Встречи в зуме — 7 инструментов, чтобы повысить вовлеченность и победить в конкуренции с инстой и пасьянсом

• Как получить или вернуть внимание участников?
• Как поддерживать рабочий настрой?
• Как получать от совещаний максимум?
В этой статье я постарался интересно и вдумчиво описать наш опыт в проведении онлайн-совещаний

Меня зовут Костя Дубровин, я основатель компании TOPsharing.center (мы создали услугу аренды руководителей отделов продаж и маркетинга). В продажах давно — ровно 30 лет. Каждый день пишу по одной экспертной статье.

Подпишитесь на тг-канал «Вдумчиво о продажах» и познакомьтесь с моей книгой «8 граней личности», которая помогает продавать, нанимать и управлять сотрудниками.

Непроизвольное внимание — это манна небесная для инстаблогеров и бич для руководителя, который пытается провести планерку. Проблема в том, что, если не концентрировать внимание целенаправленно, то исчезает сознательный выбор направления и регуляции.

В этом случае включается конкуренция внешних раздражителей. Особенно высокие шансы у тех сигналов, которые отвечают одному или нескольким критериям:
• Неожиданность
• Новизна
• Сила источника
• Контраст
• Порог чувствительности самого человека.

Эта проблема отсутствует, когда человек находится в состоянии потока. Такой вариант можно представить себе на свидании или хотя бы на интервью с интересным человеком. Но быть в потоке на планерке — сложно.

Тем не менее интересующимся могу предложить свою статью на эту тему: «Поток — как по своему желанию входить в супер-продуктивное состояние и оставаться в нем пока не будет выполнена задача».

Так же можно добиться концентрации внимания волевым усилием, но только у себя, а не у других. Об этом я тоже писал в статье «Концентрация внимания — как в разы увеличить свою продуктивность только за счет управления вниманием».

В этот раз поговорим о том как управлять вниманием других, причем в самых неподходящих для этого условиях — в зуме.

Мы работаем удаленно с 2015 года. Пандемия в этом смысле нам только помогла. Если до нее приходилось объяснять, что это работает, то в 2020 году все прошли тестдрайв и у многих вопросы отпали.

Теперь про камеры. Заставить всех участников включить их — это, пожалуй, самый простой, но не самый эффективный способ. Во-первых, потому что специфика удаленного общения все равно останется. Это подтверждается довольно свежими исследованиями.

Во-вторых, если отношения с сотрудниками еще не выстроены или испорчены, то возможно всякое. Как-то на собеседовании кандидат на позицию РОПа рассказывал о проекте, который ему дали на предыдущем месте. Он заходит в зум, а там сотрудники демонстративно сидят к нему спиной.

Дело не в камерах. Так что давайте вдумчиво разбираться.

Инструмент 1. Сонастройка

Многие помнят популярного в нулевые актера и писателя Евгения Гришковца. Когда он начинал свой моноспектакль, то обязательно переступал через некую веревочку, акцентируя внимание на начале действа.

Причем он переступал не сразу. У него были заготовлены какие-то слова. Зал ждал когда он занесет ногу, а потом ждал, когда он ее опустит. Талантливый человек! Одной ногой управлял вниманием целого зала.

В зуме сонастройка выглядит как реплика каждого присутствующего. У нас обычно еще добавляют «Я вошел». Часто эту реплику используют для шутки или для того, чтобы предупредить, об отвлекающем факторе. Например «Жду курьера».

Инструмент 2. Тайминг

Получить внимание — это как взять денег взаймы. Может никто и не против, просто нужно понимать на сколько. А еще нужна уверенность, что они вернутся вовремя, причем без напоминаний.

Обычно я спрашиваю сколько времени есть у собеседника и подтверждаю тот слот который он называет. Стараюсь не только вовремя начинать зумы, но и вовремя заканчивать.

Когда планерки идут подряд, стараюсь оставлять небольшие перерывы между ними. Бывает, что этот перерыв приходится потратить на важный вопрос.

А еще бывает, что через минуту начинается следующая планерка и в ответ на «...у меня следующая планерка» собеседник говорит: «Погодите, у меня еще к вам вопрос». Чаще всего я просто выхожу из зума, но брать с меня пример не надо.

Если ваши собеседники знают, что вы гарантировано соблюдаете тайминг, то с большей готовностью предоставляют вам свое внимание.

Инструмент 3. План или процедура

Человеку тем легче включиться, чем яснее план действий. В этом случае ему проще быть полезным, показать себя с хорошей стороны и уже это хорошо стимулирует к тому, чтобы сконцентрироваться на обсуждении.

Этот план можно просто заранее анонсировать. У меня нет иллюзий, что, если выложить презентацию, ее кто-то внимательно изучит. Но план из нескольких пунктов, — что называется, необходимо и достаточно.

Когда зум повторяется, а это идеальная ситуация, то лучше проходить по одному и тому же плану. Его можно формализовать. Тогда участники получат возможность управлять процессом в рамках имеющихся правил.

Чем больше автономности предоставлено участникам, тем выше их заинтересованность, мотивация и удовлетворенность результатом. Об этом я писал в статье «Источники мотивации менеджера по продажам — парадоксы Теории самодетерминации».

Инструмент 4. Фасилитация

Фасилитация — прекрасный универсальный инструмент, но только, если руководитель фасилитирует не сам. Во-первых, передав эту роль кому-то из сотрудников, он дает порулить.

У нас, например, есть правило, по которому роль лидера круга нельзя совмещать с ролью фасилитатора. Хотя, на проектах РОПы чаще всего фасилитирует планерки сами.

Во-вторых, без фасилитации благие намерения, описанные в предыдущем инструменте, реализованы скорее всего не будут. Структура мгновенно будет размыта и внимание получит самый громкий, а не самый ценный.

Плюс, опытный фасилитатор всегда уложит обсуждение в тайминг, каким бы горячим оно ни было.

Инструмент 5. Раунды

Раунд — это когда всех спрашивают по очереди. Все равно, конечно, есть попытки высказать мнение на раунде вопросов или озвучить возражение, когда решение уже принято. Но, если процедуру не нарушать, то со временем появляется культура участия.

Сонастройка — это тоже раунд. У нас он называется раундом входа.

Инструмент 6. Лицо

Есть такие компании, в которых планерка без разноса всех присутствующих — не планерка. Все конечно внимательно слушают, но это внимание обманчиво. Оно направлено на то, чтобы не упустить момент, когда Акелла промахнется.

Так что в этом пункте я имею ввиду не камеру. Кстати, у нас, например, нет ни одной внутренней планерки, где участники обязаны ее включать.

В действительности, получить конструктивное внимание не сложно, если при этом человек сохраняет лицо. Как это сделать я описал в статье «7 секретов эффективной обратной связи в коммуникации с подчиненными — как завоевывать сердца».

Инструмент 7. Визуал

Если идти по списку, или по табличке, или по презентации, то участникам будет намного проще возвращать внимание, если отвлеклись.

Тот же эффект, если вести протокол.

Удаленка уже победила, просто это еще не так заметно.