Правила "умного" онбординга

В процессе онбординга (адаптации сотрудника на новом рабочем месте) часто слышим от новых сотрудников, что аналогичный их опыт в других компаниях был далек от идеала, да мы и сами сталкивались с неоднозначными ситуациями при выводе сотрудников на работу. На основе своего опыта оптимизации онбординга можем утверждать: первое впечатление имеет критическое значение. Это касается не только комфорта новичка, но и бизнеса в целом.Вот несколько фактов, которые подтверждают это:

69% сотрудников с большей вероятностью остаются в компании на три года, если их процесс онбординга был успешен (данные Society for Human Resource Management).
Качественный онбординг повышает продуктивность сотрудников на 70% (исследование Brandon Hall Group).
20% текучести кадров происходит в первые 45 дней работы (данные O.C. Tanner Institute).

Эти показатели ясно демонстрируют: эффективный онбординг — это не просто элемент корпоративной культуры, это стратегическая инвестиция в производительность, лояльность и долгосрочный успех команды.В этой статье мы рассмотрим, как выстроить процесс встречи и адаптации нового сотрудника, чтобы с первого дня он почувствовал себя частью команды и быстро вошел в рабочий ритм. Разберем конкретные шаги, которые помогут создать позитивный опыт для новичков и заложить основу для их успешной работы. В качестве примера возьмем процесс онбординга в отделе аккаунтинга Brief.

Успешный онбординг начинается еще до того, как сотрудник приступит к работе. Подготовка рабочего места и технических инструментов демонстрирует профессионализм компании и упрощает первый день.

Подготовьте все необходимые технические ресурсы: компьютер, монитор, клавиатуру, мышь — всё должно быть настроено и готово к работе.
Проверьте наличие канцелярских принадлежностей: ручки, блокноты, стикеры и другие необходимые материалы.
Не забудьте о мелочах: кружка для чая/кофе, бутылка воды — эти детали показывают заботу о комфорте сотрудника.

Заблаговременно оформите все необходимые кадровые документы.
Создайте корпоративную почту и аккаунты в нужных системах.
Обеспечьте пропуск или доступ к офису (если работа ведется офлайн).
Подготовьте список паролей и инструкций для настройки рабочего окружения.

Разошлите уведомление о новом коллеге по команде, указав его имя, должность и ключевые обязанности.
Убедитесь, что сотрудники готовы помочь новичку с интеграцией.
Назначьте ответственного за сопровождение в первый день.

Первый день работы всегда сопровождается волнением, и задача компании — минимизировать стресс, обеспечив комфортное погружение в рабочую среду.

Начните день с приветствия и неформальной беседы — это поможет установить доверительные отношения с самого начала.
Обсудите основные задачи и ожидания от работы, а также текущие проекты.
Дайте новичку возможность задать вопросы — это поможет снять напряжение и ускорить адаптацию.

Покажите ключевые рабочие зоны: рабочее место, переговорные, кухню, зоны отдыха.
Объясните правила использования общих пространств и техники.
Расскажите о принятом распорядке дня: когда и сколько длится обед, как коллеги проводят время вне работы.

Представьте нового сотрудника коллегам, с которыми он будет тесно взаимодействовать.
Организуйте короткие встречи с руководителями смежных отделов.
Если команда большая, подготовьте визуальную схему сотрудников с фотографиями и должностями.

Для удаленной работы формат адаптации можно изменить: организовать знакомство в корпоративных чатах, проводить звонки, например, в Zoom, а также предоставлять материалы с информацией о структуре компании и рабочих процессах.

Часто руководителям не хватает времени на личные встречи с новыми сотрудниками, поэтому роль наставника в онбординге становится ключевой. Мы также используем специальный чат для онбординга (в нашем случае — Telegram), где сотрудник может получать задания и задавать вопросы.

Одной из практик, которую недавно узнали, является формат "кофе-знакомств" или Lean Coffee, где в течение первой недели новички проводят короткие встречи с ключевыми коллегами — это вполне себе структурно выстроенные встречи, НО без повестки дня.