel-табличку.

Мы в компании используем два варианта ретро: упрощённое и расширенное.

В упрощённом варианте не используем доски и голосование, а просто планируем встречу, созваниваемся в Zoom и обсуждаем только три ключевых вопроса:

После звонка фиксируем предложения по улучшению внутренних процессов.

Такой формат применяем, когда в ходе работы на проекте было и без того много коммуникаций помимо дейликов и планирования. Либо когда проблемных точек очевидно мало или вовсе нет.

Также нам важно, чтобы каждая ретроспектива проходила в единых рамках и условиях, поэтому мы прописали стандартные чек-листы в Kaiten:

В этом формате мы детально разбираем каждый яркий момент на проекте и фиксируем его в карточке на доске. После совместно разрабатываем дорожную карту:

✅ как эффективнее использовать сильные стороны

⛔ и не допускать или минимизировать проблемные моменты на других проектах или в дальнейшей работе с клиентом.

Процесс устроен так:

По окончании ретро мы собираем тезисы в фиолетовых карточках и переносим их в свои внутренние рабочие доски в Kaiten.

Ну и, конечно, у нас есть большой детальный чек-лист проведения ретроспективы, который позволяет меньше времени тратить на подготовительные мероприятия и при этом не забывать важные шаги:

С помощью ретроспектив мы определяем проблемы, которые замедляют разработку, мешают коммуникациям с клиентом или командой и так далее. А главное — совместно находим решения. Приведу пару примеров.

Кейс 1

Приблизительно в одно время несколько не связанных между собой команд поделились, что первые две недели работы над проектом тратят на изучение особенностей того или иного инструментария в инфраструктурном контексте клиентов.

При этом часто бывает, что оформление договорных документов до старта проекта может занимать несколько дней.

Совместно с инженерами, лидами и командой технического пресейла мы просчитали соотношение потенциальных рисков и профитов и перенесли этап инженерной подготовки и адаптации на предстартовый период.

Это позволило увеличить скорость и качество работ, поскольку у нас освободилось время для решения нетривиальных кейсов, возникающих по ходу, но не включённых в первоначальный план.

Кейс 2

Или однажды ребята попросили больше прозрачности в предпроектной работе с клиентами, чтобы понимать, какие сейчас приходят запросы, какие технологии наиболее востребованы, в каком направлении целесообразно профессионально развиваться.

Мы сделали отдельное пространство в Kaiten с визуализацией процесса техпресейла, куда добавили карточки с потенциальными клиентами, указали в них технологический стек и прописали особенности и нюансы запросов, которые важно учитывать в работе.

Сейчас любой сотрудник компании может подписаться на обновления этой доски и получать апдейты, например, в Telegram-боте или по электронной почте. Такое решение позволило повысить прозрачность работы неинженерных отделов для всех коллег, а самим инженерам и лидам — корректнее прорабатывать индивидуальную карту развития сотрудников в соответствии с реальными запросами рынка.

Но чтобы он заработал максимально эффективно, критически важно грамотно поддерживать располагающие к честным разговорам условия и своевременно и открыто реализовывать то, что совместно разработали на этих встречах.

Кейс подготовила онлайн-школа для менеджеров проектов и продуктов PMCLUB совместно с Express 42. Мы рассказываем об эффективном управлении, планировании и рабочих инструментах. Подписывайтесь на нас на vc.ru и в Telegram.

#ретроспектива #ретро #коммуникации #управлениепроектами #управлениекомандой #p3express