Игра для взрослых: как ARTDIPLAY выстроила управление уникальными проектами в Битрикс24

На детской площадке всё устроено просто, пространство само подсказывает, что делать дальше: куда бежать, где остановиться, куда можно залезть, а куда нет.

ARTDIPLAY уже больше 20 лет создаёт именно такие игровые пространства — продуманные, безопасные и вдохновляющие.

Внутри компании сотрудники играют в другую «игру» — взрослую. С параллельными проектами, индивидуальной разработкой, производством, монтажом, подрядчиками, сроками и деньгами.

В статье история о том, как ARTDIPLAY вместе с интегратором «Эволюция» превратила Битрикс24 в управленческую игровую площадку: здесь система выстраивает сценарии работ, а руководство видит всю «игру» на одном экране — без сбора отчётов вручную и бесконечных уточнений.

ARTDIPLAY работает на стыке дизайна и инженерии. Компания создаёт игровые и образовательные пространства под конкретные задачи, архитектуру и аудиторию. Здесь нет типовых проектов — каждый объект разрабатывается индивидуально и проходит сложный путь от идеи до монтажа.

Такой подход формирует внутреннюю сложность бизнеса. Один проект может включать:

Проекты идут параллельно, находятся на разных стадиях и требуют синхронной работы сразу нескольких команд.

Когда управление держится на опыте, а не на системе

До внедрения Битрикс24 управление проектами в ARTDIPLAY строилось на привычных инструментах: таблицах, файлах, переписках и личных договорённостях. Каждый отдел — разработка, производство, монтаж, финансы — жил в своём рабочем контуре.

Чтобы понять реальное состояние дел на проекте, приходилось собирать картину вручную: уточнять статусы, проверять сроки, сопоставлять данные.

По мере роста количества проектов стало понятно, что такой подход мешает масштабироваться. Риски задержек и несинхронной работы росли, а управленческий контроль требовал всё больше микрокоординации.

ARTDIPLAY не искала систему тотального контроля. Важно было сохранить живую, распределённую модель работы, где:

Платформа должна была быть понятной и для менеджеров, и для инженеров, и для монтажных команд — без перегруженных интерфейсов и сложных регламентов.

Так компания пришла к Битрикс24. А вместе с интегратором «Эволюция» — к проектированию кастомной логики управления проектами.

В проектах ARTDIPLAY под «товарами» понимаются элементы будущего игрового пространства. Это оборудование, конструкции, арт-объекты — всё то, из чего в итоге собирается проект и формируется его финальный облик.

В CRM Битрикс24 сущность «Товары» используется как стандартный инструмент для фиксации состава проекта. В ARTDIPLAY её адаптировали под специфику бизнеса и сделали отправной точкой всей проектной логики.

Все входящие обращения клиентов попадают в раздел «Лиды» — независимо от источника: заявки с сайта, обращения менеджерам или повторные запросы от существующих клиентов. На этом этапе фиксируется сам запрос и запускается работа с ним.

В ходе общения с клиентом менеджер уточняет задачу и формирует понимание будущего проекта: какие элементы игрового пространства в него войдут, где возможны стандартные решения, а где потребуется индивидуальная разработка.

После квалификации лид переводится в сделку и попадает в воронку «Проекты». Именно здесь в сделке формируется состав проекта — менеджер добавляет товары, которые становятся структурой будущего пространства.

С этого момента сделка становится центральной точкой управления проектом, а список товаров — его содержательным «скелетом». По каждому элементу Битрикс24 понимает, требуется ли индивидуальная разработка или можно использовать стандартное решение, и автоматически выстраивает дальнейшую цепочку работ.

Таким образом, проект в системе формируется не вручную и не по шаблону — он буквально «собирается» из товаров, так же как игровое пространство собирается из своих элементов в реальности.

По мере движения проекта Битрикс24 последовательно создаёт и связывает все необходимые элементы.

Для проектов с нестандартными решениями в ARTDIPLAY используется отдельный смарт-процесс RnD (Research and Development) — индивидуальная инженерная разработка оборудования под конкретную задачу.

Этот процесс выстроен как последовательная цепочка этапов: от сбора требований и проектирования до согласований и финального утверждения. Каждый этап требует заполнения обязательных данных ответственным специалистом, что исключает потерю требований и неконтролируемые изменения в ходе работы.

После утверждения RnD система автоматически инициирует следующий шаг — формирование заказов у производителей, уже с учётом всех согласованных параметров.

Позиции, не требующие индивидуальной разработки, сразу попадают в отдельный смарт-процесс «Оборудование» и проходят стандартный цикл: заказ, готовность, подготовка к монтажу.

Все заказы у производителей фиксируются в системе, привязываются к конкретному проекту и отображаются в его карточке. Это позволяет заранее понимать влияние производства и сроков поставки на дальнейшие этапы.

Монтаж вынесен в отдельный блок и «живёт» по собственной логике. Карточка монтажа создаётся автоматически только в тех проектах, где он нужен.

При этом монтаж жёстко связан с проектом: его завершение напрямую влияет на статус сделки. Ответственные сотрудники видят, какое оборудование и в какие сроки должно быть установлено, и могут планировать выездные работы без ручных согласований.

Финансовая часть проекта фиксируется прямо в карточке сделки. Каждый платёж учитывается отдельным элементом, а система помогает контролировать остатки по оплате.

Документы также структурируются автоматически: при создании проекта формируется иерархия папок для RnD, договоров, актов, смет и других материалов. Всё хранится в одном месте и всегда доступно в контексте проекта.

Даже при использовании воронок и смарт-процессов руководству было сложно видеть целостную картину по всем проектам одновременно.

Так внутри Битрикс24 появилось кастомное приложение «Планер проектов», разработанное «Эволюция».

Планер агрегирует данные из сделок в воронке «Проекты» и всех связанных смарт-процессов: RnD, заказы у производителей, оборудование, монтаж и платежи. Сделка выступает центральным объектом, а все элементы технически привязаны к ней.

В интерфейсе планера проекты отображаются в виде календарного представления с ключевыми этапами и сроками. Статусы обновляются автоматически, а отклонения от планов, пересечения этапов и риски подсвечиваются визуально.

Руководство видит всю деятельность компании на одном экране, без переходов между сделками, отчётами и таблицами.

Переход на новую систему не был мгновенным. Часть команды поначалу относилась к изменениям настороженно: привычные процессы казались понятнее, чем новая цифровая логика.

Переломный момент наступил, когда сотрудники увидели практическую пользу:

Постепенно система стала восприниматься не как усиление контроля «сверху», а как помощник. Команда начала активнее использовать Битрикс24, предлагать улучшения и опираться на данные системы в ежедневной работе.

После внедрения Битрикс24 управление проектами в ARTDIPLAY стало более прозрачным и предсказуемым:

ARTDIPLAY продолжает создавать пространства, где детям (и взрослым) хочется играть, двигаться и развиваться.

А внутри компании теперь есть система, которая выдерживает рост, сложность и уникальность каждого проекта.

Битрикс24 стал фундаментом, а работа интегратора «Эволюция» — примером того, как CRM из инструмента учёта превращается в продуманную систему, с которой сотрудникам удобно «играть» каждый день.