44 согласования ради гайки: сколько денег «правильный» процесс тихо ворует у вашего бизнеса?

Пятничная колонка | Алексей В. Ситников

Расскажу историю, которую услышал от коллеги. Международная производственная компания, серьёзный оборот, серьёзные люди. Чтобы купить на производство «что-нибудь» для ремонта — обычную деталь, гайку, расходник — заявка должна пройти 44 согласования. Не 4. Сорок четыре подписи, чтобы купить то, что нужно было ещё вчера.

На моей памяти это рекорд. Но дело не в рекорде.

Дело в том, что где-то на этом заводе прямо сейчас стоит линия. Потому что нужная деталь всё ещё где-то на 23-м согласовании из 44. И пока 44 человека по очереди читают одну и ту же заявку, компания теряет деньги — не на закупке, а на простое. И это не какой-то единичный уродливый случай. Это то, что происходит в более мягкой форме в девяти компаниях из десяти, просто масштаб поменьше и заметить сложнее.

Возьмём условный пример — просто чтобы стало физически ощутимо, о каких деньгах речь.

Пусть в согласовании закупки участвует 8 человек, и каждый тратит на заявку в среднем 20 минут: прочитать, вспомнить контекст, подписать или задать вопрос. Это уже почти 3 часа рабочего времени — не считая пауз между шагами, когда заявка просто лежит в чьей-то почте два дня, потому что человек был на встрече.

Теперь умножьте это на количество таких заявок в месяц. 50 заявок — это уже 150 часов, почти месяц работы одного сотрудника, потраченный не на создание ценности, а на то, чтобы одна бумажка обошла периметр компании.

А теперь добавьте то, что действительно больно: пока заявка идёт, линия стоит, клиент ждёт, сделка виснет. Один час простоя производства часто стоит на порядок дороже, чем месяц зарплаты всех 8 согласующих вместе взятых. Именно поэтому «мы же просто подстраховались» — самая дорогая иллюзия в управлении.

Тот же механизм работает в отделе продаж — только там он ворует не гайки, а сделки. Когда-то давно ввели дополнительное согласование скидки — правильно, чтобы менеджеры не сливали маржу. Потом добавили обязательное согласование с юристом на типовой договор. Потом — с финансовым директором, если сумма выше условного порога. По отдельности — разумно. Вместе — сделка, которая раньше закрывалась за 3 дня, теперь закрывается за 3 недели. А у клиента за эти три недели уже есть предложение от конкурента, у которого таких обручей нет.

Тот же механизм — в найме. Когда-то было собеседование с руководителем. Потом добавили тестовое задание. Потом — собеседование с HR. Потом — с будущей командой. Потом — итоговое с СЕО. Каждый шаг когда-то закрыл чей-то реальный страх «а вдруг возьмём не того». В сумме — цикл найма растягивается на месяц, и сильный кандидат, у которого одновременно три оффера, просто устаёт ждать и уходит туда, где решение приняли за неделю.

Схема всегда одна: разумный шаг → ещё один разумный шаг → ещё один → и однажды процесс, который должен приносить деньги, тратит больше времени на самозащиту, чем на результат.

Хуже всего не то, что процесс усложнился. А то, что через полгода-год все привыкают и перестают задавать вопрос «а зачем это вообще было?». Согласование ради согласования начинают защищать так же яростно, как если бы это был сам продукт бизнеса. И сотрудника, который предлагает убрать лишний шаг, воспринимают как человека, который «хочет обойти контроль» — а не как человека, который хочет вернуть скорость.

Не нужно переделывать всё сразу. Возьмите один процесс — тот, который напрямую приносит вам деньги: продажа, закупка, производство, найм. И пройдите его по шагам, задавая один и тот же вопрос к каждому этапу:

«Если убрать этот шаг прямо сейчас — что реально сломается? Или просто станет быстрее?»

Если ответ «ничего не сломается, просто быстрее» — у вас в руках лишнее звено, которое год за годом тихо забирало деньги, а вы даже не выставляли ему счёт.

Алексей В. Ситников — автор Системы Прагматичного Бизнеса.