«Плохой тайм-менеджмент — это проблема руководства, а не сотрудников» Статьи редакции

Fast Company о том, почему топ-менеджемент должен обучать сотрудников соблюдать дедлайны

Издание Fast Company опубликовало статью, в которой привело мнения нескольких специалистов по тайм-менеджементу. Они утверждают, что умение планировать своё время является корпоративным навыком, который нужно постоянно развивать и обсуждать. При этом специалисты отмечают, что этим должно заниматься руководство компании, проводя встречи и обучая персонал эффективному планированию.

Одна из причин «плохого тайм-менеджмента» — ожидания, считает автор книги «Bridging the Soft Skills Gap» Брюс Талген. Например, наиболее типичная ситуация в офисе: руководитель назначил встречу в 9:30 утра. Чаще всего он ожидает, что в 9:28 все уже будут сидеть в переговорной. Для руководителей пунктуальность в данном случае является простым уважением к начальству, отмечает Брюс Талген.

Однако сотрудники не всегда понимают установки руководства. Автор книги рекомендует менеджерам, которые требуют от сотрудников пунктуальности, использовать более конкретные формулировки, когда речь идет о времени. Например, вместо «Встреча начнется в 9:30» лучше сказать «Я ожидаю, что все мы будем на связи в 9:30, когда начнется созвон. Скажите мне, если вам неудобно предложенное мной время».

Более комплексная проблема — когда сотрудники срывают дедлайны, работая напряженно над задачей прямо перед тем, как сдать её. Майа Хейк-Мерлин, автор книги «The Together Leader», предлагает разбирать с сотрудниками каждый срыв дедлайна индивидуально. Цель — определить слабые места, которые приводят к проблемам в команде.

Хейк-Мерлин приводит примеры вопросов, которые нужно задать каждому сотруднику:

  • Насколько хорошо ваше время распределяется согласно приоритетности задач?
  • Что мешает тратить больше времени на более приоритетные задачи?
  • Что у вас заняло больше времени, чем вы ожидали?
  • На что вы потратили меньше времени, чем ожидали?
  • Насколько эффективно вы можете решать задачи в небольшие отрезки времени?

Коллективное обсуждение поможет сформулировать решения для команды, считает Хейк-Мерлин.

Сотрудники, у которых есть проблемы с тайм-менеджментом, могут испытывать стыд. Но это бесполезно. Они чувствуют, что неумение управлять временем — их личная проблема, хотя это навык, который нужно развивать и обсуждать.

— Мелани Нельсон, автор блога Beyond Managing

Одна из основных причин, почему команды срывают дедлайны, — перфекционизм участников. Таких сотрудников необходимо научить расставлять приоритеты — например, разобрать на примере первых черновиков проекта, на каких моментах необходимо заострить внимание, а какие — оставить для дальнейшей доработки.

Другой важный навык в командном тайм-менеджменте — умение рассчитывать время, которое понадобится для различных задач. По мнению Талгена, команды регулярно должны встречаться для обсуждения времени, которое будет затрачено на ту или иную задачу — чтобы понимать зависимость от других отделов или коллег, устройство бизнес-процессов. Важным для планирования времени навыком является умение разбивать задачи на как можно более мелкие, считает автор книги.

Это большие траты времени и энергии, но вы строите более собранную и нацеленную на будущее команду. В долгосрочной перспективе это сохранит вам время.

— Брюс Талген
0
10 комментариев
Написать комментарий...
Masha Miminari

или так:
- сколько тебе нужно времени на выполнение задачи?
- 2 недели
- 2 недели?? я спросила у менеджера Инны Васильны, она сказал одной недели хватит
- эм. но вы же спросили и...
- неделя

сдаешь через 14 дней, работая нон-стоп без выходных, потому что предыдущих исполнителей также гнали в шею, они кое-что не учли, а тебе пришлось разгребать сверх того.
в разы чаще проблема в оценке. все хотят запустить ракету за неделю, а к этому моменту продумать все на 100 шагов вперед никто не в состоянии, и в итоге снова и снова такая команда позорится.
можно давить на исполнителей сколько угодно и резать сроки до суток, но результат всегда ёвый

Ответить
Развернуть ветку
Alto

Обратный камень в огород - если исполнителя никогда не торопить и давать безмерные сроки, результат будет очень доглим.

Ответить
Развернуть ветку
Masha Miminari

по-моему, это крайность. если исполнитель на работе сидит в игры играет (даже такое бывает), и неделю не может документ составить - да, такую личность приходится постоянно пинать и даже пугать штрафами.

но, смысл занижать сроки, которые сам же исполнитель примерно (подчеркнуть) называет? чтобы что? вызвать у него панику и головную боль от напряжения? перманентно такие условия терпеть обычный человек не сможет.
практически всегда есть какой-то скрытый момент\конфликт\недоработка\"недодумка", о которых ни заказчик, ни менеджер, ни исполнитель не догадываются, пока туда рабочий процесс не доберется. и не закладывать время на такие моменты глупо.

даже если сделать три стилистически одинаковых ремонта в трех одинаковых по габаритам квартирах, найдутся невидимые косяки. в одной - проводка сгорела к хренам, во второй - под линолеумом деревянные доски оказались, которые еще и выкорчевывать нужно, из третьей, оказывается, еще и демонов изгонять нужно перед ремонтом

Ответить
Развернуть ветку
Игорь Ченцов

Значит дело не во мне, слава богу. А если серьезно, зачастую именно начальство и вставляет палки в колеса. Меня, например, как-то раз во время дедлайна отправили снег убирать.

Ответить
Развернуть ветку
Alexandr Zhitkevich

если не секрет - что за контора? Не дворник же вы? )
С таким только в армии сталкивался )

Ответить
Развернуть ветку
Игорь Ченцов

Небольшая книжная сеть. Если бы я был дворником, я бы как раз к этому адекватно отнесся. А так - приемкой товара занимался. Начальница просто была потрясающей женщиной. Каждую неделю мы собирались на учебу, где, по идее, все должны были рассказывать друг другу о книжных новинках, но вместо этого мы выслушивали ее рассказы о рептилоидах, святой Руси и преимуществах уринотерапии.

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Встречный шар

По одному из внутренних проектов, который мне вменили как фейл, руководитель три недели не находила времени на согласование и проверку данных.
Итогом - "почему оно всё работает не так и результаты не выполняются!". Потому что подрядчик, ждал, ждал и устал ждать.
При этом важная деталь, подрядчику в начале знакомства была зачитана лекция, что мы скоростные ребята и срыва сроков не потерпим.

Ответить
Развернуть ветку
Alto

Это просто повальная тенденция, те кто трясутся за сроки в договоре, как правило сильно факапят процесс согласования

Ответить
Развернуть ветку
Виктор Алфёров

Вопрос от топа: "Сколько тебе нужно на это времени?"
Ответ от нетопа: "Вопрос не по окладу"

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 10 комментариев
null