{"id":13586,"url":"\/distributions\/13586\/click?bit=1&hash=d51248b864fc2536881ecff329f016f361fa84fdd76d6e9aaa5b17f1b9fefbb0","title":"\u0417\u0432\u043e\u043d\u0438\u0442\u044c \u0438\u0437 \u041a\u0430\u043b\u0438\u043d\u0438\u043d\u0433\u0440\u0430\u0434\u0430 \u0432 \u042f\u043a\u0443\u0442\u0438\u044e \u043f\u043e \u0432\u0438\u0434\u0435\u043e \u0431\u0435\u0437 \u0437\u0430\u0434\u0435\u0440\u0436\u0435\u043a","buttonText":"\u0410\u043b\u043b\u043e!","imageUuid":"bc8e606b-9a50-5550-a16e-3fed09971ed5","isPaidAndBannersEnabled":false}
Кейсы роста
Konica Minolta

Как мы внедряли в компании роботов и что из этого получилось

Можно ли избавиться от рутины и направить силы на более важные задачи? Как мотивировать сотрудников на передачу дел роботам? Что лучше: автоматизировать один большой процесс или несколько маленьких?

Делимся в кейсе нашим опытом. Он будет полезен прежде всего тем компаниям, которые только задумываются о роботизации рутинных бизнес-процессов и не знают, с чего начать.

Как мы к этому пришли и с чего начали?

Руководители юридического и сервисного департаментов, а также специалисты по работе с партнерами и тендерами, обратились к нам с просьбой автоматизировать часть рабочих процессов, так как сотрудники перегружены задачами и не всегда успевают их делать. У нас большой опыт роботизации бизнеса для внешних заказчиков, поэтому реализовать такой проект для коллег было совсем не сложно.

Для начала мы собрали все требования от коллег и сформировали ТЗ с пошаговым описанием каждого процесса. Далее разбили проект на стандартные этапы – разработка, тестирование и отработка замечаний – и приступили к реализации.

Что и как роботизировали?

У тендерных специалистов автоматизации подвергся достаточно большой и сложный процесс – регистрация и обработка заявок от наших партнеров.

Перед началом конкурсных торгов на почту тендерного отдела поступают запросы в виде масштабного заполненного excel-документа. В нем зафиксированы наименование и все данные заказчика, артикулы оборудования, которое партнер собирается ему поставить и так далее. Вручную их обрабатывать долго, поэтому задачу было решено перевести на цифрового помощника.

Робот мониторит почту, открывает таблицу и далее поочередно проверяет всю информацию в ней: заказчика, его ИНН и адрес, номенклатурные номера и комплектацию оборудования. Если есть какие-то ошибки на каждом этапе, партнер получает от робота письмо, что необходимо их исправить и присылает скорректированную заявку. Далее сделка автоматически регистрируется в нашей внутренней системе, ей присваивается номер и дистрибьютор уже напрямую может общаться с менеджером.

Благодаря такому роботу удалось сильно разгрузить специалистов тендерного отдела, у них стало намного меньше работы, связанной с рутинной задачей регистрации и первичного распределения подобных заявок.

Для юридического департамента мы автоматизировали процесс проверки контрагентов. При поступлении запроса на регистрацию нового подрядчика робот забирает данные о нем из корпоративного портала, проверяет их по различным базам данных и официальным веб-ресурсам, например, pb.nalog.ru. Выгружает различные отчеты и выписки и вместе с заявкой отправляет юристу на утверждение. Если возникают какие-то сложности на этапе проверки, то заявка далее обрабатывается в ручном режиме.

Еще двух роботов мы написали для сервисного департамента. Они автоматизируют подготовку и выдачу гарантийных талонов на наше оборудование и партнерских сертификатов.

В первом случае при выгрузке данных из внутренней системы, робот мониторит папку и, обнаружив новый документ, конвертирует файл в pdf-формат. Далее готовый талон отправляется в клиентскую систему учёта заявок (service desk) и становится доступен заказчику.

Во втором процессе алгоритм схожий. Данные о том, что наш партнер прошел обучение или обновил статус, автоматически выгружаются из системы. Далее генерируется pdf-документ и сертификат отправляется дистрибьютору.

Также мы привлекаем программных роботов для решения одноразовых задач, например, клиентских рассылок. Вручную заполнять большое количество бланков долго, данных и их источников много, и можно ошибиться, а роботы делают это быстро и ошибок не допускают.

К слову, все наши цифровые «сотрудники» созданы на основе отечественных RPA-платформ.

Сколько времени у нас ушло и с какими сложностями мы столкнулись?

Достаточно простые задачи роботизировали почти сразу, на более серьезные времени ушло больше. Робота по проверке контрагентов разрабатывали месяц. Остальных запустили в течение недели-двух.

Как правило, на автоматизацию сложных и длительных процессов нужно закладывать 1-2 месяца. Они уйдут на множество тестирований, исправлений и доработок, особенно если пользователи во время сбора первичной информации забыли сообщить о каких-то важных условиях и параметрах. Именно проблемы с аналитикой на этапе подготовки – основная сложность таких проектов.

Решить ее можно привлечением аналитиков с большим опытом роботизации подобных процессов и пользователей, которые хорошо знают задачу и могут ее досконально описать.

Чего мы добились и какие задачи решили?

Самый важный итог – рутинные процессы стали выполняться гораздо быстрее, а у коллег освободилось время на решение других задач.

Безусловно, от роботизации есть и финансовая выгода. Благодаря запуску роботов для юридического и тендерного отделов за полтора года мы сэкономили на найме дополнительных сотрудников.

Кроме того, получили дополнительный опыт по разработке и запуску одноразовых роботов. После того, как мы реализовали несколько успешных проектов по роботизации внутри компании, нам стали все чаще и чаще поступать аналогичные запросы от бизнес-заказчиков. На нашем примере клиенты поняли, насколько это удобно и выгодно.

Будем ли повторять?

Однозначно – да. Периодически мы мониторим работу внутренних подразделений, смотрим, кому в первую очередь нужны цифровые помощники. И следующим в очереди на роботизацию хотели бы видеть финансовый департамент. У коллег много рутинных задач, связанных с бухгалтерией, логистикой, клиентами, поэтому их автоматизация будет как нельзя кстати. Осталось найти время на детальную проработку подготовительного этапа – команда департамента загружена как никакая другая.

Еще часть процессов у нас автоматизированы в рамках корпоративного портала и системы документооборота. Но и в них можно применить роботов для простоты и удобства. Пока думаем.

Советы начинающим

  • Если вы планируете внедрять программных роботов собственными силами, без привлечения подрядчиков, будьте готовы к тому, что на первых этапах возникнут какие-то ошибки и сложности. Хотите быстро и без заминок – обращайтесь к квалифицированным специалистам, которые уже имеют соответствующий опыт и готовы помочь с поиском процессов и аналитикой.

  • Не нужно бросаться роботизировать сразу всю компанию. Выберите отдел, готовый участвовать в таком проекте. Первопроходцами должны быть сотрудники, у которых действительно есть запрос на автоматизацию рутины. Запуск роботов «из-под палки» не приводит к высоким результатам.

  • Для начала лучше роботизировать какой-то незамысловатый процесс, создать для него недорогого и несложного робота. Он поможет вашим коллегам убедиться, как удобно и просто с ним работать, а вам – получить хорошую обратную связь от фокусного подразделения. Сотрудники, оценившие все преимущества такого подхода, станут евангелистами технического прогресса в компании, пропагандируя его распространение на другие сферы деятельности. С таким успешным пилотным проектом будет проще презентовать возможности RPA в других отделах и сделать автоматизацию более массовой.

Егор Говорков, менеджер по продукту компании Konica Minolta Business Solutions Russia.

0
38 комментариев
Написать комментарий...
Henry OStriker

Хорошая статья! Всё по делу. За роботизацией рутинных процессов будущее.

Ответить
Развернуть ветку
Robastik - scraper Excel addin

99% сотрудников сами хотят быть роботами. В будущем ничего не изменится.

Ответить
Развернуть ветку
Philips

Привет человек «хорошая статья»)))

Ответить
Развернуть ветку
Светлана Романович

Забавно. Ну а что, немного позитива лишним не бывает:)))

Ответить
Развернуть ветку
Rm kh

На каком вендоре писали кст?

Ответить
Развернуть ветку
Konica Minolta
Автор

Изначально использовали Robin RPA, затем часть процессов перенесли на MS PowerAutomate. А вообще, внедряем Robin (очень хороший опыт), RoomyBots (есть неплохой модуль Process Finder) и Sherpa RPA (у этого продукта большое будущее).

Ответить
Развернуть ветку
Oleg Gorbatov

Вот тот же вопрос.

Ответить
Развернуть ветку
Aygul Shiryaeva

Проблема в том, что люди часто сопротивляются всему новому. Отсюда саботаж - частое явление со стороны линейного персонала

Ответить
Развернуть ветку
Robastik - scraper Excel addin

Они не новому сопротивляются. Они хотят сохранить свое положение, только и всего.

Ответить
Развернуть ветку
Екатерина

Такими темпами роботы точно захватят этот мир :D

Ответить
Развернуть ветку
Светлана Романович

мне кажется, что все-таки они только рутину выполняют хорошо. В остальном они не особенно конкурентоспособны

Ответить
Развернуть ветку
Екатерина

Ну почему же, ИИ развивается очень быстро и вполне сможет составить конкуренцию человеку в недалеком будущем :) Какие-то процессы и задачи можно будет целиком отдавать роботам, не только документооборот и прочую рутину

Ответить
Развернуть ветку
Светлана Романович

Пока у нас даже беспилотные автомобили не начали ездить. Из-за моральных дилемм, в том числе, видимо

Ответить
Развернуть ветку
Екатерина

Да, люди зачастую переживают, что вот такие программные роботы, в том числе, оставят их без работы. Мол стоит их внедрить, как тебя сразу уволят за ненадобностью.

Ответить
Развернуть ветку
Aygul Shiryaeva

Ну раньше эти процессы выполняли люди, хоть они и рутинные, но давали рабочие места. Не все хотят творить и «выполнять более сложные задачи» :))

Ответить
Развернуть ветку
Екатерина

но прогресс ведь неизбежен, людям придется смириться с этим рано или поздно :) и либо научиться выполнять сложные задачи, либо остаться за бортом, к сожалению.

Ответить
Развернуть ветку
Konica Minolta
Автор

Наличие рабочих мест зависит и от уровня здоровья компании, иначе говоря, от её шанса выжить в конкурентной среде. Если смотреть на ситуацию с точки зрения выживаемости бизнеса, компания с "ручным управлением" в XXI веке имеет меньше конкурентных преимуществ перед компаниями, которым удалось снизить операционные издержки за счёт автоматизации.

RPA в этом смысле та технология, которую можно внедрять локально и гибко подстраивать под изменяющиеся процессы, не затрагивая уникальные блоки операций.

Ответить
Развернуть ветку
Laquanda

ну тут уже нужно самим решать, хорошо это или плохо)

Ответить
Развернуть ветку
Светлана Романович

Будет ли от нас что-то зависеть - вот вопрос?

Ответить
Развернуть ветку
Kseniya Morozova

Я так понимаю, то, что раньше называлось автоматизацией, сейчас называется роботизацией. Почему? Можно сказать, что терминология поменялась за счёт внедрения элементов искусственного интеллекта?

Ответить
Развернуть ветку
Слегка Придурковатый

Звучит солидней. Следовательно, можно содрать больше денег.

Ответить
Развернуть ветку
Konica Minolta
Автор

Есть в роботизации доля "хайпа". Но, как нам кажется, этот термин получил не такую распространённость как DX (Цифровая Трансформация). Вот тут точно имеет место соприкосновение с понятием Автоматизации :)

Ответить
Развернуть ветку
Konica Minolta
Автор

Скорей, роботизация - частный случай автоматизации. Автоматизация охватывает больше областей. Программная Роботизация - локально закрывает вопросы рутинных процессов на рабочих станциях пользователей и помогает интегрировать неинтегрируемые сущности.

Ответить
Развернуть ветку
Слегка Придурковатый

"Благодаря запуску роботов для юридического и тендерного отделов за полтора года мы сэкономили на найме дополнительных сотрудников"

Из-за вас несколько сотрудников остались без работы.

Скайнет не пройдёт! Убивайте машины, не дайте им поработить человечество!

Ответить
Развернуть ветку
Konica Minolta
Автор

Философские аспекты применения технологий :) Наша любимая тема.

Новых сотрудников не взяли, зато прокачали старых! Научили основам бизнес анализа и погрузили в тему роботизации, подняв популярность технологии в компании и улучшив квалификацию персонала.

Ответить
Развернуть ветку
Екатерина

А во сколько в среднем обходится такая автоматизация с помощью роботов?

Ответить
Развернуть ветку
Robastik - scraper Excel addin
Робот мониторит почту, открывает таблицу и далее поочередно проверяет всю информацию в ней: заказчика, его ИНН и адрес, номенклатурные номера и комплектацию оборудования. Если есть какие-то ошибки на каждом этапе, партнер получает от робота письмо, что необходимо их исправить

На VBA сделать за 50 т.р. точно достаточно. Но, судя по тексту, сделано по цене пары недель работы департамента.
В плане поддержки и развития в долгосроке департамент может оказаться выгоднее.

Ответить
Развернуть ветку
Konica Minolta
Автор

Ваша оценка верна. Как правило, в долгосрочной перспективе любая автоматизация при растущей нагрузке оказывается выгодней ручного труда.

Ответить
Развернуть ветку
Konica Minolta
Автор

Цена, естественно, зависит от выбранной платформы роботизации. Ощутимая выгода от внедрения появляется в момент масштабирования одного RPA-сотрудника на несколько процессов - в этом случае робот может быть загружен разными процессами круглые сутки. Один робот, также как и обычный сотрудник, может выполнять один процесс в единицу времени. Но в его распоряжении 24 часа вместо 8 часов в один рабочий день.

Оценить окупаемость внедрения робота можно с помощью несложного калькулятора на нашем сайте https://rpa.konicaminolta.ru/#roi-calculator

Ответить
Развернуть ветку
Светлана Романович

Как же это правильно, всю рутинную работу по документообороту отдавать роботам.

Ответить
Развернуть ветку
Grigory Vasyukov

А в каких отделах, по опыту, чаще встречаются задачи, оптимальные для стартовой роботизации?

Ответить
Развернуть ветку
Konica Minolta
Автор

Боли у всех распространённые. Мы даже составили свой "хит-парад" популярных процессов для автоматизации.

смотрите раздел Каталог процессов для роботизации на нашем сайте:

https://rpa.konicaminolta.ru/

Ответить
Развернуть ветку
Denis Boytsov

"Робот мониторит почту, открывает таблицу и далее поочередно проверяет всю информацию в ней: заказчика, его ИНН и адрес, номенклатурные номера и комплектацию оборудования." — а по каким системам это все пробиваете?

Ответить
Развернуть ветку
Konica Minolta
Автор

В данном сценарии робот настроен на взаимодействие с ERP MS Navision и SQL базой проектов.

Ответить
Развернуть ветку
Ася

"Первопроходцами должны быть сотрудники, у которых действительно есть запрос на автоматизацию рутины. " — вот только откуда взяться запросу, если сотрудники скорее всего не знают о возможностях роботизации?

Ответить
Развернуть ветку
Konica Minolta
Автор

Это очень правильный вопрос. Обычно, задачей распространения идеи автоматизации занимается IT-энтузиаст, визионер, несущий технологии "в массы". В некоторых крупных компаниях для этих целей даже появилась специальная должность - IT-евангелист. В его функции входит обмен опытом с коллегами, проведение мастер-классов и продвижение передовых идей.

А ещё есть мнение, что лучше всего технологию RPA понимают геймеры, поскольку именно они привыкли упрощать себе жизнь с помощью автокликеров в онлайн играх. Они используются для развития персонажа, и помогают выполнять однообразные операции, необходимые для прокачки целевых навыков главного героя игры.

Ответить
Развернуть ветку
Влада Сюткина

Дельные рекомендации, спасибо!

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Иванов

Раньше луддиты хотя бы понимали, что нужно разбить, чтобы машина перестала работать. А как бабуля-юрист с 40-летним стажем сможет сломать прогу? Вот времена настали...

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 38 комментариев
null