Как стать Покорителем времени
У меня есть один из клиентов - Борис ( похож на кота в той рекламе ). В свете событий последних лет, его бизнес стал активно развиваться. Это, конечно, хорошо, но постепенно дела и задачи стали накапливаться, как снежный ком.
Когда мы только начинали работать вместе, то задач было не так много. Но как только начали углубляться в структуру, в сервис, в качество продукта, в развитие клиентов, то задач стало в разы больше. А тут есть еще и операционка, которую никуда не деть.
В таком кол-ве задач мало того ничего не успевает, еще и очень легко подкосить здоровье. Поэтому в моей работе не только упор на развитие бизнеса и увеличение продаж, но и на то как это сделать и «не слететь с катушек».
Эффективное управление временем –это полезная штука, особенно, когда не хватает ресурсов. Поэтому мы еще внедрили дополнительные инструменты по управлению его временем. Делюсь с вами, так что с вас лайк.
Расставьте приоритеты задач и поставьте четкие цели
Мы составили список задач по приоритетам и важности. И обновляли этот список ежедневно, т.к. задачи могли меняться или добавляться. Еще мы ставили конкретные цели и это гарантирует, что усилия будут сосредоточены на том, что действительно важно.
Кстати, для этого вы можете использовать матрицу Эйзенхаура. Берём лист бумаги и делим его на четыре части. Получаем четыре квадрата, в которые выписываем задачи по ячейкам: "важно и срочно", "важно, но не срочно", "срочно, но не важно" и "не срочно и не важно". Вы сразу визуально все увидите сами.
Делегирование и аутсорсинг
Когда много задач в разных сферах, то очень сложно справиться одному даже физически. У Бориса не было ни секретаря, ни личного, ни бизнес-ассистента. Он считал, что это пустая трата денег и справится сам. Поэтому пришлось на цифрах и пальцах объяснять зачем он нужен и какие выгоды от этого получит.
В итоге наняли ассистента и еще часть работы отдали на аутсорсинг, который сэкономил достаточно много времени. Поверьте, что затраты на это того стоили. Надо просто уметь считать, переводить время на стоимость вашего часа или часа сотрудника. Когда вы посчитаете, то цифры все покажут и сами поймете что выгодно.
Установка четких границ
Многие люди любят отвлекать вас. Это могут быть болтуны по телефону, «отвлекатели» по мелким задачам Не бойтесь сказать "нет" и защищать свое время. Установите четкие границы и приоритеты, чтобы избежать потом перегрузки задачами.
Борису «был прописан» Метод Помодоро. Он предлагает разбивать рабочее время на периоды продуктивности и отдыха. Обычно это 25 минут работы, называемые "помидором", и 5-минутный перерыв. После четырех "помидоров" делается длинный перерыв в 15-30 минут.
Такой подход помогает сфокусироваться на задаче и избежать произвольных перерывов, которые могут отвлечь от работы. Подробнее о методах написала в ТГ канале.
Использование технологий
В современном мире множество технологий доступны для улучшения тайм- менеджмента. Существует множество приложений и программ, которые помогут вам планировать и организовывать свое время эффективно.
Не поверите, но самым первым инструментом для Бориса стал календарь. Он получил задание туда вносить все свои дела и встречи и устанавливать напоминания, а также делиться им с сотрудниками.
Еще могут значительно упростить управление временем приложения типа Trello, Asana или Todoist, которые помогают структурировать рабочие процессы и следить за выполнением задач. Если каким-то пользовались- поделитесь в комментариях как вам.
Работа с телефоном
Сегодня телефон является неотъемлемой частью бизнеса. Мессенджер, почта, контакты- все там. Поэтому он является еще одним фактором отвлечения и потери времени. Ну вы же наверняка знаете, как это зайти в сеть на секундочку и выти через 2 часа.
Чтобы этого не случалось, мы для Бориса составили четкое расписание по времени, которое действует каждый день и не меняется. Например, в 8:30 он читает все сообщения в мессенджере и отвечает на них, следующая проверка – в 17:00. В сети заходить можно на данном этапе только один раз в день в 20:30.
На всякий случай загляните в отчет вашего телефона сколько времени вы провели в сетях, средний показатель пользователей на сегодня по данным ВЦИОМ – это 5 -8 часов, в зависимости от возраста. Прикиньте, это целый рабочий день!
Есть еще варианты распределить ваше время достаточно продуктивно. Нас не учат этому в школе и не учат родители. Так что, когда мы попадаем в водоворот событий и большого кол-ва задач, мы теряемся и выгораем. Ну а чтобы такого не случилось – пользуйтесь инструментами, что подходят именно вам. И хвала интернету, что сегодня подобрать себе его может любой желающий.
Поделитесь, а что уже используете вы?