Как описать бизнес-процессы ⚙️

Меня часто спрашивают на мастер-классах и обучающих мероприятиях: «Должен ли владелец лично разрабатывать бизнес-процессы в своей компании?» Мой ответ следующий:

Когда сотрудники сами описывают бизнес-процессы, это показывает, как они работают на данный момент - как есть сейчас. Когда же владелец сам разрабатывает эти процессы, это отражает его видение идеальных процессов - то, как надо.

Подумайте, кто действительно управляет вашим бизнесом: вы или ваша команда? Вы также можете использовать оба подхода, чтобы увидеть, что и где нужно улучшить. Для этого сопоставьте то, что написали вы, и то, что написали ваши сотрудники.

Бизнес-процесс — это пошаговая инструкция, которая описывает, какие действия и в каком порядке нужно выполнить, чтобы идея вашего бизнеса была реализована.

Если у вас уже есть описанные процессы, это станет основой для автоматизации работы компании. Но если у вас ещё нет описанных бизнес-процессов, начните с момента получения заявки до полного выполнения обязательств перед клиентом. Это даст вам понимание того, как и с помощью каких ресурсов создаётся ваш продукт.

Детализировать процесс нужно в зависимости от потребностей компании, главное — чётко распределить ответственность между участниками.

Этапы бизнес-процесса должны быть связаны с конкретными должностями. Это помогает понять, как каждый сотрудник способствует созданию и улучшению продукта, вместо того, чтобы сухо видеть только структуру отдела. Чем яснее роль сотрудника в процессе, тем проще определить требования к его должности.

Создание описания бизнес-процесса – затратная по времени, но необходимая задача для собственника, который стремится к системному масштабированию компании. Но когда один сотрудник должен справляться с множеством задач из разных областей, на него наваливаются тонны задач и камазами завозят еще, то у него начинается или паника, или бесилово 🤬

Бывают ситуации, когда собственник на самом деле не знает, кто нам нужен, и тогда он нанимает ещё одного человека, который просто может работать без перерыва и выполнять множество задач одновременно. В требованиях к вакансии для таких кандидатов обычно указывают “Стрессоустойчивость”

(да я и сам работал в такой компании в начале своей карьеры😅

Но для профессионала, который действительно продуктивен в своей области, такой подход может закончиться двумя способами: он либо откажется от такой работы, либо быстро уйдёт из компании. А если сотрудник неопытный, то он не сможет справиться и навредит всему процессу. Или, конечно, произойдет чудо одно на миллиард. Но полагаться на такие чудеса - это точно не про системный рост.

В одной компании, занимающейся мясной продукцией, ключевую роль играл территориальный управляющий. Он организовывал работу магазинов и продавцов, общался с поставщиками, регистрировал документы, выплачивал зарплаты и многое другое. Несмотря на молодость, он был сильно перегружен. Держался он только на энергетиках и без них не начинал свой рабочий день.

После того, как мы с собственниками отрисовали бизнес-процессы и я увидел, как много задач выполняет этот бедный территориальный управляющий, я их предупредил: "Ребята, он скоро уйдёт. Невозможно в таком темпе делать всё в компании". Через две недели жена собственника позвонила мне и сказала: "Знаешь, он ушёл". Тогда я подумал, что он стойкий, потому что рассчитывал на более быстрый уход.

Все произошло из-за колоссальной нагрузки: согласования процессов, управление точками, общение с поставщиками, регистрации и общения с гос.органами, выплаты зарплат, участия в различных рабочих группах, и еще много всего. Таким образом, помимо основных обязанностей, он также выполнял вспомогательные задачи, что серьезно перегружало его.

Когда я спросил, почему ему было поручено столько разнообразных задач, собственники ответили мне: “Он умный”. Именно потому, что умный и в тот момент подумал, он и решил уйти.

Выстраивание структуры компании и разделение обязанностей этого сотрудника помогли не только освободить эту должность, но и сделать найм более простым (потому что требования стали более четкими, и кандидатов стало больше). Это помогло найти еще товароведа и ассистента💪

Все это - одна большая схема для всех уровней компании: владельцев, руководителей и обычных сотрудников. Бизнес-процесс – это основа для того, чтобы понять, что нужно для каждой должности. Описание бизнес-процессов поможет определить, какие отделы нужны в компании.

Например, владелец может решить, что ему не нужен собственный бухгалтер, так как эту работу можно передать на аутсорсинг. В то же время, отдел продаж остаётся необходимым. Когда вы нарисуете структуру компании и определите основные уровни принятия решений, тогда сможете увидеть, где есть "лишний вес" (должность с зарплатой, но без результата) и где находятся препятствия, мешающие росту.