«Формула списка дел. Как без стресса создавать списки задач, которые работают» — саммари книги Деймона Захариадиса

О том, как создавать работающие списки дел, которые содержат важное, но свободны от лишнего, помогают достигать целей и даже усиливают мотивацию, в саммари от Smart Reading.

В закладки

Приблизительное время чтения — 27 минут.

Аудиосаммари книги «Формула списка дел. Как без стресса создавать списки задач, которые работают».

Время прослушивания — 39 минут.

Список дел: простое средство с секретом

Составление списка дел — один из самых простых способов управления задачами. Тем не менее для многих людей он не работает. Одна из причин — мало кто проходил формальный тренинг по составлению эффективных списков дел, поэтому часто люди используют неэффективные методы.

Что может вам дать качественный подход к составлению списка дел? Это возможность контролировать, чем вы занимаетесь в течение дня, над чем вам нужно поработать, а что можно отложить. Вы сможете выполнять все нужное в срок, расставляя приоритеты на основе важности и срочности дел.

Вы будете уверены, что делаете правильное дело в нужный момент времени. Вы избежите траты ценного времени на «тушение пожаров». Оценивая ситуацию на основании своей текущей загруженности, вы сможете принять решение, на что потратить время.

Также список дел поможет вам справиться с эмоциями, чтобы вы принимали правильные решения, делающие вас максимально эффективными. Быть эффективным — значит делать больше нужных дел за меньшее количество времени.

Составление списков дел помогает существенно снизить стресс, избегая неприятного, убивающего креативность давления, которое возникает, когда вы не укладываетесь в сроки.

У вас также улучшится сфокусированность: вы сможете работать над важными задачами и отказываться от мелких и ненужных. Вы забудете, что такое чувство вины из-за срыва дедлайна, будете работать более продуманно и целенаправленно.

Источник: freestockimages.ru

Парадокс продуктивности. Как список дел препятствует успеху

Деймон Захариадис приводит статистику от iDoneThis — разработчика приложения по продуктивности:

  • 41% дел из списков никогда не выполняется.
  • 50% дел выполняется в течение одного дня.
  • 18% дел выполняется в течение одного часа.
  • 10% дел выполняется в течение минуты.

Первый вывод из этих цифр — многие списки дел неэффективны, потому что построены на неэффективных системах управления задачами.

Второй вывод: раз многие задачи выполняются быстро, некоторые буквально за минуту, значит, люди предпочитают в первую очередь браться за простые задачи. Нам свойственно не принимать в расчет приоритетность задач и наслаждаться фальшивым ощущением, что мы хорошо потрудились.

Третий вывод: многие списки дел слишком длинные, перегруженные, что создает стресс. Вы вынуждены откладывать их на потом или не делать вовсе. Кроме того, многие люди составляют списки, не имея четкого понимания своего существующего расписания и занятости.

Перед нами Парадокс Продуктивности. Создавая списки дел, чтобы управлять своим временем и справляться с делами, вы непреднамеренно убиваете собственные усилия, потому что используете непродуманные системы управления задачами.

Почему ваши списки не работают

В идеале в конце каждого дня все дела из вашего списка должны быть вычеркнуты, то есть сделаны. Есть восемь наиболее распространенных причин, почему этого не происходит.

1. Вы создаете список, не задумываясь о цели. Основная цель списка — помочь вам организовать свои дела и проекты. Списком, который вы видите у себя перед глазами, гораздо легче управлять, чем тем, что хранится у вас в голове. Правильно составленный список сфокусирует ваше внимание на самых важных задачах и не позволит потратить все время на наименее критичные.

2. Вы не указываете сроки выполнения. Список дел без сроков — это список желаний, и не более. Сроки помогают определять приоритеты задач и проектов по важности и необходимым временным затратам.

Без срока нет импульса к действию, без импульса ничего не происходит. Установка сроков помогает справиться с прокрастинацией, оценить эффективность вашей системы управления делами и выбирать те задачи, которые помогают достигать ваших целей.

3. Ваши списки слишком длинные. Слишком длинные списки отвлекают большим выбором дел. Они нереалистичны и заставляют вас испытывать стресс оттого, что вы не выполнили запланированного.

Если ситуация повторяется снова и снова, ваш мозг привыкает к неудачам и прокрастинации. Оцените, сколько задач вы реально можете сделать за то время, которое у вас есть.

4. Ваши списки слишком разнородны. Если важные и несущественные, сложные и простые дела стоят рядом, вы будете постоянно отвлекаться, производительность будет очень низкой, а стресс вырастет.

5. Вы с трудом расставляете приоритеты. Посмотрите, как наш мозг принимает решения.

Ежедневно мы просыпаемся с определенным запасом мыслительного ресурса, который предназначен для принятия решений.

Утром решения даются нам легко, а к вечеру даже самый простой выбор становится сложным. Возникает усталость от принятия решений. Она влияет и на способность определять, сколько времени нужно на выполнение того или иного задания.

Обширные списки заставляют постоянно решать, какое дело важное, а какое — нет. Вы выбираете то дело, которое принесет быстрый результат, чем более важное, но требующее значительных усилий. Постепенно вы теряете желание принимать хоть какие-то решения, а тем более — действовать.

6. Вы не указываете подробности о каждой задаче. Одна из основных причин, почему списки не работают, — отсутствие краткого описания задач.

Без информации о приоритетности, требуемом времени и значимости каждой задачи для достижения цели трудно понять, возможно ли ее выполнить в предложенных обстоятельствах, какие нужны ресурсы, когда стоит за нее браться. Так список дел превращается в барьер, а не в инструмент эффективности.

7. Ваши задачи слишком масштабные. Если задачи слишком крупные по объему, у них нет четкого начала и конца, вы не можете оценить прогресс и качество выполнения — в итоге это приводит к прокрастинации. Крупные задачи стоит разбивать на более мелкие. Разбив проект на подзадачи, легко видеть прогресс.

8. Ваши задачи не привязаны к конкретной цели. У всех ваших действий есть какая-то цель.

Например, вы меняете масло в двигателе вашей машины, чтобы она продолжала благополучно вас возить. Или бронируете столик в любимом ресторане, чтобы не ждать в очереди.

Именно наши цели заставляют нас действовать. Мы гораздо меньше прокрастинируем, если знаем, какой конкретный положительный результат получим от выполнения этой задачи. При прочих равных условиях, чем больше мы уверены в результате, тем больше вероятность, что мы начнем действовать.

Оцените свои навыки

Недостаточно просто знать, что вы не успеваете выполнить все запланированное, нужно понимать, почему это происходит.

Для этого есть короткий опросник. Оцените каждый из перечисленных ниже пунктов по шкале от 1 до 5: 1 — вам нужна помощь с этим пунктом, 5 — у вас все получается.

  1. Вы понимаете основную роль списков дел в системе управления задачами.
  2. Вы указываете сроки (конкретную дату) для каждой задачи.
  3. В ваших списках не более 10 задач (3 балла). В ваших списках не более 7 задач (5 баллов).
  4. Вы группируете задачи в разные списки по степени сложности и по трудозатратам.
  5. Вы планируете ровно столько дел, сколько можете успеть
  6. Вы добавляете информацию о важности задания и о времени, которое требуется на его выполнение.
  7. Вы описываете свои задачи кратко, четко и можете быстро определить, выполнены они или нет.
  8. Вы связываете каждое задание с конкретной целью.

Суммируйте оценки. Если у вас получилось от 32 до 40 баллов, считайте себя экспертом по составлению списков дел. Если у вас от 19 до 31, вы неплохо справляетесь, но все-таки некоторые области вашей стратегии управления задачами можно улучшить. Если у вас 18 и менее баллов, вам нужно изменить свой подход к составлению списков задач.

Как отрицательные эмоции снижают вашу производительность

Очень важно понимать, как эмоции влияют на производительность. Если мы несчастны, испытываем стресс или страх, производительность падает. Мы не хотим вовлекаться в работу независимо от того, какую роль она играет в достижении наших целей. Мы становимся менее креативными, и нам трудно принимать решения. Мы теряем фокус и очень легко отвлекаемся. В результате мы делаем очень мало.

Подумайте об этом с точки зрения правильно составленных списков дел. Даже если ваши списки недлинные, связаны с конкретными целями, включают сроки и всю необходимую информацию для приоритизации задач, ваши результаты могут быть недостаточно хорошими.

Негативные эмоции могут просто не дать вам сконцентрироваться и закончить дела. Постарайтесь разобраться, что вызывает эти негативные эмоции, и примите меры, чтобы изменить что-то в своей жизни и уменьшить стресс.

Источник: freestockimages.ru

10 самых популярных систем составления списков задач

№1. Длинные списки «все включено»

В этой стратегии нет ничего элегантного. Вы просто записываете каждое дело, которое приходит вам в голову, в единый список.

Вы уже видите недостатки, которые есть в этом подходе. Во-первых, ваш список будет слишком длинным, во-вторых, в нем будет слишком много возможностей для выбора, и, в-третьих, он будет слишком разнородным. Хочется отметить, что такие списки все-таки имеют право на жизнь.

Просто это первый шаг составления списка. После того как вы запишете все дела, которые приходят вам в голову, нужно будет организовать их с учетом важности, приоритета, содержания и других характеристик.

№2. Список «Задача + дата начала + срок выполнения»

Привлекательность такого варианта списка дел в его простоте. Кроме того, в нем есть один из самых важных элементов — сроки. Такой список позволяет сфокусироваться на небольшом количестве задач.

Вы можете уделять внимание задачам, которые уже начаты или должны быть начаты в этот день, и отложить те, дата начала которых еще не наступила. Кроме того, вы сможете избежать ситуации, когда начинаете работать над задачей в последнюю минуту.

Указанная вами дата начала подскажет, что уже нужно начинать работать над ней, чтобы уложиться в срок. У этого способа тоже есть недостатки, но он гораздо лучше, чем первый вариант списка «все включено».

№3. Парные списки: основной список и список дел на день

Этот подход подразумевает, что у вас есть два отдельных списка: ваш основной список и список дел на день.

Основной список — это, по сути, хранилище всех ваших задач независимо от их приоритета, сроков, времени на выполнение и проектов, с которыми они связаны. Второй список — список дел на день, который вы держите под рукой и периодически просматриваете, чтобы отслеживать прогресс.

Как работают эти списки вместе? Каждый день вы просматриваете свой основной список дел и выбираете задачи, которые нужно сделать в ближайшее время.

Вы переносите их в свой список дел на день, учитывая, что в вашем расписании есть достаточно времени на их выполнение. Такой подход может быть эффективным, если у каждого задания определены срок выполнения, содержание, приоритетность и время, необходимое на выполнение.

№4. Стратегия 3 + 2

Эту систему можно описать очень простой формулой: три большие задачи и две небольшие. Каждый день вы выбираете пять задач, над которыми будете работать.

Большие задачи занимают от одного до двух часов, небольшие задачи должны выполняться не дольше 30 минут.

Основное преимущество этой стратегии в том, что она ограничивает количество дел, которые вы делаете за день: их пять, не больше и не меньше.

Стратегию можно сочетать с «техникой помидора». Разделите одну из своих больших задач на четыре «помидора», каждый по 25 минут, и запланируйте пятиминутные перерывы.

Одним из преимуществ этого подхода будет минимизация переключения с задачи на задачу. Так как ваш список дел будет включать всего несколько задач, на которых нужно сфокусироваться, вы вряд ли будете все время переключаться с одного на другое.

Конечно, недостатки у этого подхода тоже есть. Он жесткий, без возможности гибкости и подстройки. Кроме того, в нем нет указаний, как выбирать эти пять задач на день.

Автор рекомендует использовать стратегию 3 + 2 так: составьте основной список всех дел, которые вам нужно сделать, с указанием подробностей каждой задачи, сроков и целей. И каждый вечер выбирайте из него три большие задачи и две небольшие на следующий день.

№5. Правило 1–3–5

Правило 1–3–5 — это разновидность стратегии 3 + 2. Вы выбираете одну большую задачу, три задачи среднего размера и пять небольших задач, чтобы выполнить все это в течение дня. Таким образом, количество задач увеличивается до девяти.

Этот подход гибче, чем техника 3 + 2: во-первых, можно сделать девять дел, а не пять, во-вторых, появляется третья категория задач, в-третьих, число задач все же ограниченно. Недостатки тоже есть: этот подход не учитывает содержание задач и не подсказывает, по какому принципу выбирать текущие задачи из общего списка дел.

№6. Система, основанная на проектах

В этой системе вы разбиваете задачи на категории на основании проектов, с которыми они связаны. В итоге получается несколько списков, по одному на каждый проект.

Плюс в том, что привязка к основной цели заложена изначально и вы ясно видите прогресс по всем проектам. Вы можете легко выбирать задание, над которым начнете работать, в зависимости от того, какой проект для вас сейчас наиболее актуален.

Недостатки этой системы: она не определяет структуру вашего дня и содержит мало подробностей о каждом задании (неизвестно нужное время и приоритеты).

№7. 3-MIT-подход

MIT — это аббревиатура от most important task, что в переводе означает «самая важная задача». Она была популяризирована Лео Бабаутой из ZenHabits.net. Изначально эта стратегия означала, что вы выбираете одно наиболее важное задание и фокусируетесь на его выполнении в течение дня, не обращая внимания ни на что другое.

Только после завершения этой задачи вы начинаете заниматься чем-то другим. Подход 3-MIT — распространенный вариант. Как подразумевает название, нужно выбрать три приоритетные задачи, сфокусироваться на них в течение дня и выполнить, что бы ни случилось.

Такая идея практична. Но если вы недостаточно мотивированы, подвержены прокрастинации, часто не справляетесь со своей нагрузкой, этот подход вам вряд ли подойдет.

№8. Метод Канбан

Метод Канбан — рай для визуалов. Это прекрасная стратегия, если вам нравится видеть свои проекты и задачи на разных стадиях выполнения.

Как это работает: возьмите настенную доску и пачку стикеров. На доске сделайте три колонки: левая колонка «Задачи», средняя «В процессе», правая «Сделано». Каждое новое задание записывайте на стикере и приклеивайте его в колонку «Задачи».

Начав работу над задачей, вы переклеиваете стикер в среднюю колонку «В процессе». Когда задание завершено, стикер перемещается в колонку «Сделано».

У этого подхода есть несколько существенных преимуществ. Во-первых, это очень наглядная презентация ваших проектов и задач. Он позволяет выбрать наиболее важные задачи и легко расставлять приоритеты в зависимости от срочности.

Метод Канбан позволяет вам отслеживать прогресс выполнения задач, и каждая задача может быть легко связана с проектом, к которому она относится, если вы используете стикеры разных цветов.

Электронные инструменты для метода Канбан — Trello, KanbanFlow, LeanKit, Kanbanote.

Один из недостатков системы Канбан — о каком-нибудь небольшом деле можно запросто забыть, если оно затеряется в общей массе.

№9. Матричная система

Эта система была представлена Стивеном Кови в его книге «Семь навыков высокоэффективных людей». Eе также называют матрицей Эйзенхауэра. Матрица состоит из четырех квадрантов:

  • важное срочное;
  • важное несрочное;
  • неважное срочное;
  • неважное несрочное.

Все задачи распределяются по квадрантам в соответствии с этими характеристиками.

Задачи из первого квадранта должны быть сделаны немедленно.

Задачи из второго квадранта не такие срочные, но их выполнение должно быть запланировано на определенное время в ближайшем будущем.

Задачи из третьего квадранта можно делегировать кому-нибудь, а задачи из четвертого вообще можно не делать.

Эта система дает вам простой способ понять, какие задачи требуют вашего внимания, а какие можно проигнорировать. Она заставляет фокусироваться на задачах, которые напрямую связаны с вашими целями.

Вы будете постоянно спрашивать себя: «Важна ли эта задача для меня?» Неважные задачи можно не делать без какого-либо чувства вины. Недостатки у матрицы тоже есть: она не требует расшифровки задач (то есть вы не знаете, сколько времени вам нужно на выполнение задач) и, кроме того, может возникнуть проблема, если у вас накопится слишком много дел в одном из квадрантов (особенно сложно решить, на чем фокусироваться, если много задач во втором квадранте).

№10. Как привести дела в порядок (GTD)

Система Дэвида Алена «Как привести дела в порядок» — одна из самых известных систем управления задачами. Если вкратце, в нашей голове крутится очень много задач, которые мы должны сделать.

Большинство из них никак не категоризированы с точки зрения содержания, приоритета и ожидаемого эффекта. У нас нет никакого плана действий, поэтому остается чувство незаконченности. Мы хотим выполнить эти задачи, но не предпринимаем для этого никаких действий, что приводит к стрессу.

Система «Как привести дела в порядок» заставляет нас взять все эти мысли из головы и перенести их на бумагу. Имея такой список, мы структурируем задачи в соответствии с их содержанием: создаем несколько списков и распределяем по ним задачи. Раз в неделю списки обновляем.

Это очень примерное описание системы «Как привести дела в порядок», про нее написана целая книга. У этого подхода есть и плюсы, и минусы: например, он не дает возможности оценить всю совокупность задач в целом, не дает представления о приоритетах и не связывает задачи с целью, а ведь именно эта связь обеспечивает фокус.

Как создать идеальный список задач

Многие люди недооценивают влияние списков задач на нашу продуктивность. Но списки действительно играют решающую роль. Они помогают снижать стресс, фокусироваться и избегать препятствий на пути выполнения задач.

Шаг 1. Отделите текущие задачи от будущих

Создайте два списка задач: «Текущие задачи», на которые будете тратить свое время и внимание каждый день, и «Будущие задачи» для отслеживания всех задач, требующих вашего внимания (его вы просмотрите только в конце дня, чтобы создать список дел на следующий день). Этот простой шаг — отделить текущие задачи от будущих — критичен. Работая со списком «Текущие задачи», вы увидите, как он вас мотивирует и вдохновляет. Есть что-то бодрящее в том, чтобы вычеркивать каждую сделанную задачу из вашего списка. В конце дня вы будете радоваться своему успеху.

Шаг 2. Определите, к какому результату приведет вас выполнение каждой задачи

Единственная причина начать что-либо делать — это приблизиться к какой-то конкретной цели. Мы начинаем действовать, чтобы получить конкретный результат. Подумайте об этом с точки зрения ваших списков задач. Как часто вы не справляетесь с какой-то задачей или даже не начинаете работать над ней, потому что она малозначима для вас? Самый простой способ справиться с делами в вашем списке — это определить причину для каждой задачи. Надо понимать, зачем эта задача возникла в вашем списке. Определите, почему вам нужно ее выполнить, и запишите эту причину рядом с задачей. Нужно действительно записать эту причину — это придает ей материальность. Тогда действие будет означать, что вы движетесь к цели, которой хотите достичь.

Шаг 3. Разбейте проекты на отдельные задачи

Чтобы воплотить проект, разбейте его на компоненты. Проект воплощается в жизнь благодаря работе над отдельными задачами. Вы наверняка знаете об этом интуитивно. Но используете ли вы этот принцип для ваших ежедневных списков задач? Разбивка проектов на небольшие задачи делает их более достижимыми. Это также позволяет вам фокусировать внимание и время на задачах в соответствии с их срочностью и важностью.

Шаг 4. Определите срок для каждой задачи

Указывайте сроки для ваших заданий. Сроки могут быть гибкими. Вы можете изменять их, если изменяются приоритет и важность задачи. Сроки не обязательно должны быть точными. Например, если срок выполнения задачи еще не близок, вы можете определить его, например, как «середина августа» вместо «15 августа». Сроки должны быть:

  • реалистичными (нет смысла указывать срок, заранее зная, что вы в него не уложитесь, это приведет только к стрессу и разочарованию);
  • обусловленными реальной причиной (по сути, она является для вас стимулом начать действовать);
  • сжатыми (вспомните закон Паркинсона «Работа занимает все время, отведенное на нее»: установка более жестких рамок для самих себя улучшит ваш фокус, вы действительно сможете делать больше).

Шаг 5. Сократите список текущих задач до семи

Автор настоятельно рекомендует сократить ваш ежедневный список до семи задач, которые требуют минимум 15 минут на выполнение. С этим количеством вы реально можете справиться. О более мелких задачах поговорим далее.

Шаг 6. Разделите задачи по проектам, типам или месту выполнения

Разделите задачи по нескольким параметрам: проект, тип работы и место. Составьте отдельный список для каждого.

Например, у вас могут быть проекты: написать книгу, сделать ремонт на кухне, купить машину. Возможные типы работы: аналитическая, креативная, механическая. Варианты места выполнения работ: в офисе, дома, в дороге.

Пишите разными цветами или используйте онлайн-инструменты, например Todoist.

Шаг 7. Вычеркните ненужное

Регулярно вычеркивайте из основного списка задачи, которые уже неактуальны. Какие типы задач могут быть кандидатами на удаление:

  • Расплывчато сформулированные желания.
  • Задачи, смысл которых неясен (задачи без описаний, например «позвонить Джону». Зачем вам звонить ему? Как это продвинет вас в нужном вам направлении? Какие будут последствия, если этого не сделать?).
  • Мелкие задачи. Их также нужно исключить. Они оказались в вашем списке случайно, просто потому, что вы о них в какой-то момент вспомнили.
  • Лозунги. По сути, это обещания (вроде «сбросить вес» или «выучить испанский»). Превратите их в проекты, разбейте на задачи помельче и укажите сроки.

Очищая таким образом основной список дел, вы сделаете его действительно рабочим, потому что у каждой задачи будет конкретная цель.

Шаг 8. Оцените, сколько времени нужно на выполнение каждой задачи

Чтобы понять, сколько времени отнимет решение конкретной задачи, нужно оценить, какие ресурсы (инструменты, информацию, людей) нужно для этого привлечь. Не пытайтесь угадать, сколько времени вам потребуется.

Если вы работаете над новой для вас задачей и не знаете, сколько времени вам нужно, поговорите с тем, кто ее уже выполнял. И не забывайте: «работа занимает все время, отведенное на нее».

Шаг 9. Формулировка каждой задачи должна начинаться с активного глагола

Иногда для того, чтобы начать действовать, нам не хватает просто правильного слова. Такой силой обладают глаголы. Когда вы начинаете фразу с глагола, задача оживает.

Например, вместо задачи «химчистка» пишите «отвезти вещи в химчистку», вместо задачи «отчет» пишите «подготовить отчет». Глаголы должны быть максимально конкретны: вместо «связаться с Бобом по поводу отчета» пишите конкретно, что нужно сделать: позвонить, написать электронное письмо или заехать в офис.

Активные глаголы воодушевляют на выполнение задачи, потому что подразумевают конкретные действия и не оставляют места для раздумий.

Шаг 10. Определите, где вам нужна помощь

Записывайте, какая помощь вам нужна для выполнения конкретных задач. Указывайте, что именно (расчеты, отчет, телефонный звонок) и когда вы ожидаете получить. Это поможет вам четко формулировать просьбы и будет напоминать о том, чего вы ждете, если даты пропущены.

Восемь советов, чтобы списки задач работали

Ваш основной список задач, подробные списки задач и ежедневные списки — это взаимосвязанные компоненты одной большой системы. Эффективность зависит от целостности. Несвязанные списки только навредят вашему рабочему процессу.

Совет 1. Ведите список мелких дел

Задачи, на выполнение которых у вас уходит менее 15 минут, заносите в список мелких дел. Не стоит засорять ими основной список, в котором может быть только семь пунктов. В течение дня выделяйте 30–45 минут на выполнение мелких задач. По возможности группируйте их по темам. Например, если вам нужно ответить на несколько писем, считайте это одним пунктом в вашем списке задач.

Совет 2. Не допускайте перегрузок

Одна из основных угроз любой системы управления — это перегрузка. Периодически оценивайте свою загруженность, чтобы оценить, можете ли вы взять на себя дополнительные задачи или откажетесь от того, что запланировали.

Совет 3. Группируйте задачи по содержанию

Краткие описания задач помогут понять, как выстроить их по очередности.

Совет 4. Еженедельно пересматривайте основной список дел

Если в вашем основном списке более 12 задач, еженедельно пересматривайте его. Так вы сможете оценить прогресс и откорректировать приоритеты, если они изменились.

  • Соберите все списки дел, включая основной и списки с подробным описанием задач.
  • Проведите мозговой штурм. Дополните основной список дел.
  • Разбейте новые проекты на отдельные задачи.
  • Распределите новые задачи в соответствии с их контекстом (проект, тип деятельности и место выполнения). При необходимости создайте новые списки на основе этих описаний.
  • Разберите почту. Ответьте на сообщения, если это необходимо. Если сообщение требует каких-либо несрочных действий, запишите это в основной список дел и заархивируйте сообщение. Также заархивируйте сообщения, которые не требуют ответа или действия, но могут понадобиться. Удалите все остальное.
  • Удалите из всех списков задачи, в которых больше нет необходимости.
  • Выберите важные и срочные задачи, отметьте их как кандидатов в ваш ежедневный список дел.
  • Отметьте задачи, для которых вам нужно вовлечение других людей. Добавьте к ним имена, даты и все прочие подробности.
  • Проверьте сроки по самым важным задачам. Исправьте, если необходимо.
  • Добавьте сроки выполнения по всем новым задачам.
  • Просмотрите свой календарь на будущую неделю. Создайте список дел на день.

Совет 5. Обновляйте список целей

Ваши цели определяют, как вы проводите свое время. Они дают вам понимание, чего вы хотите достичь как в краткосрочном, так и в долгосрочном плане. Когда вы это знаете, вы осознаете, что каждое принятое решение либо приближает вас к вашей цели, либо удаляет от нее. Ваши цели должны быть конкретными. И вы обязательно должны их записывать. Пересматривайте их раз в месяц, уделяя этому 30 минут. Соответственно, меняйте списки задач.

Совет 6. Не увлекайтесь методологией

Изменяйте детали вашей системы, если вы находите новые, более эффективные способы справляться с делами. Но не увлекайтесь перебором методик — ведь задача состоит в повышении продуктивности, а не в бесконечном переборе вариантов.

Совет 7. Создайте систему на ваш вкус

Не существует идеальной системы списков задач. Основные части эффективной системы — сроки, описание задач, разделение на текущие и будущие задачи — универсальны для всех. Другие компоненты не так важны, их можно менять или вообще не использовать. Главное, чтобы ваш подход соответствовал вашим обстоятельствам.

Совет 8. Будьте последовательны

Система списков дел будет эффективна только при постоянном использовании. Если пропустить день или два, возникает эффект снежного кома. Создайте новую привычку работать со списками дел.

После изучения системы купите настенный календарь и красную ручку. Отмечайте красным каждый день, когда применяли систему. Продолжайте, пока не будет сформирована привычка.

Последовательность и постоянство — залог эффективной работы системы списков дел. Проблема в том, что это непросто. От вас требуется принятие обязательств и настойчивость.

Если вас постигла неудача, важно, что вы будете делать дальше. Можно сдаться и перестать пытаться, а можно признать, что идеал — это иллюзия, простить себя и начать все заново. Такой подход гораздо продуктивнее.

Постарайтесь найти причину ваших сложностей и измените систему так, чтобы избегать этого в будущем. Ваши решения в период сложностей определят, сработает ваша система в долгосрочном плане или нет.

Источник: freestockimages.ru

Как встроить списки задач в жизнь

Офлайн или онлайн?

На этот вопрос нет однозначно правильного ответа. Давайте разберем преимущества и недостатки обоих вариантов.

Плюсы списков офлайн:

  1. То, что мы записываем от руки, остается в нашей памяти. Мы вряд ли сможем это забыть и с большей готовностью будем это делать.
  2. Блокнот легко использовать для любого метода ведения запи­сей.
  3. Вам не нужно искать еще одно приложение, вы независимы от компьютера или смартфона.
  4. Блокнот удобно носить с собой. Делать в нем записи быстрее и проще, чем внести запись в приложении в компьютере или на телефоне.
  5. Ничто не может сравниться с ощущением, когда вы ручкой вычеркиваете выполненную задачу из вашего списка.

Плюсы списков онлайн:

  1. С помощью приложений легко группировать задачи по содержанию. Например, приложение Todoist позволяет сделать это проще, чем на бумаге.
  2. Можно легко переносить задачи из одного списка в другой. Это очень удобно, если вам нужно изменить приоритетность задач или исправить их содержание.
  3. Многие приложения позволяют вам устанавливать напоминания на основе даты и времени.
  4. Можно организовать проекты и задачи в виде матрицы. Это улучшает визуализацию, вы можете видеть картину в целом.
  5. Приложения можно связывать с календарем, и вы сразу видите загруженность.

Как совместить календарь и списки задач

Лучше всего использовать списки дел и календарь вместе. Вы сразу видите, сколько свободного времени у вас есть, и можете заполнить его нужными делами.

  1. В конце дня просмотрите свой календарь на следующий день.
  2. Определите, сколько у вас есть свободного времени для дел из списка. Не забудьте оставить время на обед, перерывы на кофе и еще чуть-чуть на непредвиденные дела.
  3. Составьте список задач на следующий день с учетом того, сколько времени займет выполнение каждого задания.
  4. Распределите задачи из списка на свободные промежутки в календаре.

Список «Сделано»

Когда он нужен. Одна из основных причин падения продуктивности — это отсутствие мотивации. Вам наверняка знакомо это ощущение, хотя бы раз его испытывали все. Эту проблему может решить список выполненных задач.

Видя, сколько всего уже сделано, вы воодушевляетесь делать еще больше. Эта стратегия отлично работает, если вам нужна мотивация, чтобы начать работать над задачей.

Если мотивация вам не нужна, такой список не только не нужен, а даже вреден: он только отвлекает от дел.

Проведите эксперимент. Ведите список «Сделано» две недели и наблюдайте, как это влияет на вас. Если обнаружите, что он вам помогает, продолжайте его использовать. В противном случае откажитесь от него.

Как сделать список рабочим. Вносите в список все задачи, которые вы выполнили в течение дня. Ни размер, ни приоритетность не имеют значения.

В конце дня просмотрите свой список выполненных дел. Оцените, как много вы сделали. Похвалите себя за хорошую работу.

Планируя дела на следующий день, еще раз проглядите список «Сделано» и наполнитесь гордостью за свою эффективность. Это поддержит вас в течение дня.

Создав работающую систему списков дел и применяя ее ежедневно, вы можете быть уверены: самые важные дела в вашей жизни будут сделаны.

Об авторе

Деймон Захариадис — эксперт по эффективности, основатель агентства по контент-маркетингу, автор книг об эффективном планировании и развитии силы воли. Владелец и автор сайта ArtOfProductivity.com, посвященного оптимальному планированию в повседневной жизни.

{ "author_name": "Елена Бит-Ишо", "author_type": "self", "tags": ["\u0442\u0430\u0439\u043c\u043c\u0435\u043d\u0435\u0434\u0436\u043c\u0435\u043d\u0442","\u043f\u0440\u043e\u0434\u0443\u043a\u0442\u0438\u0432\u043d\u043e\u0441\u0442\u044c","\u043a\u0430\u043d\u0431\u0430\u043d","todolists","todoist","gtd"], "comments": 12, "likes": 7, "favorites": 145, "is_advertisement": false, "subsite_label": "books", "id": 131410, "is_wide": true, "is_ugc": true, "date": "Tue, 02 Jun 2020 15:24:43 +0300", "is_special": false }
Курс «Enterprise fullstack-разработка на JavaScript с применением технологий React, Redux и Node.js»
13 июля Онлайн 64 000 ₽
Объявление на vc.ru
0
12 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
7

Спасибо, но статья и аудио длинные, записал в TODO лист разобраться со списком дел.

Ответить
6

Наглядный пример, как не надо писать лонгриды. 

Ответить
4

Слишком длинная и перегруженная статья. Можно было написать намного проще и так, чтобы лучше усваивалось.

Ответить
0

Статья представляет собой оригинальный текст саммари книги о редакции Smart Reading. Имеется возможность послушать саммари в аудио, размещенном в начале публикации. 

Ответить
0

Спасибо вам за работу!

Ответить
2

Статья про списки дел со списком советов, оформленных десятью списками с подсписками. В принципе, закономерно, но читать жесть как сложно. А потом применить в жизнь из такого формата - ещё сложнее.

Ответить
1

Совет 7. Создайте систему на ваш вкус

шикарный совет. как бы спасибо.  неожиданно даже. 

Ответить
1

На середине да, стало тяжеловато читать, только в конце понятно, что это саммари) какбэ я не готова просто была СТОЛЬКО читать, но так как делала пометки себе, то в это время успевала "перезагружаться") и в целом, тема важная для меня. Прокрастинации бой!)) Отмечу, что данное саммари для меня квинтэссенция всех книг про " как привести дела в порядок" уже наконец-то!! приведены плюсы и минусы всех, так или иначе распиаренных, способов. И в итоге мне, как читателю, предоставляется возм-ть проанализировать прочитанное и выбрать для себя то, что откликается и, видимо, создать "свою" систему. В этом месте мне бы злиться, как сделали некоторые предыдущие комментаторы, но мой внутренний анализатор ликует, потому что он уже в процессе работы))) пошла создавать свою систему. 
Глобальный итог: лично мне полезна вся выше представленная информация. Благодарю! 

Ответить
0

Делаем видеосаммари для всех)) - https://www.youtube.com/c/RomanSergeevCom
Как раз в тему)

Ответить
0

Сколько времени нужно, чтобы прочитать все книги о  таймменеджменте  и списках дел, опробовать все предложенные способы составления списков дел и составить самый подходящий?

Ответить
0

поставил на паузу, потом дослушаю.

Ответить
0

Интересно, что во многих системах строго противоположные принципы. В начале статьи рекомендуется к каждому делу обязательно добавлять дедлайн. В GTD Дэвида Аллена дедлайны наоборот категорически не используются.

Ответить

Комментарии