{"id":13660,"url":"\/distributions\/13660\/click?bit=1&hash=829c3f4bd5611858ea9456b55832e0254413f056f0bd8b6fa3b9fccae541092c","title":"\u041b\u0438\u0434\u0435\u0440\u044b \u0440\u044b\u043d\u043a\u0430 \u0440\u0430\u0441\u0441\u043a\u0430\u0437\u044b\u0432\u0430\u044e\u0442, \u043a\u0430\u043a \u0431\u044b\u0442\u044c \u043b\u0438\u0434\u0435\u0440\u0430\u043c\u0438 \u0432 \u043a\u043e\u043c\u0430\u043d\u0434\u0435","buttonText":"\u0423\u0437\u043d\u0430\u0442\u044c \u0433\u0434\u0435","imageUuid":"b21a2e96-c2cd-51bd-a6d9-39deeed48e3c","isPaidAndBannersEnabled":false}
Офтоп
ZephyrLab

Эффективная онлайн-встреча с клиентом: после

Руководитель проектного офиса ZephyrLab Эльгина Валиева продолжает рассказ об организации онлайн-встреч. В прошлых материалах речь шла о том, что нужно сделать до встречи и в процессе. Как оказалось, после того, как вы покинули конференцию, считать дело завершенным рано.

Направляем команде и клиенту мемо встречи

В протокол важно включить несколько пунктов:

  • повестка встречи
  • дата и время обсуждения
  • состав участников
  • темы для обсуждения
  • договоренности к финалу встречи
  • оставшиеся блокеры и обязательства участников друг перед другом (доработка информации, согласование)
  • алгоритм последующих действий

Отправлять мемо нужно не для галочки, обязательно нужно просить клиента согласовать содержание. Значение этого документа для последующей работы сложно переоценить:

  • Так мы делаем проект прозрачным для всех участников. Даже те члены команды, которые отсутствовали на встрече, благодаря общему мемо будут в курсе всех договоренностей.
  • Письменно зафиксированные взаимные обязательства имеют силу, в отличие от устных.
  • Мемо позволяет четко увидеть блокеры и дедлайны — это важно для всех участников процесса.

К протоколам всегда можно вернуться при необходимости: у нас были кейсы, когда клиент забывал, о чем мы договаривались. Тогда мы переходили к согласованному мемо и действовали по прописанному плану. Без этого документа доказать что-то было бы невозможно. Также у нас существует правило: в CRM проекта мы заводим отдельную задачу без срока с названием «Мемо встреч», а в комментариях фиксируем все мемо, что мы направляем в чаты. Таким образом, мы можем их быстрее найти и всегда уверены, что у нас есть бэкап на случай, если что-то из переписки удалится.

Формируем стратегию дальнейших действий

После проведенной встречи всем участникам должно быть понятно, какие шаги предпримет каждая команда в работе над проектом. Основных вариантов развития событий может быть два:

  • внесение комментариев по замечаниям клиента и демонстрация результата заново
  • принятие представленной концепции, ее масштабирование в проект и переход к рабочим процессам

Главное, если клиент спрашивает, какими будут дальнейшие действия по проекту, вы всегда должны знать ответ.

И еще немного практического опыта

В деловой встрече всегда участвуют минимум две стороны. И даже если ваша команда будет готова на все 100%, это не гарантирует, что в процессе не возникнут сложные, забавные или неловкие моменты.

Если вторая сторона допускает какие-то отхождения от общепринятых правил делового этикета, самым простым и верным решением будет тактично избегать указания на эти «погрешности». Так, на одной из встреч с командой ZephyrLab присутствовал клиент, который чувствовал себя весьма расслабленно: он общался, буквально распластавшись на стуле и держа в руках бокал с алкоголем. Команда сделала вид, что все происходит в рамках делового общения — встреча состоялась и была на удивление весьма продуктивной. Хотя, разумеется, для организаторов встречи курить или употреблять алкоголь в процессе общения — строгое табу.

Если у клиента не отключены звуковые оповещения, и это ощутимо влияет на процесс — например, сбивает спикера, можно тактично попросить поставить устройство в беззвучный режим на время выступления, чтобы не упустить ни одной важной детали.

Случается, что собеседник не планировал общаться с включенной камерой, но, тем не менее, забыл ее выключить. Опять же лучшее решение в этой ситуации — не акцентировать на этом внимание, либо сделать это максимально аккуратно и в подходящий момент. Например, отметить красивый фон и тем самым намекнуть: «Мы вас видим!»

Конечно, неловкие ситуации во время встречи могут возникать с обеих сторон. Однажды на встрече клиент поинтересовался у нашей команды, откуда идет странный звук, который он слышит. «Будто хомячок что-то ест!» — признался клиент. На самом деле, это был звук клавиш ноутбука: участник команды быстро печатал, чтобы максимально точно зафиксировать пожелания клиента. В такие моменты важно отключать микрофон на устройстве, но эти детали тоже приходят с опытом.

Пусть все ваши встречи проходят успешно!

0
Комментарии
Читать все 0 комментариев
null