Как не потерять связь с удаленными сотрудниками
• С какими проблемами сталкивается компании при работе на удаленке и как их решить?
• Как поддерживать корпоративную культуру?
• Как мотивировать сотрудников?
Всем привет! Меня зовут Анастасия Могилевская, PR-менеджер. В этой статье я делюсь практическими советами и стратегией для эффективного взаимодействия с удаленными сотрудниками.
С распространением технологий и изменением мирового рынка труда удаленная работа стала не просто трендом, а новой реальностью. Многие компании перешли на удаленный формат, осознав его эффективность и экономическую выгоду. Однако поддержание связи с удаленными сотрудниками представляет собой значительный вызов. Важно понимать, что от качества коммуникации напрямую зависят продуктивность, вовлеченность и мотивация команды.
Содержание
- Проблемы коммуникации: управление командой
- Проблемы коммуникации: отсутствие личного контакта
- Регулярная обратная связь и ее роль
- Поддержание корпоративной культуры в эпоху удаленной работы
- Виртуальные мероприятия и оценка их эффективности
- Корпоративные ценности и миссия: как донести их до удаленных сотрудников
- Мотивация и поддержка удаленных сотрудников
- Создание условий для самореализации
- Заключение
Проблемы коммуникации: управление командой
Управление командой, разбросанной по разным локациям, может быть сложным из-за отсутствия прямого наблюдения и контроля за выполнением задач. В условиях удаленной работы эффективное управление командой и контроль выполнения задач становятся особенно важными. Использование трекеров и программ отслеживания может помочь в решении этих задач, однако они также имеют свои плюсы и минусы.
Плюсы использования трекеров и программ отслеживания
- Улучшение производительности:
- повышение эффективности: Сотрудники становятся более организованными и эффективными, когда знают, что их работа отслеживается.⠀
- оптимизация процессов: руководители могут выявить узкие места и области для улучшения, что помогает оптимизировать рабочие процессы и распределение задач. - Прозрачность и отчетность
- четкость целей и задач: С помощью трекеров сотрудники четко видят свои задачи, сроки и ожидаемые результаты, что способствует лучшему пониманию своих обязанностей.
- отчетность: руководители получают доступ к детализированным отчетам о выполненной работе, что позволяет объективно оценивать производительность каждого сотрудника. - Распределение ресурсов
- балансировка нагрузки: программы отслеживания помогают равномерно распределять рабочую нагрузку между сотрудниками, избегая перегрузок и недозагрузок.
- приоритизация задач: трекеры помогают определять приоритетные задачи и направлять усилия команды на выполнение самых важных проектов. - Повышение мотивации
- целеустремленность: сотрудники, имеющие четкое представление о своих задачах и прогрессе, чаще стремятся к достижению поставленных целей.
- признание достижений: программы отслеживания позволяют руководителям своевременно отмечать достижения сотрудников и поощрять их за хорошую работу.
Минусы использования трекеров и программ отслеживания
- Чрезмерный контроль
- стресс и давление: постоянное отслеживание может вызвать у сотрудников чувство стресса и давления, что негативно сказывается на их благополучии и продуктивности.
- недоверие: использование трекеров может создать у сотрудников ощущение, что им не доверяют, что подрывает доверие между ними и руководством. - Снижение автономии
- ограничение самостоятельности: постоянный мониторинг может ограничить свободу действий сотрудников и их способность принимать самостоятельные решения.
- творческое мышление: из-за строгого контроля сотрудники могут стать менее креативными и инициативными, так как будут бояться выходить за рамки установленных задач. - Технические проблемы
- сбои и ошибки: трекеры и программы отслеживания могут иметь технические сбои и ошибки, что приводит к недостоверным данным и затрудняет контроль.
- зависимость от технологий: сильная зависимость от программного обеспечения может создать дополнительные сложности в случае проблем с интернетом или аппаратурой. - Конфиденциальность и безопасность
- сбор данных: трекеры могут собирать большое количество данных о сотрудниках, что вызывает вопросы о конфиденциальности и защите личной информации.
- безопасность данных: ненадежные программы могут стать мишенью для хакеров, что ставит под угрозу безопасность корпоративных данных и личной информации сотрудников.
Использование трекеров и программ отслеживания в управлении удаленной командой имеет как свои плюсы, так и минусы. Эти инструменты могут значительно улучшить прозрачность, эффективность и мотивацию, но при неправильном использовании могут вызвать стресс, недоверие и снизить автономию сотрудников. Важно находить баланс между контролем и доверием, обеспечивая прозрачность процессов и поддерживая благоприятную рабочую атмосферу.
Контроль сотрудников по принципу доверия
Контроль удаленных сотрудников может быть эффективно осуществлен и без использования трекеров и программ отслеживания. В ГК “Смарт Групп” мы придерживаемся принципа работы на доверии и на результат. Это позволило нам выстроить здоровые и продуктивные рабочие отношения, а каждому сотруднику развить ответственность и автономию.
Плюсы контроля на доверии
- Улучшение морального духа и мотивации
- Уважение и автономия: Сотрудники чувствуют себя ценными и уважаемыми, что повышает их мотивацию и удовлетворенность работой.
-Снижение стресса: Отсутствие микроменеджмента уменьшает стресс и тревогу, связанные с постоянным контролем. - Повышение продуктивности
- Самоорганизация: Сотрудники, имеющие больше свободы, часто становятся более ответственными и организованными.
- Креативность и инновации: Доверие стимулирует творчество и инновационное мышление, так как сотрудники не боятся предлагать новые идеи. - Повышение продуктивности
- Самоорганизация: Сотрудники, имеющие больше свободы, часто становятся более ответственными и организованными.
- Креативность и инновации: Доверие стимулирует творчество и инновационное мышление, так как сотрудники не боятся предлагать новые идеи. - Укрепление корпоративной культуры
- Доверие и лояльность: Взаимное доверие укрепляет командный дух и лояльность сотрудников к компании.
- Прозрачность: Открытая коммуникация и честные отношения способствуют созданию прозрачной и поддерживающей корпоративной культуры. - Экономия ресурсов
- Сокращение затрат: Нет необходимости в покупке и поддержке программного обеспечения для мониторинга.
- Снижение административной нагрузки: Меньше времени тратится на управление и контроль, что позволяет руководителям сосредоточиться на стратегических задачах.
Минусы контроля на доверии
Риски низкой производительности
- Ленивые сотрудники: Некоторые сотрудники могут злоупотреблять доверием и снижать свою производительность.
- Невыполнение задач: Отсутствие строгого контроля может привести к пропущенным дедлайнам и не выполненным задачам.
Недостаток объективной оценки
- Сложность мониторинга: Без четких показателей и инструментов мониторинга оценка производительности сотрудников может стать субъективной.
- Неполная картина: Руководителям может быть трудно получить полное представление о работе сотрудников без количественных данных.Проблемы коммуникации
- Несвоевременная обратная связь: При отсутствии регулярного мониторинга и отчетности может возникнуть задержка в предоставлении обратной связи и решении проблем.
- Неполное взаимодействие: Удаленные сотрудники могут чувствовать себя изолированными и менее вовлеченными в командную работу.Трудности в управлении
- Отсутствие структуры: Без четкой структуры и регулярных проверок управление командой может стать менее эффективным.
- Размытые ожидания: Нечеткие цели и задачи могут привести к недопониманию и снижению эффективности работы.
Контроль на доверии имеет множество преимуществ, включая повышение морального духа, мотивации, продуктивности и укрепление корпоративной культуры. Однако он также несет в себе определенные риски, такие как снижение производительности, сложность объективной оценки, проблемы коммуникации и трудности в управлении.
Проблемы коммуникации: отсутствие личного контакта
Физическое взаимодействие играет важную роль в формировании командного духа и укреплении профессиональных связей. Без личных встреч может снижаться уровень доверия и взаимодействия между сотрудниками, что негативно сказывается на продуктивности и моральном духе команды. Для решения этой проблемы используйте регулярные встречи, установив график по потребностям каждого отдела. Так например, в нашей компании для HR отдела и отдела продаж проводятся ежедневные встречи, у отдела маркетинга цели долгосрочные, поэтому для них встреча с SEO компании проводится ежемесячно.Рассмотрим подробнее какие виды встреч существуют и их особенности:
1. Stand-up (Стендап)
Что это? Stand-up — это ежедневное короткое совещание, которое проводится в формате онлайн.
Цель: Основная цель стендапа — обеспечить командную синхронизацию и прозрачность в рамках текущих задач и проблем.
Как проходит: Обычно стендап длится 15 минут или меньше. Каждый участник команды отвечает на три основных вопроса:
Что было сделано с момента последнего стендапа?
Есть ли какие-то проблемы или блокирующие факторы?
Что планируется сделать до следующего стендапа?
Преимущества:
Быстрая и своевременная обратная связь. Команда оперативно обсуждает текущие задачи и проблемы, что способствует быстрому решению проблем.
Улучшение коммуникации. Стендапы способствуют активному взаимодействию и обмену информацией между участниками.
Синхронизация и выравнивание. Все члены команды знают, над чем работают и какие задачи находятся на финишной прямой.
2. Scrum
Scrum — это гибкий подход к управлению проектами, который используется для разработки программного обеспечения, а также может быть адаптирован для других типов проектов.
Элементы Scrum:
Роли: Продуктовый владелец, Scrum-мастер, команда разработки.
События: Спринты (итерации), планирование спринта, обзор спринта, ретроспектива, ежедневные Scrum-собрания.
Цель: Scrum направлен на создание высокопроизводительных команд, способных быстро адаптироваться к изменениям в проекте и потребностям клиента.
Преимущества:
Гибкость и быстрота реакции. Спринты обеспечивают регулярные точки инспекции и адаптации, что позволяет команде быстро реагировать на изменения.
Прозрачность и управляемость процессами. Каждое событие Scrum имеет четкую структуру и цели, что обеспечивает прозрачность и управляемость проектом.
3. Ежедневные собрания (Daily Meetings)
Что это? Ежедневные собрания — это практика регулярных коротких встреч команды, направленных на обсуждение текущих задач и планов на день или неделю.
Цель: Обеспечение регулярного обмена информацией, координации действий и устранение возможных проблем и блокировок.
Преимущества:
Синхронизация работы. Все члены команды понимают текущие приоритеты и задачи, над которыми работают коллеги.
Поддержание фокуса. Ежедневные встречи напоминают о целях и помогают каждому члену команды оставаться на правильном пути.
Быстрое решение проблем. Обсуждение проблем и блокировок на ранних стадиях позволяет быстро принимать меры и минимизировать риски для проекта.
Видеовстречи — это эффективные инструменты для управления проектами и командами. Они способствуют улучшению коммуникации, синхронизации работ и быстрому решению проблем, что особенно важно в условиях удаленной работы и изменчивой бизнес-среды.
Не устраивайте встречу ради встречи, пробуйте разные форматы и выявите оптимальный для вашей команды.
Разница в часовых поясах
Работа в разных часовых поясах создает дополнительные сложности в координации работы и организации встреч. Разница во времени может привести к задержкам в принятии решений и снижению оперативности.
Если вы работаете по всей стране и у вас есть центр поддержки клиентов, работающий круглосуточно, найм сотрудников в разных часовых поясах, позволит вам закрыть все обращение в комфортное для сотрудников и клиентов время.
Обсуждайте и договаривайтесь о графике работы, чтобы минимизировать неудобства и улучшить координацию работы команды.
Регулярная обратная связь и ее роль
Конструктивная обратная связь – ключ к успешному развитию сотрудника и всей команды. Используйте различные методы сбора обратной связи: опросы, анкетирования, индивидуальные беседы.
Исследование института общественного мнения Gallup выявило, что конструктивная обратная связь повышает производительность отдельно взятого сотрудника на 17% и снижает текучесть кадров на 59%.
Важно не только получать, но и предоставлять обратную связь, чтобы сотрудники чувствовали свою значимость и понимали, в каком направлении им развиваться.
Существует несколько методов предоставления обратной связи, которые помогают сделать её конструктивной и мотивирующей. Рассмотрим такие методы как "бутерброд", BOFF и SOR.
Метод "Бутерброд"
Метод "бутерброд" представляет собой формат обратной связи, в котором критические замечания «завернуты» между двумя слоями положительной информации. Это помогает смягчить восприятие критики и сделать её более конструктивной.
- Положительное начало: Начните с похвалы или позитивного замечания. Это позволяет сотруднику чувствовать себя ценным и настроиться на позитивный лад.
- Критическое замечание: Далее предоставьте конструктивную критику. Убедитесь, что она конкретна и относится к действиям или поведению, а не к личности сотрудника.
- Положительное завершение: Завершите обратную связь ещё одной позитивной нотой, например, подчеркните потенциал сотрудника или выразите уверенность в его способности улучшить свои результаты
Пример: "Ты отлично справился с проектом, и клиенты были довольны результатом. Однако, я заметил, что сроки были слегка нарушены, и это вызвало некоторые неудобства. Я уверен, что с твоими способностями ты сможешь в будущем лучше планировать время и избегать подобных задержек
Метод BOFF (Behavior, Outcome, Future, Feelings)
Метод BOFF фокусируется на четкости и структурированности обратной связи, что делает её понятной и эффективной.
- Behavior (Поведение): Опишите конкретное поведение, которое вы хотите обсудить.
- Outcome (Результат): Объясните, какие последствия это поведение вызвало.
- Future (Будущее): Предложите рекомендации или изменения, которые помогут улучшить результаты в будущем.
- Feelings (Чувства): Поделитесь своими эмоциями и ощущениями, связанными с поведением и его результатами.
Пример: "Когда ты пропустил дедлайн по отчету (поведение), это задержало наш проект и вызвало недовольство клиента (результат). В будущем, пожалуйста, сообщай заранее о возможных задержках, чтобы мы могли своевременно принять меры (будущее). Это поможет избежать таких ситуаций и улучшить нашу командную работу (чувства)."
Метод SOR (Situation, Objective, Result)
Метод SOR помогает структурировать обратную связь таким образом, чтобы она была сфокусирована на фактах и результатах.
Situation (Ситуация): Опишите конкретную ситуацию или контекст, в котором произошло обсуждаемое событие.
Objective (Цель): Объясните, какую цель вы стремились достичь в данной ситуации.
Result (Результат): Опишите результаты, которые были достигнуты, и как они соотносятся с поставленной целью.
Пример: "На последней встрече с клиентом (ситуация), наша цель была представить новый проект и получить его одобрение (цель). Ты сделал отличное предложение, но клиент выразил сомнения из-за недостаточной подготовки визуальных материалов (результат). В следующий раз, давай уделим больше времени подготовке этих материалов, чтобы наша презентация была более убедительной."
Оценка производительности
Регулярная оценка производительности помогает следить за прогрессом сотрудников и корректировать их работу.
Практические советы:
Четкие критерии оценки: разработайте прозрачные и понятные метрики для оценки работы сотрудников.
Регулярные ревью: проводите ежеквартальные оценки производительности с обсуждением сильных и слабых сторон.
Используйте инструменты мониторинга: такие, как системы отслеживания задач и времени для объективной оценки производительности.
Поддержание корпоративной культуры в эпоху удаленной работы
Корпоративная культура — это система ценностей, убеждений, норм и практик, которые формируют уникальную атмосферу и идентичность организации. Она включает в себя все аспекты взаимодействия внутри компании, начиная от поведения сотрудников и заканчивая стилем руководства и корпоративной этикой. Корпоративная культура влияет на то, как сотрудники воспринимают свою работу, взаимодействуют друг с другом и относятся к клиентам и партнерам.
Современная реальность, где удаленная работа стала нормой, требует новых подходов к поддержанию корпоративной культуры. Важно не только сохранить, но и укрепить связь между сотрудниками, поддерживая их вовлеченность и мотивацию. Например, в “Смарт Групп” мы уделяем большое внимание развитию корпоративной культуры. Это непростая задача: необходимо объединить сотрудников, работающих удаленно на различных проектах и в разных часовых поясах.
За несколько лет мы смогли сплотить нашу удаленную команду специалистов и проделали значительную работу: у нас появились тематические чаты, регулярные онлайн-встречи для обсуждения нерабочих тем и онлайн-мероприятия, такие, как квесты, викторины, ролевые игры и соревнования по популярным компьютерным играм. Также мы несколько раз в год отправляем качественный фирменный мерч, который оказывается полезным в повседневной жизни.
Виртуальные мероприятия и оценка их эффективности
Онлайн-тимбилдинги и виртуальные мероприятия являются ключевым элементом для поддержания корпоративного духа в удаленной среде.
Идеи для онлайн-тимбилдингов:
Виртуальные квесты: Организация онлайн-квестов или викторин, которые требуют командной работы для решения задач.
Онлайн-игры: Совместные игры, такие как виртуальные эскейп-румы или многопользовательские игры, способствуют взаимодействию и построению командных связей.
Тематические вечеринки: Проведение виртуальных вечеринок, посвященных праздникам или знаменательным событиям компании, с конкурсами и подарками.
Идеи для виртуальных кофе-брейков:
Неофициальные встречи: Регулярные встречи в неформальной обстановке, где сотрудники могут обсудить любые темы.
Гостевые спикеры: Приглашение интересных гостей для коротких презентаций или бесед на актуальные темы.
Виртуальные мастер-классы: Организация коротких мастер-классов на различные темы, от кулинарии до рисования.
Оценка эффективности
Оценка эффективности онлайн-мероприятий достаточно проста. Например, у нас есть чат, в который сотрудники могут вступить добровольно, если им интересно участвовать в корпоративной жизни. Мы не заставляем сотрудников посещать мероприятия — все происходит на добровольной основе. Согласно статистике, из 100 сотрудников в чате в среднем всегда активны около 60 человек (эта цифра варьируется от месяца к месяцу).
Это показывает, что почти каждый второй сотрудник в IT-компании, работающий удаленно, потенциально заинтересован в участии в корпоративных мероприятиях, в зависимости от их тематики.
Например, на Новый год мы анонсировали в группе онлайн-корпоратив с игрой "Мафия" с приглашенным ведущим. На игру записались около 25 человек, и непосредственно приняли участие 19. В большинстве случаев, за несколько дней до мероприятия или в день его проведения некоторые люди не могут присоединиться по разным причинам.
Еще один пример — весной мы организовали внутрикорпоративный челлендж "Шаги", в котором сотрудники соревновались за наибольшее количество шагов за определенный промежуток времени.
Победителю мы вручили онлайн-сертификат в спортивный магазин. О проведении челленджа мы заранее сообщили в анонсе мероприятия. Так как порог участия был низким и условия могли выполнить все сотрудники, из 60 участников чата в челлендж вступила половина, но до конца дошла лишь треть.
Таким образом, можно сделать следующие выводы: Из 100 сотрудников IT-компании почти каждый второй готов участвовать в онлайн-мероприятиях и вступить в специальный чат, где периодически публикуются анонсы.
Из 60 человек, состоящих в чате, в среднем одна треть — это активная группа постоянных участников мероприятий, к которым периодически присоединяются новички.
Корпоративные ценности и миссия: как донести их до удаленных сотрудников
В эпоху удаленной работы поддержание и передача корпоративных ценностей и миссии становится особенно важным. Когда сотрудники работают вне офиса, задача по объединению команды вокруг общих целей и убеждений требует новых подходов и инструментов.
Четко определенные миссия и ценности помогают сотрудникам понимать цели компании и ее стратегическое направление. Они также служат руководством при принятии решений.
Например, миссия кадрового агентства “Смарт Групп” заключается в предоставлении компаниям, с которыми мы сотрудничаем, лучших специалистов для их проектов и задач. Наш слоган гласит: «Лучшим компаниям — лучшие кадры!». Таким образом, наши сотрудники осознают, что их делают свою работу не ради работы, а нацелены на достижение наилучших результатов.
Рассмотрим эффективные методы, которые помогут донести ценности корпоративной культуры до удаленных сотрудников:
Поддержание корпоративной культуры в условиях удаленной работы требует инновационного подхода и постоянного внимания. Виртуальные мероприятия, эффективные коммуникации и ясное донесение корпоративных ценностей помогут создать сплоченную и мотивированную команду, независимо от географического расположения сотрудников.
Мотивация и поддержка удаленных сотрудников
С переходом на удаленную работу компании сталкиваются с вызовом поддержания мотивации сотрудников. Эффективная система поощрений и бонусов становится ключевым элементом в удержании и вдохновении работников. Виды вознаграждений могут быть разнообразными: от денежных премий и бонусов до подарочных карт и дополнительного отпуска. Не стоит забывать и о нематериальных поощрениях, таких как публичное признание заслуг, предоставление гибкого графика и возможности работать над интересными проектами.
Практические советы:
- Материальные вознаграждения: премии, бонусы за выполнение планов и достижение целей.
Нематериальные стимулы: публичное признание, благодарственные письма, награды.
Гибкость в поощрениях: учитывайте индивидуальные предпочтения сотрудников.
Система поощрений и бонусов помогает мотивировать сотрудников и признавать их достижения.
В нашей компании выстроен следующий принцип мотивации сотрудников: индексация зарплат и горизонтальный роста внутри компании. Премии на постоянной основе мы не выплачиваем, чтобы они не воспринимались сотрудниками как часть базовой зарплаты. Вместо этого, у нас есть система премирования для рекрутеров, которые получают премии, зависящие от количества кандидатов, приступивших к работе.
Для остальных сотрудников премии возможны при выполнении дополнительных задач или ролей, и их размер определяется индивидуально.
Мы активно поддерживаем сотрудников в стремлении заниматься спортом, повышать свои профессиональные навыки и изучать английский язык, компенсируя соответствующие расходы. Кроме того, мы предоставляем высококачественные корпоративные ноутбуки, что существенно повышает комфорт рабочих условий и способствует удержанию сотрудников в компании.
Для повышения лояльности мы дарим индивидуальные подарки на день рождения, основываясь на интересах сотрудников.
Создание условий для самореализации
Создание условий для самореализации – важный аспект, который влияет на удовлетворенность сотрудников. Компании должны предоставлять возможности для профессионального роста и обучения. Вебинары, онлайн-курсы, доступ к профессиональной литературе и участие в конференциях помогают сотрудникам развиваться и чувствовать свою значимость. Менторские программы и регулярные встречи с руководителями для обсуждения карьерных целей также способствуют самореализации.
Практические советы:
- Организуйте тренинги и курсы: внутренние и внешние программы обучения.
- Предоставьте доступ к онлайн-ресурсам: вебинары, курсы, образовательные платформы.
- Поощряйте участие в конференциях и семинарах: оплачивайте участие и поездки на профессиональные мероприятия.
Таким образом, мотивация удаленных сотрудников требует комплексного подхода, включающего как материальные, так и нематериальные поощрения, а также создание условий для профессионального роста. Это позволяет не только поддерживать высокий уровень продуктивности, но и укреплять корпоративную культуру и лояльность к компании.
Заключение
В условиях растущей популярности удаленной работы, поддержание связи с сотрудниками становится ключевым фактором успеха компании. Регулярная обратная связь, поддержание корпоративной культуры, мотивация и поддержка сотрудников – это те инструменты, которые помогут сохранить эффективность и продуктивность команды.
Основные ошибки и как их избежать
Распространенные ошибки включают в себя отсутствие регулярной коммуникации, игнорирование культурных различий и недостаточное внимание к мотивации сотрудников. Избегайте этих ошибок, регулярно общайтесь с командой, учитывайте особенности разных часовых поясов и не забывайте о важности поощрений и профессионального роста.
Советы и рекомендации
Для улучшения процессов взаимодействия с удаленными сотрудниками используйте современные технологии: видеоконференции, мессенджеры, платформы для совместной работы. Регулярно проводите встречи, уделяйте внимание обратной связи и поддерживайте корпоративную культуру. Это поможет создать сплоченную и мотивированную команду, готовую достигать новых высот.
Следуя предложенным рекомендациям, вы сможете эффективно управлять удаленной командой и достигать поставленных целей, обеспечивая высокий уровень продуктивности и вовлеченности сотрудников.
Материал был подготовлен для портала The HRD
Подробнее о том, как мы создавали с нуля корпоративную культуру в IT-компаний читайте в этой 👉 статье 👈