Что такое оценка задач и на чем она строится?
Оценка задач — это количество человеческого ресурса, заложенное на выполнение задачи. Проще говоря, сколько времени и усилий понадобится, чтобы вовремя сделать работу и главное — достичь поставленной цели.
Для многих оценка задач стала привычной частью рабочего процесса, но некоторые специалисты (особенно представители творческих профессий) до сих пор бунтуют и недоумевают: «Откуда я знаю, сколько часов мне понадобится? Может, 2, а может и все 8!». В этой статье мы расскажем, как грамотно оценить задачу, чтобы все остались довольны и работа завершилась в срок.
Зачем оценивать задачи?
Вопрос «Когда будет готово?» часто раздражает и вызывает желание треснуть интересующегося чем-нибудь потяжелее. Увы, без этой информации будет нелегко двигаться дальше:
- Оценить объем и сложность работы. Это пригодится не только для текущего и последующего планирования подобных задач. Может, вам понадобится дополнительная пара рук? Или наоборот, вам можно "подкинуть" новичка, которого вы обучите в ходе работы? К тому же, размышляя об оценке, человек автоматически подбирает наименее энергозатратный способ выполнения задачи :)
- Расставить приоритеты. Задачи с высоким приоритетом тоже бывают простыми и сложными. В первую очередь лучше разобраться с легкими и срочными, потом с более трудными и "нужными", а дальше действовать по ситуации.
- Скоординировать рабочие процессы между разными специалистами/командами/отделами. В проекте задачи редко "заканчиваются" на одном специалисте. Дизайнер передает свою работу разработчикам, менеджер — начальнику и т.д. Именно благодаря оценке формируется последовательность рабочих процессов и равномерная нагрузка сотрудников.
- Составить график, план, возможные прогнозы. Хороший руководитель всегда смотрит на несколько шагов вперед. А для постановки долгосрочных целей важно анализировать текущую ситуацию и промежуточный прогресс.
- Оценить риски и управляемость. Чем больше информации о том, что может пойти не так, тем проще предусмотреть выход из этих ситуаций. Предсказуемость делает работу проекта более стабильной и управляемой.
Вот и получается, что спрашивают вас не из праздного любопытства и не для того, чтобы позлить. Без системы оценивания задач в проекте рано или поздно начнет все "сыпаться": одни погрязнут в работе, у других начнутся разброд и шатания, а сомнительный горизонт планирования будет освещать яркое пламя горящих дедлайнов.
К тому же, оценка нужна не только вышестоящим сотрудникам, но и вам лично (пусть это и может звучать бредово). Как только рабочий процесс обретает временные рамки, он становится более контролируемым — почти материальным. В противном случае, выполнение задач любой сложности может длиться бесконечно. И в этом беспросветном потоке сотрудник потеряет и перерывы, и выходные, и мотивацию, и радость жизни. Но не спешите расстраиваться, давайте разбираться дальше.
На чем строится оценка задачи?
В предыдущей части статьи вы наверняка нашли спойлеры — очевидные ответы на этот вопрос. Есть задача, есть часы на ее выполнение. Но такой подход напоминает гадание на кофейной гуще: очень легко промахнуться и загнать себя в нереалистичные рамки.
Помимо фактического времени на выполнение, важно учитывать:
- Бизнес-ценность задачи. Проще говоря, чего с ее помощью хотят добиться. Например, в типографии заказывают партию крафтовых пакетов. Когда готовый продукт отправлен заказчику, он звонит и заявляет, что ему прислали не то. Работники типографии начинают спрашивать, проверять детали — ну вот же, ваш заказ, 500 крафтовых пакетов. А в ответ слышат: «На них должен был быть логотип моей фирмы, просто пакеты мне без надобности». Вывод: всегда уточняйте — "шашечки или ехать".
- Дополнительная нагрузка. Это вещи/действия, которые напрямую вроде бы не связаны с бизнес-ценностью, но без них задача будет, мягко говоря, аль денте :) Сюда входят различные требования, допущения, ограничения и т.д. Например, заказчик выбрал для своего сайта определенный шрифт, но для его использования нужна платная лицензия (да-да, не все в интернете можно использовать просто так). Покупать шрифт или искать бесплатную достойную замену — та самая нагрузка, которая ложится на дизайнера помимо создания макета.
- Форс-мажорные ситуации. Идеально не бывает, и с этим придется смириться. На любом этапе может что-то пойти не так: заказчик передумал на середине работы и все придется переделывать; вам для работы нужен интернет, а во всем городе отключили электричество; в процессе выполнения обнаружились сложные нюансы, которые требуют больше времени. Даже на финальном согласовании могут возникнуть правки, и у вас должна быть возможность их внести, не отставая от графика по другим задачам. Отсюда следует, что нужен…
- Диапазон возможных оценок. "Перестраховаться" — это полезно, но сильно перегибать тоже не стоит. Допустим, в редакции работает несколько авторов, чей труд оплачивается сдельно. Если диапазон оценки на написание статьи 2-4 часа, а сотрудник называет 6-8, вероятнее всего, задачу отдадут кому-то другому. Когда в проекте нет "готовых рамок" для какой-то задачи, определить их помогает командная оценка.
Важно помнить: в большинстве случаев от сотрудника не требуется назвать точное количество часов и все до последней минутки потратить на работу. Гораздо полезнее "попасть" в общую или суммарную оценку спринта/графика/этапа. Если получилось сдать работу раньше — хорошо, если возникли сложности — тогда есть время исправить ситуацию.
Очень хорошо в процессе оценки помогает декомпозиция (о ней мы рассказывали в этой статье). Любую задачу можно "разобрать по косточкам" и прикинуть время на выполнение каждого шага. Благодаря чему, попасть в более-менее реалистичную оценку намного проще.
Как система оценок реализована в Zetep?
Для поддержания порядка в работе проекта в нашей системе есть три инструмента:
- Личная оценка. Подходит для знакомых/несложных задач и самоконтроля. Сотрудник сам выставляет количество часов, необходимое для выполнения, и это отображается в превью. Гибкие настройки Zetep позволяют выбрать готовое значение из списка или ввести число вручную. Также оценку можно поменять и даже удалить в любой момент (только не забудьте согласовать это с коллегами :)
- Командная оценка. Часто используется для больших и сложных задач, а также в ситуациях, где необходима "помощь зала". Запрос на оценку можно отправить всем участникам проекта. Приятный бонус для тех, кто контролирует процесс оценивания: когда сотруднику приходит запрос на оценку, на его экране появляется красное уведомление. Его нельзя закрыть или свернуть, а еще — очень сложно игнорировать, так как это окно отображается во всех режимах/разделах системы и исчезает только после выставления оценки. Внутри самой задачи отображается список тех, кому отправлен запрос. Там же можно посмотреть варианты оценок уже ответивших коллег.
- Отчет по загруженности сотрудников. В этой таблице у каждого участника автоматически формируется свой "график" на основе сроков и оценок назначенных ему задач. Это упрощает контроль за текущей занятостью и промежуточным прогрессом, помогает в планировании, а также стимулирует сотрудников активно использовать систему оценивания задач.
Заключение
Оценка задачи — это важный инструмент управления рабочими процессами в проекте. Она помогает сотрудникам рационально распределять свои силы, менеджерам — контролировать и планировать последующие этапы работы, а руководителям — поддерживать управляемость и стабильность проекта.
Цель оценки не определить время выполнения задачи с точностью до секунды. Гораздо важнее здесь обдумать все риски, сложности, подводные камни и сопутствующие действия, чтобы достичь поставленной цели — и все это объединить в рабочем процессе. В противном случае, сотрудник либо затянет со сроками, либо потратит время впустую (задача выполнена, но нужный эффект от нее не получен). Кроме этого, оценка позволяет "очертить границы неизвестного", особенно в случае с незнакомой или объемной задачей.
Система оценивания задач дает возможность анализировать рабочие процессы, искать решения для оптимизации, составлять максимально реалистичные графики и планы, а также отслеживать эффективность сотрудников и проекта в целом.
Оценить удобство этого инструмента на практике можно прямо сейчас — для этого зарегистрируйтесь в системе Zetep. Новые пользователи получают 30 дней бесплатного пробного периода.