Как маркетологу навести порядок в рабочих процессах, когда хаос и ты — одно целое

5 советов, которые помогут маркетологам привести рабочие процессы в порядок, и избавиться от рутины не только в работе но и в голове. Разберем ошибки, которые до боли знакомы каждому, и пути их решения с помощью Kaiten.

Представим ситуацию: телефон разрывается от сообщений в миллионе разных чатов, заказчики требуют внести правки, в очереди 100500 задач, вы стараетесь закончить хоть что-то, но работы не убавляется. В итоге — куча нерешенных задач, сгоревшие дедлайны и эмоциональное выгорание. Знакомая ситуация?

Привет! Меня зовут Дарья Лебедева, я контент-маркетолог Kaiten. А до этого 8 лет работала маркетологом как на стороне агентств, так и в штате компаний. Поэтому проблема организации процессов в этой сфере для меня знакомая и наболевшая. Теперь я помогаю остальным с ними справляться.

В этой статье я расскажу, как маркетологу навести порядок в своей работе, решив 5 основных проблем, которые мешают эффективно и качественно выполнять задачи.

Очень легко запутаться в задачах, если нет единого пространства, где они зафиксированы. Как итог:

Легче всего это сделать на канбан-доске, разделив все задачи на несколько этапов, например, «Запланировано», «В работе» и «Готово».

Это позволит вам и коллегам отслеживать реальную нагрузку, количество задач в работе и на каком этапе они находятся. Когда все задачи собраны в одном месте, не нужно листать чаты или писать коллегам, чтобы добыть нужную информацию.

Самих этапов может быть больше, они могут быть с любыми названиями, главное, чтобы они отображали реальную картину вашего рабочего процесса.

Каждый заказчик считает, что его задача самая важная, и хочет, чтобы ее сделали как можно скорее. Всем нужны решения здесь и сейчас.

Увы, машину времени еще не изобрели, так что без приоритетов никуда. Если пытаться выполнить все задачи как можно быстрее, то их станет только больше, а качество будет страдать (и вы, кстати, тоже).

Даже если вам кажется, что все задачи в списке одинаково важные, скорее всего, это не так. Попробуйте более детально присмотреться к каждой, выделите те, которые требуют решения уже сейчас, и те, что можно отложить или делегировать.

С установлением приоритетов помогут матрицы принятия решений, например, Матрица Пью или Матрица Эйзенхауэра.

В качестве примера рассмотрим Матрицу Эйзенхауэра, где нужно распределить задачи на 4 категории, в зависимости от степени их важности и сроков. И чтобы все задачи не оказались в «Красном квадрате» — задайте ограничение, например, не более 5 задач в одном списке.

Придерживайтесь нескольких правил, когда расставите приоритеты:

Главное и самое сложное — дальше нужно четко следовать правилам, которые вы установили. Тут снова поможет визуализация.

Например, в Kaiten можно наглядно разделить задачи по приоритетам, поделив их на специальные «Дорожки», для удобства назвать их «Срочно», «К дате» и «Обычный приоритет». Так вы сможете понимать, какие задачи требуют срочного решения, а какие можно немного отложить.

Представим еще одну ситуацию: у вас в работе есть несколько уже начатых задач, но внезапно появляется еще одна, которую тоже необходимо выполнить в ближайшее время. Взявшись за нее, вы отодвигаете задачи, которые уже находятся в работе или стараетесь успеть все и сразу.

В итоге:

Допустим, вы заметили, что если в работе находится больше 3 задач — ваша производительность падает.

Значит, нужно установить лимит до 3 задач. Самое главное — вы не беретесь за новую работу, пока не справитесь с начатой. А когда хотя бы одна задача выполнена и освободилось место, то можно взять новую карточку из очереди.

Используя WIP-лимиты можно быстрее и качественнее доводить работу до конца, вместо того, чтобы копить недоделанные задачи, в попытке успеть все сразу.

Маркетологи редко работают в одиночку, чаще, чтобы завершить задачу, необходима работа целой команды.

Проблема в том, что часто у команды нет единого канала коммуникации между отделами, либо контекст теряется в множестве сообщений в чате. Чтобы видеть кто, что и когда должен сделать, нужно объединить разрозненные отделы в одном месте.

Необходимо построить иерархию задач и подзадач, которые требуются для выполнения работы. Обозначьте ответственных и сроки выполнения и разместите их в одном месте для наглядности. В Kaiten есть возможность построить взаимосвязи между задачами с помощью завести родительских и дочерних карточек.

Представим: Задача — Запустить рекламу.

Для выполнения нужно:

Это подзадачи, которые нужно выполнить, чтобы завершить основную задачу — запуск рекламы.

В свою очередь, у любой дочерней задачи тоже могут быть свои подзадачи. Например, чтобы подготовить посадочную страницу необходимо: подготовить дизайн лендинга, подготовить контент, подключить к CRM.

Таким образом, все ответственные за выполнение задачи будут знать, к какому времени им нужно завершить свою часть работы, а вы сможете видеть все задачи коллег и их взаимосвязи.

В маркетинге нам часто приходится работать с объемными задачами, которые могут растягиваться на неопределенные сроки. Например, провести SEO-оптимизацию контента на сайте или запустить с нуля новый канал продвижения.

Из-за растянутых сроков выполнения и отложенной выгоды, вы не видите промежуточных результатов. Это может повлиять на мотивацию и удовлетворенность процессом.

Воспринимайте объемную работу не как задачу, а как проект. Вам станет легче отслеживать ход работы, если разобьете большую задачу на части. Создайте подзадачи, которые можете выполнить за несколько дней или недель. Их можно зафиксировать как в формате отдельных карточек, так и в виде чек-листа.

Таким образом, когда вы закончите часть работы — сможете испытать удовлетворение от завершенной задачи.

Если у вас огромное количество задач в очереди, если вам приходится искать информацию по ТЗ в чатах, если вы все время работаете, но просроченные дедлайны говорят сами за себя, то скорее всего проблема кроется в построении рабочих процессов.

Надеюсь, что советы, которые я описала выше смогут помочь вам навести порядок в задачах и сделать процессы прозрачными.

С проблемами, которые были в статье, я сталкивалась на своей практике, и знаю, как опускаются руки, когда тонешь в куче задач.

В заключение делюсь кейсами других маркетологов, которые наладили рабочие процессы с помощью пространства Kaiten: