10 самых распространенных ошибок в документах: тест от Docrobot
Привет, это команда Docrobot. В этой статье проверим, насколько грамотно вы заполняете документы.
В некоторых сферах документооборота не только ошибка, но и опечатка может стать роковой. Например, повлиять на судебное решение или аннулировать важный документ.
«Птичий язык» соц.сетей и интернет-общение практически амнистировали безграмотность. В результате ошибками изобилуют даже ресурсы, претендующие на солидность.
Но если в виртуальной реальности можно быстренько подправить текст, сделав вид, что так и было, то в случае с уже отправленными документами это не вариант. Когда на том конце бизнес-цепочки находится граммар-наци, недосмотр может стоить вашей компании репутации, как минимум.
Мы проанализировали типичные ошибки, найденные в документах. И составили тест. Посмотрим, не грешите ли и вы подобными. За каждый правильный ответ плюсуйте себе по 1 баллу. Ответы на вопросы находятся прямо под ними.
Чур, не подглядывать! Мы же хотим узнать о себе правду?
Ошибка номер раз. Производные предлоги
Оба варианта написания допустимы, но они имеют разное значение.
- «По окончании» — это производный предлог, который используется, когда речь идёт о следовании одного события за другим.
- «По окончанию» — предлог с существительным, пишется, если имеется в виду концовка какого-то события. По окончанию фильма стало понятно, что главный герой врал.
Но мы-то не книгу пишем, а документ, а там чаще всего встречаются производные предлоги с временным значением «после чего-то». Запоминаем: если в начале «по», то на конце - «и» (по истечении, по прибытии, по возвращении и т.д.).
Добавляем ещё «в течение», «в продолжение» и «вследствие». Эти слова тоже можно писать с разным окончанием, смотря что вы хотите сказать.
- Если подразумевается из-за чего, после чего, когда, то пишем «е»: «в течениЕ месяца», «в продолжениЕ разговора» и «вследствиЕ непреодолимых препятствий»;
- Если же значение где, в чем, то пишем «в течениИ реки» (вспомнили школу, а?), где - «в продолжениИ фильма» и в чем - «в следствиИ по делу».
Отлично! Чтобы отличить производный предлог от другой части речи, держите пару лайфхаков:
- Предлог можно повторить в вопросе: оплату нужно произвести в течение чего? в течение трёх дней.
- К предлогу можно подобрать синоним-предлог, а к существительному – существительное: оплатить в течение часа (в продолжение часа), в течении реки (в русле реки).
Правильный вариант: 1
Ошибка номер два. Множественное число существительных
Это тот самый случай, когда без словаря не разберешься.
Но! существует одна закономерность: существительные среднего рода, которые в начальной форме оканчиваются на -ко, во множественном на конце будут иметь «и» (яблоко — яблоки; исключения — войска и облака). Остальные слова среднего рода пишутся с окончанием -а.
Правильный ответ – 2: договоры, инструкторы, редакторы.
Это нейтральные формы, которые отлично подходят для делового стиля документов, так что запомните их в лицо.
Ошибка номер три. Глаголы с -ться и -тся
Здесь все предельно просто – нужно задать вопрос. Если в вопросе есть мягкий знак, то в глаголе тоже. Если его нет, то и в глаголе нет. Всё понятно.
Но это не наш случай. Мы имеем дело не с обычным глаголом, а составным глагольным сказуемым. И для него есть правило, которое необходимо запомнить: основной глагол, тот к которому можно задать вопрос (объяснять), пишется в начальной форме с мягким знаком. Вспомогательный глагол, к которому не получилось задать вопрос (приходится), всегда стоит в форме 3-го лица, то есть без мягкого знака.
И ещё один лайфхак. Чтобы убедиться, что перед вами не инфинитив, можно попробовать поставить глагол в прошедшее время: постоянно тебе объяснять приходилось.
Итак, правильный ответ - 2.
Ошибка номер четыре. Количественные числительные
Бедные числительные больше других страдают от ошибок - их либо вообще не склоняют (в каталоге не хватает двести двадцать семи товарных позиций), либо склоняют неправильно (в каталоге не хватает двухста двадцати семи товарных позиций).
А ларчик просто открывался: в родительном падеже сотни пишутся с окончанием –сот: двухсот, трёхсот, четырёхсот, пятисот и так далее.
И ещё одна частая ошибка в сотнях — буква «х» в центре. Она то есть, то её нет.
Запомните два момента:
- В родительном и предложном падежах буква «х» есть. В понедельник необходимо забрать поставку трёхсот компьютеров. В договоре написано о четырёхсот пяти компьютерах.
- В дательном и творительном падежах буква «х» исчезает. Премия положена трёмстам сотрудникам компании. На форуме компания была представлена тремястами экспертами.
Последнее правило, которое важно запомнить про числительные: «сорок», «девяносто» и «сто» имеют только две формы. В именительном и винительном падежах будет «сорок», «девяносто» и «сто», а во всех остальных — «сорока», «девяноста» и «ста».
Верный ответ – 1.
Ошибка номер пять. Употребление падежей
Правило несложное: сомневаешься? Задай вопрос!
Руководитель, начальник (чего?) отдела, кафедры, центра; заведующий (чем?) отделом, кафедрой; руководство (чем?) практикой, институтом.
Согласно, благодаря, вопреки (чему?) распоряжению руководства.
Правильный ответ – 2.
Ну как, много уже баллов накопили? Продолжаем!
Ошибка номер шесть. Сложные слова
Для делового языка характерны сложные слова, образованные от двух и более слов: квартиросъёмщик, работодатель, ремонтно-эксплуатационный, вышеуказанный, нижеподписавшийся. Основная проблема — слитное написание или через дефис.
Правила написания сложных слов можно разделить на две группы: общие правила и правила для разных частей речи.
Общие правила.
- Пишутся слитно сложные слова с элементами: авто-, авиа-, аэро-, био-, библио-, вело-, гео-, гелио-, гидро-, графо-, зоо-, изо-, квази-, кино-, лже-, макро-, микро-, метео-, мото-, мульти-, нео-, палео-, поли-, псвевдо-, радио-, теле-, термо-, стерео-, фото-, фоно-, электро-. А также с иноязычными приставками: анти-, архи-, гипер-, интер-, инфра-, контр-, пан-, псевдо-, суб-, супер-, транс-, ультра-, экстра-.
Исключения: слова с именем собственным во второй части (Лже-Дмитрий, пан-Европа); контр-адмирал, экстра-класс.
- Пишутся слитно сложные слова с первой частью – числительным в родительном падеже.
- Пишутся слитно слова с первым элементом полу-, полутора-, четверть-.• Слова с пол-
- Пишутся слитно, если вторая часть начинается с согласной, кроме согласной «л»
- Через дефис, если вторая часть начинается с гласной, согласной «л» или с прописной буквы
- Раздельно, если компонент пол- отделён от существительного другим словом
Правила для сложных существительных.
Пишутся слитно:
- Слова, образованные с помощью соединительной гласной
- Сложносокращённые слова (завкадрами)
- Сложные существительные с первым элементом борт
Через дефис:
- Если каждая часть может употребляться как самостоятельное слово• составные названия единиц измерений
Исключения: трудодень, трудочас
- Сложные существительные с иноязычными элементами: : обер-, унтер-, лейб-, штаб-, вице-, экс-, блок-, пресс-, макси-, миди-, мини
Исключения: блокпост, блокгауз, блокнот
Правила для сложных прилагательных.
Пишутся слитно:
- Если образованы от слитно написанных существительных
- Сложные прилагательные, образованные путём сращения словосочетания (наречие + прилагательное / причастие) в одно слово
- Сложные прилагательные, где первая часть оканчивается на -ико
Через дефис:
- Если образованы от существительных, написанных через дефис• Сложные прилагательные, образованные от сочетаний с сочинительной связью или образованные от слов, обозначающих неоднородные признаки (научный популярный журнал — научно-популярный журнал)
- Оттенки цвета или другие качества (вкусовые, слуховые)
- Сложные прилагательные, у которых первая часть оканчивается на -ико
Кто выбрал верный ответ (№1), плюсуйте балл, вы крутые!
Ошибка номер семь. Фамилии
Здесь вопроса не будет, но не расслабляйтесь: ошибка в написании фамилии может стать фатальной.
Во-первых, из-за нее документ автоматически становится недействительным. Во-вторых, носитель исковерканной фамилии точно будет уязвлен, что поставит под сомнение ваше сотрудничество.
Как же быть с нетипичными или иностранными фамилиями? Обязательно уточните правильность ее написания.
Но есть и правила, которым подчиняется написание фамилий в русском языке:
- Стандартные фамилии на -ов (-ев), -ин (-ын) или -ский (-цкий) обычно не вызывают трудностей. Но нужно помнить, что фамилии на -ов, -ин, которые принадлежат иностранцам, в форме творительного падежа имеют окончание -ом (Дарвин — Дарвином).
- Не склоняются русские фамилии с окончанием на -ых, -их (типа Черных, Долгих), а также все фамилии, оканчивающиеся на гласные е, и, о, у, ы, э, ю.
- Если фамилия оканчивается на согласную (кроме фамилий на -ых, -их), имеет значение пол носителя фамилии: мужские склоняются, женские - нет.
- Если фамилия оканчивается на гласный -я, которому предшествует другой гласный, она склоняется.
- Если фамилия оканчивается на гласный -а, которому предшествует другой гласный, она не склоняется.
- Для фамилий, оканчивающихся на -а, -я, которым предшествует согласный, важно происхождение и место ударения.
Ошибка номер восемь. Плеоназм
Плеоназм — это словосочетания, где одно слово дублирует значение второго.
Например, предварительная предоплата. Под предоплатой понимается платёж, который делается заранее, поэтому слово «предварительная» излишне.
Если научиться определять плеоназмы, то текст можно сделать короче и грамотнее.
Верный ответ – 2
Ошибка номер девять. Страдательные конструкции
Мама помыла окно — обычное предложение.
Окно вымыто мамой — страдательная конструкция.
Чувствуете разницу?
В страдательной конструкции как таковой ничего крамольного нет. Настоящие страдания приносят читателю использование деепричастного оборота и страдательной конструкции в одном предложении. Не будем так делать, договорились?
Вы наверняка уже догадались, что верный ответ – 2.
Ошибка номер десять. Деепричастные обороты
Деепричастные обороты – сложные тяжеловесные конструкции. К счастью, в разговорной речи они практически не используются. Другое дело документы.
Вот что важно помнить:
- Действие, выраженное деепричастным оборотом, должно относиться к тому же лицу, что и сказуемое. Попрощавшись с друзьями, один из них крикнул моё имя (попрощался я, а крикнул имя другой).
- Деепричастный оборот не может быть использован в безличных предложениях, так как относится к подлежащему. Выпив кофе, мне не спалось.
- При употреблении в деепричастном обороте слова совершенного и несовершенного вида следует учитывать их порядок. Деепричастие совершенного вида указывает на действие, которое произошло до действия, выраженного сказуемым. Юрист, отправив договор клиенту, принял во внимание все правки (юрист сначала отправил договор, а потом принял правки).
Совет: если не дружите с деепричастными оборотами постарайтесь ими не злоупотреблять.
Верный ответ – 2.
Итоги
Ну что, не терпится узнать результаты теста? Не будем томить:
8-9 баллов. Снимаем шляпу: вы определённо педант и крайне внимательно читаете документы прежде, чем их отправить. Компания может не беспокоиться за репутацию и штрафов за неправильные документы. Требуйте премию!
5-7 баллов. Вы человек, и ничто человеческое вам не чуждо, грамматические ошибки в том числе. Скорее всего, речь идет даже об опечатках. Что можно сделать: вычитать текст снизу вверх, чтобы заметить оплошность. Требуйте у окружающих спокойной обстановки для работы с текстом – вам необходима концентрация внимания.
2-4 балла. Позабыта школа…а с нею вместе и некоторые правила грамматики. Понимаем. Лайфхак: во всех непонятных случаях спросите совета у Гугла. А ещё можно загрузить текст на платформу, которая проверяет орфографию и пунктуацию.
0-1 балл. На выходных нелишне почитать справочник по русскому языку, чтобы вспомнить основные правила. Текст документа можно загнать в редактор, затем дать почитать более грамотному коллеге, а затем поручить работу с документами кому-нибудь другому, у вас наверняка имеется масса достоинств, простирающихся за пределами грамматики.
Чистота языка важна, но сильно переоценена на мой взгляд. Работал в одном очень интернациональном проекте (Русские, немцы, турки, афганцы) - общались в основном эпистолярном жанре на линва франко - английском. Общались криво, просто через пару недель выработался словарь терминов и проблем не было.
Если честно я предпочту договор в котором будут мелкие опечатки, чем неправильный или вообще отсутсвующий НДС.
Узнала новое слово "плеоназм " и то, что до сих пор неверно понимала значение слова "ареал".... а так - 8 баллов.
Отличная статья, спасибо!
Ох, если бы только с деепричастными оборотами ошибались. В 2011-м работал в закупках — нам юрист поставщика, решивший выслужиться, прислал письмо с судебными угрозами из-за не сошедшихся по балансу 11, что ли, тысяч рублей. При обороте в 12 миллионов за месяц. Так он исхитрился составить это самое письмо на имя «генИрального директора».
Позвонили его руководству, и едва сдерживая истерическое хихикание, вежливо объяснили, что такой должности в нашей компании не существует — но если отправитель знает нашу структуру лучше, пусть лично вручит письмо такому человеку. После этого баланс оперативно подбили, а о фамилии грамотея мы больше не слышали))