Полыхающие зад…ачи, или Почему я постоянно занижаю дедлайны?!
В интернете бродит шутка: «Первый шаг любого проекта — это сильно недооценить его сложность и объем». Судя по тоннам лайков и комментариев под такими мемами, проблема распространенная и болезненная. Почему это происходит, даже если изначально все выглядит идеально? Давайте разбираться!
Психология заниженных сроков: почему это происходит?
Есть несколько ключевых причин, по которым сроки на проекты часто оказываются нереалистичными. Все они так или иначе связаны с человеческими факторами, такими как переоценка своих возможностей или страх разочаровать других.
1. Эффект ложной уверенности
Часто мы смотрим на задачу и думаем: «Да тут делов-то на пару часов!». А на практике даже привычные задачи могут содержать скрытые сложности. В итоге мы недооцениваем их объем и попадаем в ловушку ложной уверенности.
Как избежать:
• Ретроспективный анализ. Ведите записи о прошлых проектах: сколько времени потребовалось на аналогичные задачи, какие сложности возникли. Это поможет точнее оценивать сроки в будущем.
• Оценка рисков. Даже простые задачи могут содержать неожиданности. Всегда закладывайте дополнительное время на форс-мажоры.
• Обратное планирование. Начните с конечного этапа задачи и шаг за шагом оцените каждый этап. Это позволит учесть детали и снизить вероятность ошибки.
2. Страх разочаровать других или желание самоутвердиться
Мы часто боимся признать, что задача потребует больше времени, опасаясь разочаровать клиентов, коллег или руководство. В стремлении угодить мы даем оптимистичные оценки, которые в итоге оказываются нереалистичными. Или вы прослыли в своей компании Флешменом менеджмента и боитесь посрамить свой высокий статус.
Как избежать:
• Не давайте оценку сразу. Запрашивайте время на анализ задачи. Это позволит учесть все детали и дать более точный прогноз.
• Открытый диалог. Обсудите с заказчиком или руководством возможные риски и ограничения. Прозрачность помогает согласовать ожидания.
• Диапазон сроков. Вместо точной оценки, указывайте диапазон: «Это займет от 1 до 3 рабочих дней, в зависимости от сложности».
3. Иллюзия контроля
Иногда кажется, что все идет по плану: задачи расписаны, команда готова, риски учтены. Но на деле возникают проблемы, которые сложно предугадать. Это может быть болезнь сотрудника, внезапные изменения требований или скрытые технические сложности.
Как избежать:
• Регулярный мониторинг. Введите контрольные точки, чтобы отслеживать прогресс и выявлять проблемы на ранних этапах.
• Гибкость в планировании. Признайте, что невозможно предусмотреть все. Будьте готовы адаптироваться и корректировать план.
• Обсуждение рисков. Включите в планирование этап обсуждения потенциальных сложностей с командой.
Как минимизировать риск срыва сроков?
Даже самые опытные специалисты не застрахованы от ошибок. Однако есть несколько подходов, которые помогут минимизировать риски и сделать планирование более точным.
1. Буферное время⏳
Добавляйте дополнительное время для каждой задачи, особенно если работа связана с высоким уровнем неопределенности.
Как это сделать правильно:
• Определите реальный срок задачи и добавьте к нему 20-30% времени на непредвиденные ситуации.
• Используйте буфер строго для текущего проекта, не перераспределяйте его на другие задачи.
2. Четкая регламентация правок ✍🏼
Заранее обговорите с заказчиком этапы согласования, чтобы избежать бесконечных правок на финальных этапах.
Советы:
• Утвердите финальные требования и материалы перед началом работы.
• Ограничьте количество возможных правок на каждом этапе.
3. Постоянное обучение команды или самообучение 📖
Повторимся — проводите ретроспективы после завершения проектов! Выявляйте и исправляйте ошибки в планировании постфактум, чтобы избежать их повторения в будущем.
Таск-трекер «Мяудза» поможет вам не ошибиться при назначении дедлайнов. Просто ведите в нем свои задачи, используйте чек-листы, отслеживайте время, необходимое для выполнения и отмечайте моменты, которые вызвали трудности. При постоянном использовании нашего таск-трекера, вам будет проще вывести среднее арифметическое время выполнения абсолютно любой задачи. Очень удобно! Попробуйте и больше не ошибайтесь 😉
Скачивайте таск-трекер Мяудза и управляйте временем без суперспособностей!
Я фронтенд-разработчик в небольшой команде и 2 месяца назад я чуть не лишился работы. После двух лет в компании, сотен часов переработок и десятков исправленных багов меня собирались уволить. И они были правы.
Управлять проектами — как разжигать костер. Следить за небольшим пламенем легко, но стоит чуть потерять контроль, и можно довести дело до пожара. Так и с проектами: если вовремя не спохватиться, задач будет всё больше и придется постоянно «тушить огонь». В статье расскажем, как этого избежать и какие инструменты вам помогут.
Наша сегодняшняя героиня — молодая феминистка, только что закончившая ВУЗ по специальности филолог, решает устроиться воспитательницей в детский сад за 20 000 рублей в месяц. Как ей удалось попасть на работу в крупнейшие IT-компании и построить там карьеру, а потом всё бросить и уехать в другую страну — читай прямо сейчас!
Мы часто думаем, что достаточно просто составить список дел "день за днем", чтобы управлять своим временем. На практике все сложнее. Я помню, как вела крупный IT-проект, где нужно было ежедневно контролировать работу нескольких команд, общаться с заказчиком, готовить отчеты и параллельно писать аналитику. С виду все было записано в календаре, но по…
Когда мы слышим фразу «план проекта», в голове сразу возникает образ идеальной прямой линии, соединяющей нашу текущую позицию (точку А) и желаемый результат (точку Б). Но на практике всё гораздо сложнее. Мы сталкиваемся с неожиданными препятствиями, непредвиденными рисками и изменениями. В этой статье опишу, какой путь сможет выдержать все испытани…
Опять сдвиг сроков? Да сколько можно уже?
Прочитав эту статью, вы узнаете, какие подходы к тайм-менеджменту действительно работают, как внедрить их в повседневную жизнь и каким образом делегировать задачи помогает "разгрузить голову", освободить свой ресурс для важных целей - будь то масштабирование бизнеса, творчество, учеба или полноценный отдых.
Работа в найме – стабильность, зарплата, соцпакет. Фриланс или стартап – свобода, творчество, потенциальный рост дохода. Хочется и того, и другого… Но есть шанс провалиться по обоим фронтам, если не выстроить систему развития своего проекта, оставаясь на основной работе. Мы собрали ключевые принципы такой системы в нашей статье.
Никита Егоров, сооснователь и генеральный директор группы компаний «ЭКСПЕРТ ТУЛС»
Сорвали дедлайны, не выполнили поручения, сделали не так, как нужно… Порой кажется, что в команде работают одни лодыри и бездари. И только один руководитель делает всё правильно и в срок. На самом деле сотрудники могут быть вполне компетентными, а вот задачи — абстрактными и бессрочными. Даем советы, как исправить ситуацию и начать грамотно ставить…
Вы когда-нибудь испытывали это раздражающее ощущение, когда день только начался, а вы уже в роли пожарного, мечущегося между срочными задачами? Вы открываете глаза утром и тут же погружаетесь в хаос: уведомления, срочные письма, бесконечные чаты, неожиданные звонки. День проходит в режиме тушения пожаров, а вечером вы осознаете, что самое важное та…