Онбординг с матрицей компетенций: быстрая адаптация новичков

От онбординга зависит, насколько быстро новый сотрудник станет самостоятельной единицей и одновременно частью команды. Отсутствие плана адаптации новичков и критериев её оценки приводит к потере времени и денег компании.

Матрица компетенций помогает структурировать и ускорить онбординг. В автоматизации этого процесса поможет наша платформа SkillsTeam. С ней онбординг станет более наглядным для всех сторон — руководителей, HR и сотрудников.

В статье делимся опытом, как организовать адаптацию так, чтобы новые члены команды быстрее вливались в проекты и меньше ошибались.

Если новичок постоянно отвлекает коллег вопросами и не понимает, что ему нужно сделать в первый день работы, с онбордингом в компании что-то не так.

Проблема обычно в плохо выстроенном процессе. Онбординг — это не просто документ со ссылками и паролями, а продуманный бизнес-процесс. В нем есть контроль наставника, план на каждую неделю испытательного срока. В идеале онбординг включает в себя не только знакомство с корпоративной культурой и теоретические знания, но и тестовые задания для более быстрого погружения в работу.

Первые дни в новом коллективе — всегда стресс. Новичку нужно запомнить много важного, поэтому информацию о компании и рабочих процессах нужно давать дозированно — именно в тот момент, когда она ему понадобится. Иначе все смешается в кашу, а при работе с реальными задачами на проекте окажется, что сотрудник не понимает базовых вещей.

Чтобы новый сотрудник быстрее усвоил стандарты работы и разобрался в своих задачах, процесс адаптации нужно контролировать: проверять знания и навыки, давать обратную связь. Онбординг будет эффективнее, если эти знания и навыки добавить в матрицу компетенций. Так наставник, HR и руководитель смогут одновременно отслеживать процесс адаптации и еще до конца испытательного срока понять сильные и слабые стороны новичка.

Матрица — это список компетенций (скилов), которые нужны специалисту на определенном грейде. Набор скилов в каждой компании свой, обычно туда входят как хард, так и софт скилы. На собеседовании сотрудник сам оценивает, какой у него грейд, а потом постепенно закрывает нужные компетенции и подтверждает его.

Бизнесу матрица компетенций нужна, чтобы оценивать уровень специалистов на входе. Новичку она тоже даёт плюсы: еще до закрытия испытательного срока он может понять, как выглядит работа в компании и что от него ждут.

Онбординг может выглядеть по-разному: одни компании «кидают» в новичка ссылками с отдельными инструкциями на гугл-диске, другие создают приветственную страницу в базе знаний с регламентами, инструментами и инструкциями по получению доступов.

В нашей компании «Вебпрактик» онбординг — это обширный процесс, который занимает от 1 до 3 месяцев. Он состоит из онбординга в компанию и онбординга в проекты. Каждая задача — скил, который входит в матрицу компетенций. Например: узнать ценности и миссию компании, прочитать статью о рабочих сервисах в базе знаний, изучить инструкцию по работе в отделе, выполнить тестовое задание.

Важный элемент нашей системы адаптации — наставник. Он с первого дня сопровождает нового сотрудника, отвечает на вопросы, принимает скилы, помогает быстрее освоить необходимые навыки и избежать ошибок.

Всего сотрудник должен закрыть от 10 до 20 скилов в зависимости от должности. Некоторые компании всё ещё отмечают закрытые скилы в Excel-таблицах. Но когда за месяц приходит сразу несколько новичков, следить за прогрессом в таком формате сложно. Мы для онбординга используем SkillsTeam: на платформе есть подробная статистика развития по каждому специалисту и календарь встреч наставника и новичка.

В нашей команде онбординг начинается с первого рабочего дня сотрудника и завершается с окончанием испытательного срока (около 2,5 месяцев). В этот период наставник и HR должны убедиться, что сотрудник понял свое место в структуре компании, как работает команда, к кому обращаться в сложных или непонятных ситуациях.

В первый день новичок знакомится с коллегами, продуктами компании, стандартами работы, регламентами. Со второго дня он уже начинает погружаться в работу и приступает к индивидуальному для каждого отдела тестовому заданию. Например, фронтенд-разработчик верстает макет и каждый день отписывается в чате наставнику о готовности.

В SkillsTeam есть готовые матрицы компетенций и возможность собрать свою матрицу для любого направления. Внутри каждой матрицы — группы скилов и отдельные скилы с описанием, как их сдавать и принимать для закрытия грейда.

По итогам каждой недели проходит встреча наставника и новичка, где они обсуждают, что уже сделано и планы на следующую неделю. А HR проверяет движение по задаче онбординга и получает обратную связь от сотрудника и наставника.

Когда все скилы онбординга закрыты, наставник составляет план аттестации. Это следующая ступень развития сотрудника в компании и отдельный процесс. Переход к нему означает, что новичок уже готов подтвердить грейд, на который он претендует.

Бизнес-аналитики передают требования и описание процессов веб-дизайнерам для подготовки более качественных и детализированных макетов сайтов или приложений и помогают лучше организовать пользовательское тестирование интерфейсов, построить карту пути клиента.

Первая неделя адаптации у бизнес-аналитиков — это онбординг в компанию. В первый день в компании аналитик знакомится с коллегами, изучает материалы в базе знаний, читает регламенты. На второй день мы даем тестовое задание в рамках онбординга — сформировать требования для разработки и отрисовки сайта компании грузоперевозок. С его помощью будущий аналитик закрывает базовые компетенции: проведение интервью с заказчиком, работу с требованиями.

Со второй недели начинается погружение в проект, над которым он будет работать вместе с командой.

У новичка-аналитика в SkillsTeam есть карточка для тестового задания. Там подробно описано, что нужно сделать, как оформить задание, на что должен обращать внимание новичок и наставник при сдаче задания.

На тестовое задание дается весь испытательный срок. Раз в неделю джун встречается с наставником, который постепенно проверяет степень готовности тестового задания.

Сотрудник может планировать выполнение задач с помощью канбан-доски. Так наставник и HR будут видеть, на каком этапе онбординга новичок сейчас находится.

Чтобы новый сотрудник после испытательного срока сразу стал частью команды и работал наравне со всеми, нужна продуманная система онбординга. Её намного проще создать, если представить всё, что новичок должен освоить в первые месяцы, в виде навыков в матрице компетенций.

Платформа SkillsTeam экономит ресурсы и увеличивает прибыль за счет быстрого онбординга и включения новичка в проекты. Для того чтобы познакомиться со всеми возможностями системы, у нас есть бесплатный демодоступ на 30 дней.

#онбординг #матрицакомпетенций