Как найти решение в условиях постоянных изменений
Рассказываем, из каких этапов состоит процесс внедрения изменений, и как адаптировать эти этапы к реальности, где все может пойти не так.
Автор статьи – Вениамин Кизеев.
Член совета директоров группы компаний WINbd, партнер стартап-студии «Открытые инновации», член правления ассоциации управления проектами «СОВНЕТ». К.э.н., PMBA, Certified Project Director: IPMA level A.
Любые изменения в компании влекут за собой трансформацию корпоративной культуры, процессов, продуктов, ролей внутри команды. Представьте, что у вас крупное металлургическое предприятие, вы производите металл большими листами 1х2 м на протяжении 10 лет. И вдруг ваш основной заказчик сообщает, что теперь ему нужен металл не листами, а маленькими квадратиками 1х1 см, и еще, чтобы границы квадратиков были не острыми для более удобной транспортировки. И вы понимаете, чтобы реализовать такое изменение продукта, нужно скорректировать всю технологическую цепочку, оборудование, логистику, упаковку, себестоимость, цену и вообще все процессы, а потом заново обучить более 200 сотрудников.
Раньше с изменениями в продуктах мы сталкивались раз в несколько лет. Теперь это происходит ежегодно, а иногда и ежемесячно. Давайте посмотрим, из каких этапов состоит процесс изменений, и как адаптировать эти этапы к реальности, где все может пойти не так.
Процесс изменений
Причины, чтобы запустить процесс изменений, могут быть разными: запрос клиентов, выпуск нового продукта конкурентами, изменение сырья у поставщиков, нехватка кадров в компании или отказ от работы старыми методами, личные амбиции топ-менеджмента или собственников бизнеса, желание развиваться быстрее рынка и т.д. Какими бы ни были причины, процесс изменений представляет собой определенную последовательность действий:
- наблюдение за трендами;
- анализ текущей ситуации и места на рынке;
- проработка стратегии и ключевых решений;
- внедрение и контроль результатов;
- сотрудничество с экспертами;
- обучение всех участников изменяемого процесса.
Как определить, в какой момент и что пошло не так
Предугадать в начале изменений, на каком этапе возникнет проблема, невозможно. Нужно разобраться в процессах и понять, в какой момент и что пошло не так: дело в технологиях, людях, самих процессах или в чем-то другом. Если проблема в процессах, то нужно проводить корректировку процессов и обучать людей, как этими процессами пользоваться. Если дело в людях, то нужно понять, чему их научить. Если проблема в технологиях, которые не применяются в компании, то нужно выявить, каких компетенций не хватает сотрудникам, чтобы применять эти технологии, и обучать их.
Находим решения в условиях постоянных изменений
Сегодня выигрывают те компании, которые не выдумывают велосипед, а используют готовые лучшие практики. Ниже мы составили инструкции, которые помогут вам сориентироваться при внедрении изменений, определить, что пошло не так, и найти решение.
- Этап процесса изменений: Тренды.
- С чем могут возникнуть сложности: Технологии, Процессы.
- Как это можно исправить: Если сложности с определением трендов, то можно провести проектную сессию, которая поможет сформировать план действий. Проектная сессия поможет познакомить сотрудников с инструментами и методологиями проектного управления, рассказать, как их использовать для достижения стратегических целей компании, а также поможет сформулировать план внедрения и развития проектного управления в компании.
- Этап: Текущая ситуация и место на рынке/в рейтинге.
- Сложности: Технологии, Процессы, Люди.
- Как исправить: Если сложности с анализом и местом на рынке, то можно пригласить консалтинговую компанию, которая сделает аудит. Например, наша компания проводит аудит зрелости системы управления проектами. Аудит позволит сформировать понимание, насколько эффективно выстроены процессы в вашей организации, насколько используемые методы соответствуют лучшим российским и международным практикам, как повысить производительность и отдачу от реализации проектов. Профессиональная команда поможет составить план и запустить внедрение улучшений в проектной деятельности.
- Этап: Стратегия и ключевые решения.
- Сложности: Процессы, Люди.
- Как исправить: Если у вас проблема с разработкой и принятием стратегических решений, то можно провести стратегическую сессию, которая поможет выработать эти решения. На стратегической сессии можно сформировать проактивную культуру развития компании, найти и разработать новые решения, создать проектные инициативы в соответствии со стратегией организации.
- Этап: Внедрение и контроль результатов.
- Сложности: Процессы, Люди.
- Как исправить: Если проблема с внедрением, то вам нужно либо выстроить систему управления проектами, которая поможет запускать проекты, распределять ответственность и формировать роли и организационные структуры. Либо обучить людей тому, как управлять проектами. Через 12 месяцев у вас будут единые методики, шаблоны документов, формы отчетности и типовые процедуры, регламентирующие действия участников проектов в соответствии с их ролями и фазами проекта.
- Этап: Открытость новой экспертизе. Готовность к изменениям.
- Сложности: Люди.
- Как исправить: Если сложности с реализацией изменений, можно организовать корпоративную конференцию, пригласить на нее экспертов, которые поделятся успешными кейсами и лучшими практиками под нужные вам цели. Например, «Национальной транспортной компании» конференция помогла выстроить взаимодействие между участниками проектной и инвестиционной деятельности. Корпоративная конференция — это формат, который позволяет разрабатывать конкретные решения, запускать изменения в компании в короткие сроки (в ближайшие 3-6 месяцев) и получать первые результаты.
- Этап: Обучение всех участников изменяемого процесса. Адаптация к изменениям.
- Сложности: Люди.
- Как исправить: Если возникают трудности с обучением и адаптацией сотрудников, то вам необходима корпоративная программа обучения. Мы можем разработать такую программу в разных форматах: кому-то подойдет онлайн-курс или тренинг, а где-то нужна модульная программа обучения. В нашей команде работают методологи, архитекторы образовательных программ и эксперты-практики. Мы настраиваем программу в зависимости от отрасли, специфики компании, состава слушателей и целей организации.
Если сложно самостоятельно определить, с каким конкретно этапом возникают проблемы, можно привлечь внешнюю экспертизу. Даже если кажется, что в компании все хорошо, экспертный взгляд со стороны поможет увидеть то, чего вы не замечали.