Прозрачность и системное управление: как P3.express изменил проектный офис компании «ВсеИнструменты.ру»

Все процессы стали стандартизированными и прозрачными настолько, что команда понимает друг друга с полуслова — а заказчики больше не спрашивают «что там у вас вообще происходит». Читайте, как у нас это получилось.

Привет! Я Марина Трушникова, сотрудник проектного офиса компании «ВсеИнструменты.ру».

Коротко расскажу о компании: «ВсеИнструменты.ру» — крупнейшая сеть DIY-сферы в России с несколькими складами, со своими брендами и производством. Общее количество сотрудников — около 5000–6000. Проектный офис (ПО) компании работает по ИТ-проектам со всеми направлениями: розница и опт, склады, HR, юридический департамент, финансы.

Проектный офис играет важную роль, учитывая многообразие внутренней ИТ-инфраструктуры компании, которая усложняет взаимодействие между разными командами и системами.

Я участвовала в развитии проектного офиса, вела с командой самые разные проекты, а главное — помогла наладить процессы на базе методологии P3.express. Но обо всём по порядку.

Два года назад наш ПО только зарождался и штат был небольшим: руководитель, администратор и два проджекта. Для сравнения, сейчас в штате уже восемь менеджеров проектов.

Тогда все проекты заказчики описывали в формате WhitePaper — это страница А4 с общей информацией о проекте. После на основе WhitePaper мы формировали Паспорт проекта, в котором расписывали цели, бюджеты, сроки, указывали стейкхолдеров. То есть это официальный рабочий документ, куда мог зайти любой руководитель и сотрудник и ознакомиться с сутью проекта.

Но было понятно, что этого недостаточно для эффективной работы. По ходу реализации проекта появляется много дополнительной информации, которую нужно фиксировать.

У нас не было стандарта, правил и даже шаблонов для работы. Это мешало как нам, так и руководителям, для которых процессы были непрозрачными.

Поэтому я поставила перед собой цель — пройти подходящие курсы, которые помогли бы мне и моим коллегам лучше разобраться в процессе управления проектами и адаптировать полученные знания.

Я изучала разные фреймворки и системы управления и остановилась на P3.express. Это методология, которая предлагает пошагово управлять проектом (33 шага, разбитых на 7 этапов).

Например, есть этап запуска проекта, когда проджект собирает команду, составляет описание проекта и проводит стартовую встречу. И есть цикличные этапы, в которых описывается, какие действия должен выполнять проджект каждый день/неделю/месяц.

Также в P3.express всего 4 обязательных документа (по ссылкам вы можете посмотреть шаблоны):

Эта методология подошла под наши запросы, потому что её:

Далее я прошла курсы по P3.express, параллельно перекладывая методологию на процессы компании и давая обратную связь руководителю. После провела обучение для команды, где рассказала, как применять P3.express, что должно быть в документации проекта, чтобы она была прозрачной для бизнеса и эффективной для работы.

1. Объединили некоторые этапы

Когда команда больше погрузилась в P3.express, мы решили не чётко следовать каждому шагу, а на основе системы описать свой жизненный цикл проекта.

Например, классические семь этапов сократили до пяти: «Ежедневные действия» и «Еженедельные действия» объединили в одну группу, а также объединили фазы «Закрытие проекта» и «После проекта»:

Изменили и названия этапов: отказались от последовательности A–G в пользу A1–A5. Шаги внутри этапов нумеровались так: A1–1, A1–2 и далее.

Все эти изменения не критичные, скорее косметические — просто нашей команде так было удобнее.

2. Перенесли всё в Confluence

Все фазы и шаги я перенесла в Confluence. Например, если проджект запускает проект, ему больше не нужно спрашивать у руководителя «а с чего начать?» или действовать интуитивно.

Теперь достаточно зайти в Confluence и последовательно прочитать гайд. Так, он открывает документ «Подготовка проекта» и видит конкретные шаги, по которым нужно вести проект:

Внутри каждого шага описано, какие документы нужно вести и какие данные мы должны получить в итоге. Всё подробно детализировано: с чек-листами, советами и целями. Не потеряешься.

К примеру, чтобы пройти шаг A1–1, проджект должен свериться со списком:

Так неопределённость сводится к минимуму — и все проекты идут примерно по одному понятному пути.

Вот как выглядит этап «А1. Подготовка проекта»:

3. Создали под каждый проект отдельное пространство в Confluence

Далее поэтапно расписали весь цикл работы. По каждому этапу создали чек-листы, а для каждого необходимого документа был шаблон — в Confluence или в Google Docs. Для шаблонов мы также сделали описания: какая у него цель, когда он заполняется, для чего служит и как часто обновляется.

Шаблоны документации по проекту были представлены в отдельном репозитарии проектного офиса — как обязательные, так и необязательные. Примерный состав был таким:

4. Визуализировали процесс в Miro

После мы совместно с коллегами перенесли на Miro детализацию областей по документам и ролям.

Расписали этапы и шаги внутри каждого проекта, документацию, с кем что нужно согласовывать и так далее. Получилась большая карта, которая помогает ориентироваться, кто за что отвечает и как действовать.

P3.express особое внимание уделяет коммуникации с командой и рекомендует постоянно держать в курсе дел заказчиков. Это помогает сделать процесс максимально прозрачным — и такая практика у нас хорошо прижилась.

После любой коммуникации мы фиксировали договорённости, прикладывали необходимые документы и направляли информацию через те каналы, которые были определены на стартовой встрече.

К примеру, сбор информации по здоровью проекта у нас происходил так:

Также раз в две недели проводилась отчётность по проектам. У каждого направления компании были свои встречи, на которые приглашались все руководители, заинтересованные в проекте: заказчик, спонсор, руководитель проекта и администратор проектного офиса для фиксации протокола встречи.

На встрече руководитель проекта отчитывался о здоровье проекта: результатах, планах, рисках и проблемах. Ещё он готовил презентацию с показателями прогресса, цифровыми метриками и отчётом по движению к цели.

Мы брали отдельные инструменты, которые советует применять P3.express, и адаптировали их под наши процессы. Отмечу, что мы не полностью внедрили P3.express, а на его базе собрали собственный подход и взяли из методологии наиболее удачные практики.

А также разработали много своих шаблонов, которыми команда пользуется до сих пор.

1. Матрицы RACI и DACI

DACI полезна на начальном этапе, когда нужно познакомиться, сформировать список стейкхолдеров и распределить роли.

Более активно мы работали с матрицей RACI — возвращались к ней перед каждым новым этапом и корректировали с учётом изменившихся вводных. В ходе работы часто менялись разработчики, тимлиды, архитекторы, стейкхолдеры. Либо проект затрагивал новые области, развивался, подключались новые структурные подразделения, новые процессы.

Матрица RACI очень помогала, особенно когда у нас было несколько команд разработки.

2. Визуализация целей по проекту

Я оформляла дерево целей и WBS (Work Breakdown Structure, или ИСР, иерархическая структура работ) — метод декомпозиции проекта на несколько веток, которые, в свою очередь, состоят из уровней. По WBS в уровнях прописываются не задачи, а желаемые результаты работы.

Так как в таблицах Excel, списках бэклога или даже Jira, которой мы пользовались, не всегда было понятно, что мы сейчас делаем и к чему нужно прийти. Наглядная визуализация помогала команде чётче представить цель и задачи проекта.

3. Реестр рисков

Старались вести реестр рисков по проектам — сделали хороший шаблон, в котором учитывали градацию рисков в зависимости от влияния и вероятности возникновения.

На встречах с руководителями других проектов и ретроспективах мы обсуждали проблемы и удачные кейсы. Делиться этой информацией было очень полезно. Например, если команда начинала работать над проектом, можно было найти похожие и посмотреть, какие у них были риски.

Благодаря курсам и внедрению методологии P3.express я сама прокачалась как руководитель проектов и сумела обучить ребят, поделиться полезными шаблонами и инструментами.

Знания методологии дало нашему отделу толчок к дальнейшему развитию проектного офиса. Шаг за шагом мы улучшали процессы как внутри ПО, так и по всей компании. В том числе благодаря этому наш проектный офис развился ещё больше — сейчас он уже охватывает не только отдельные ИТ-проекты, но и бизнес в целом.

Проджекты стали понимать суть дела и общаться на одном языке.

Появились стандарты оценки работы руководителя проекта, команды и заказчика. Так, мы отслеживали конкретные метрики и чек-листы — по проведению мониторингов, презентации результатов, сбору обратной связи у команды и заказчика, аналитике, формированию следующих шагов.

Благодаря пошаговому процессу у руководителей сложилось понимание, чем мы вообще занимаемся. Они увидели, что какие-то вещи гораздо быстрее реализуются именно по P3.express — когда все знают, что настанет день X, придёт проектный менеджер и расскажет, что происходит с проектом.

PMCLUB — онлайн-школа для менеджеров проектов и продуктов. Мы учим грамотно управлять и не срывать дедлайны, оценивать сроки и бюджет и работать с рисками. Подписывайтесь на нас на vc.ru и в Telegram.

#управлениепроектами #p3express #методология #projectmanagement