Оригинальные методы повышения продуктивности: не только матрица Эйзенхауэра
Только ленивый сейчас не говорит о продуктивности. Но говорить легко, а как эту продуктивность повысить? Что делать, если матрица Эйзенхауэра не помогает? В статье кратко напомним о ней, расскажем о других оригинальных методах и дадим советы, как обмануть свою лень.
Продуктивность — это способность человека выполнять определенное количество задач за определенное время. Казалось бы, высчитать это просто — нужно понять компетентность человека и сложность задачи, и тогда мы сможем примерно посчитать, когда она будет выполнена. Например, если человек способен написать пост для Telegram за час, то ему понадобится примерно пара дней (учитывая перерывы на отдых и обед), чтобы запланировать посты на неделю — по одному в день.
Но если бы все было так легко, различные техники и инструменты планирования не были бы нужны. Человеческий мозг не так прост, как кажется — он склонен переоценивать свои возможности, отвлекаться, зацикливаться на мелочах или вовсе тянуть время, чтобы не приступать к работе.
Вот наиболее типичные причины снижения продуктивности:
- Неправильно расставленные приоритеты
Директор написал, чтобы вы собрали и скинули ему документацию по проекту. В это же время коллега попросил помочь с брифом для крупного клиента. Вы беретесь за бриф — если клиент согласится работать с вашей компанией, это будет огромным плюсом для репутации. Спустя час директор звонит вам и требует отправить документацию сейчас же — он на встрече с крупным инвестором. Вы бросаете бриф, спешно ищете все документы и отправляете директору. Настрой на бриф потерян, нужно время, чтобы включиться в работу. Если бы вы с самого начала отправили документацию, то спокойно бы работали до вечера, но сегодня вы не успеваете закончить.
- Неправильно учтенное время
Директор запросил отчет о работе вашего отдела. Вам кажется, что каждый сотрудник справится со своим отчетом за полчаса, а затем вы просто объедините документы. Поэтому вы назначаете задачу на вечер. Но выясняется, что новый сотрудник вообще не знает, как писать отчет, и придется его обучать. Кроме того, остальные наделали ошибок в своих отчетах, придется все проверять и приводить к общему виду. Все это занимает время, и за сегодня вы не успеваете сделать задачу.
- Прокрастинация
Это, наверное, наш главный враг. Проверить почту с утра, зайти в соцсети, почитать новости — вроде бы эти действия тоже связаны с работой, но это все затягивается на полчаса-час и отвлекает от прямых рабочих дел. Или бесконечные доработки предыдущей задачи, которая уже выполнена на достойном уровне, вместо того, чтобы перейти к следующей — это тоже проявление прокрастинации.
Чтобы бороться со всеми этими причинами, специалисты придумали специальные методики, которые помогают расставлять приоритеты, продуктивно работать с каждой задачей и справляться с прокрастинацией. Про матрицу Эйзенхауэра, наверное, слышали все, но на всякий случай мы напомним про нее, а также поделимся еще несколькими оригинальными методиками.
Матрица Эйзенхауэра
Неслучайно Эйзенхауэра называют самым продуктивным президентом США. Он даже придумал собственный метод для расстановки приоритетов по задачам.
Суть метода:
- Составьте список своих задач.
- Нарисуйте квадрат и разбейте его на 4 блока, куда вы будете записывать задачи. По вертикали будет уменьшаться важность задач, а по горизонтали – срочность.
- Важные и срочные задачи делаем в первую очередь.
- Важные и несрочные планируем на конкретное время.
- Срочные и неважные делегируем.
- Несрочные и неважные удаляем — скорее всего, они нам не нужны.
В чем преимущество
Вы сможете быстро разобраться в разношерстных задачах, составить план работ и отбросить ненужные дела.
GTD (Getting Things Done)
Метод бизнес-консультанта и писателя Дэвида Аллена подойдет, если у вас много масштабных задач, и вы не знаете, как к ним подступиться. Для этого метода будет удобнее использовать онлайн-планировщик, задачи в котором легко корректировать и переносить из одного раздела в другой.
Суть метода:
- Выгрузите все задачи из головы. На этом этапе необходимо выписать все-все задачи, чтобы максимально освободить мозг — Аллен называет такой список «Входящие».
- Распишите по каждой задаче необходимые ресурсы и подзадачи, если они есть. Укажите дедлайны, если они известны. Так вы сможете распределить задачи по проектам.
- Если в списке остались задачи без проекта и дедлайнов, оформите их в отдельный список — к ним вы приступите, когда будет время.
- Рассортируйте задачи по приоритетам, ориентируясь на дедлайны. Мелкие задачи (до 2 мин) делайте сразу, смежные постарайтесь выполнять друг за другом. Например, если вам нужно ответить сразу на несколько писем, сделайте это в один заход, даже если эти ответы разные по приоритету.
- Делегируйте задачи, которые не относятся к вашим обязанностям.
- Регулярно проводите ревизию задач. Автор метода рекомендует делать это каждый понедельник и пятницу, но вы можете выбрать любые удобные дни, главное здесь — регулярность.
В чем преимущество
Метод позволяет освободить голову и сосредоточиться на выполнении задач, а не на том, что вы что-то забудете. GTD позволяет структурировать задачи любой сложности и объема.
Метод Айви Ли
Методика стала популярной после того, как бизнес-консультант Айви Ли внедрил ее на предприятиях одного из крупнейших промышленников Чарльза Шваба, в разы увеличив эффективность всего за три месяца.
Суть метода:
- Вечером выпишите 6 самых важных дел на завтра.
- Расставьте их в порядке снижения приоритета.
- На следующий день выполняйте задачи по порядку, не переходя к следующей, пока не будет сделана предыдущая.
- Если вечером остались незавершенные задачи, начните ваш новый список с них.
- Повторяйте эти действия каждый день.
В чем преимущество
Метод позволяет концентрироваться на задачах, не отвлекаясь от них, и выстраивать четкую приоритизацию.
Правило 90/30
Метод стал известен благодаря журналисту, писателю и бизнесмену Тони Шварцу. Ему надоело тратить время на непродуктивные действия наподобие проверки почты, составления планов и упорядочения документов, поэтому он придумал свой метод.
Суть метода:
- Начните день с самой сложной задачи и работайте над ней, не отрываясь, в течение 90 минут.
- Сделайте перерыв на 30 минут и повторите цикл еще столько раз, сколько потребуется.
- Для наибольшей эффективности закройте все нерабочие окна браузера и документы, отключите оповещения.
- Придерживайтесь метода в течение недели, чтобы увидеть результаты.
В чем преимущество
Метод избавляет от прокрастинации, позволяя наконец закончить ту самую сложную работу. Способ подойдет для объемных задач, которые нужно выполнить одну за другой, где не стоит четких сроков и просто важно глубокое погружение и работа в потоке — например, для написания текстов.
Agile Result
Гибкая методология подойдет не только для работы, но и для повседневных дел. Программист Джей Ди Мейер адаптировал ее для личного планирования и назвал Agile Result.
Суть метода:
- На каждый период времени нужно ставить по три главные задачи — Мейер назвал их «три победы». Задачи на день приближают вас к «трем победам» недели, победы недели — к победам месяца и т. д.
- Каждый понедельник нужно планировать свою неделю, фокусируясь на «победах», а в пятницу – подводить итоги.
- Наиболее важные сферы жизни (работа, спорт, семья) называются «горячими точками» — нужно определить их и выделять им наибольшее внимание при планировании.
В чем преимущество
Метод позволяет учитывать не только важность и срочность задач, но и жизненные приоритеты. Он больше подойдет не для рабочих задач, где важны дедлайны, а для личных, где двигаться нужно эффективно, но мягко.
Таймбоксинг
Очень простой способ планирования для тех, кто постоянно ничего не успевает и не понимает, куда уходит его время.
Суть метода:
- Выпишите все текущие дела, включая дорогу на работу / с работы, обеденный перерыв и проверку почты.
- Откройте ежедневник или приложение-планнер и назначьте каждой задаче точное время — даже таким мелким и незначительным делам, как созвон с другом или просмотр сериала.
- Вполне возможно, что вы поначалу не будете укладываться во временные рамки. Со временем вы поймете, сколько конкретно длится та или иная задача, и сможете более точно планировать свою занятость.
- Если у вас возникнет срочная задача, которую нужно сделать в ближайшее время, подумайте, какое дело вы можете подвинуть, чтобы вставить в план новое.
В чем преимущество
Метод подойдет для несистемных людей, которые хотят стать системными. Четкое расписание дисциплинирует, и у вас останется меньше времени на прокрастинацию или таймкиллеры.
Советы по повышению продуктивности
Печально, но факт — наш мозг любит лениться и будет использовать различные уловки, чтобы не работать. По статистике, 20-40% людей регулярно страдают от прокрастинации. Но и мы не лыком шиты — постараемся обмануть мозг. Говорят, писатель Виктор Гюго перед тем, как засесть за объемный роман, специально делал себе уродливую стрижку, чтобы не было соблазна выйти на улицу. А Бетховен обливался ледяной водой, чтобы стимулировать свою активность. Мы, конечно, предпочтем более мягкие методы:
- Соблюдайте режим дня. Заранее планируйте свой день, даже выходной, старайтесь вставать, ложиться спать и принимать пищу в одно и то же время. Рутина — это не очень весело, но наш организм гораздо лучше и продуктивнее функционирует в привычном и стабильном распорядке.
- Используйте ритуалы для включения в работу. Это может быть, например, чашечка ароматного кофе или пятиминутный просмотр новостей вашей сферы. Если вы работаете из дома, то обязательно оборудуйте себе рабочее место и переодевайтесь из домашней пижамы в повседневную одежду.
- Бойтесь перфекционизма. Когда результат хорош на 7 из 10, время перейти к следующей задаче. Да, соблазн чуть-чуть подрихтовать пару мест чрезвычайно велик, но выхлоп от этого будет совсем небольшим. А вот сорванный дедлайн — серьезная проблема.
- Начинайте день с зарядки и заканчивайте прогулкой. Физическая активность очень полезна для мозга, и если у вас нет времени на полноценные тренировки, хотя бы делайте зарядку и гуляйте. Вместо скроллинга ленты после пробуждения сделайте разминку, и вы удивитесь, как легко сможете начать работу.
- Используйте звуки для концентрации. Инструментальная музыка или звуки природы в наушниках заглушают внешние шумы и поддерживают состояние потока. Подберите акустическое сопровождение методом проб и ошибок: кому-то лучше работается под классическую музыку, кому-то — под электронную, а кто-то более эффективен под шелест леса или даже белый шум.
И в заключение
Первый закон Паркинсона гласит: «Работа заполняет все время, отпущенное на нее». Это значит, что любую задачу можно делать бесконечное множество времени. Например, если вы скажете, что будете делать отчет полчаса, то и постараетесь справиться за полчаса. А если дать вам на это три часа, то только спустя это время отчет и будет готов — вы будете отвлекаться на сообщения друга или излишне детализировать детали. Ведь зачем торопиться, если впереди целых три часа?
Иными словами, продуктивность чаще всего не зависит от сложности задачи или ваших компетенций. Она складывается из умения концентрироваться, не углубляться в перфекционизм и делегировать или привлекать помощь при необходимости.
Продуктивности можно и нужно учиться, чтобы оставаться конкурентоспособным. При этом необязательно выбирать для себя какую-то одну методику повышения продуктивности и концентрироваться только на ней. Можно миксовать методики и видоизменять их под ваши нужды. Например, я предпочитаю использовать GTD для объемных задач, матрицу Эйзенхауэра — для мелких, и помимо этого выделять «3 победы» на неделе из метода Agile Result. Так у меня получается иметь перед глазами главные цели, быстро расставлять приоритеты и эффективно справляться с большими задачами.
Материал подготовила Алена Ильинская