Как вести десятки проектов и не сойти с ума

Управлять проектами — как разжигать костер. Следить за небольшим пламенем легко, но стоит чуть потерять контроль, и можно довести дело до пожара. Так и с проектами: если вовремя не спохватиться, задач будет всё больше и придется постоянно «тушить огонь». В статье расскажем, как этого избежать и какие инструменты вам помогут.

Деление проекта на части поможет определить промежуточные результаты и просчитать дедлайны. Американский Институт управления проектами предлагает пять этапов — можно взять эту методологию за основу.

Проект только затевается, и пока непонятно, сколько он будет стоить, какие ресурсы понадобятся. Посмотрим на примере. Руководитель устал от частых опозданий сотрудников и решил с этим бороться. Базово нужно определить показатели:

Планирование — это детальная проработка вводных данных, которые мы получили на этапе инициации. На их основе потом составляется ТЗ. Для этого нужно ответить на вопросы по проекту:

Так станет ясно, сколько денег выделять на проект, каких специалистов нужно задействовать, как строить график работ. После можно расписать задачи и распределить их в команде.

Цель проекта ставим по принципу SMART, то есть она должна быть конкретной, измеримой, достижимой, значимой для компании и ограниченной во времени.

Вернемся к геймификации и рассмотрим постановку цели в этом примере.

После составьте дорожную карту проекта, или Roadmap, укажите там ключевые задачи со сроками и ответственными сотрудниками.

Цель этапа планирования: описать и распределить задачи проекта.

Существуют две основные методологии ведения проекта: линейная или гибкая.

По линейной методологии задачи прописывают в ТЗ и выполняют по порядку. Если в процессе возникли изменения, ТЗ нужно переписывать. Линейная методология подойдет для несложных проектов с высокой степенью предсказуемости.

Пример. Стоит задача сделать корпоративный новогодний сайт с поздравлениями для команды. Вы уже выполняли такие проекты, поэтому знаете, что делать. Дизайнеры и верстальщики в команде есть, искать на стороне никого не нужно, значит, можно поэтапно прописать ТЗ и приступить к выполнению.

По гибкой методологии ТЗ прописывают в общих чертах: цель, задачи, желаемые результаты. Ход работ делится на циклы, которые называются итерациями. В начале каждой определяют задачи (они могут быть не связаны друг с другом), а в конце подводят итоги.

Если за итерацию какие-то задачи не выполняют, они переходят в следующий цикл. Так — до тех пор, пока всё не будет сделано. В процессе могут возникнуть доработки, которые тоже вносят в план работ.

Гибкую методологию используют для проектов с высокой степенью неопределенности. Например, когда нужно разработать программу для учета рабочего времени, но вы с этим еще не сталкивались и не знаете, какие задачи придется решать. Гибкая методология не привязана к ТЗ — можно вносить возникающие задачи в план на следующую итерацию.

Цель этапа выполнения проекта: воплотить в жизнь поставленные задачи.

Мониторинг — это отслеживание показателей проекта. В отличие от контроля, он не подразумевает активного вмешательства в процесс.

Возьмем пример, когда дизайнер готовит презентацию товаров компании.

Контроль легко перерастает в микроменеджмент — когда руководитель пытается вмешиваться в мельчайшие задачи подчиненных. Как правило, это тормозит процесс и нервирует сотрудников. Поэтому достаточно просто мониторить процессы.

Регулярно следите:

Для этого нужно проводить регулярные встречи с участниками проекта. Например, каждое утро устраивать короткие планерки с планами на день, а каждую пятницу — встречу с разбором результатов. После значимого этапа работ устраивайте собрание с ЛПР, чтобы поделиться успехами.

Цель этапа мониторинга: проверить, всё ли идет так, как надо.

После завершения проекта проведите встречу-ретроспективу. В отличие от планерки, на ней обсуждают не результаты и финансовые показатели, а впечатления участников о проделанной работе.

Каждый участник команды делится:

Проанализируйте, с какими трудностями столкнулась команда и как этого избежать в дальнейшем. По итогам полезно написать кейс, опубликовать его в блоге компании или выступить с ним на конференции.

Цель этапа завершения: сделать выводы по проекту для использования в дальнейшей работе.

Когда большой проект разделен на части, становится понятно, что и в какие сроки делать. Появляются конкретные задачи, и, чтобы их распределить, алгоритм такой:

Помимо распределения профессиональных задач, можно делегировать команде рутинную работу и аналитику. Это освободит время для стратегического планирования или задач повышенной сложности, которые кроме вас не выполнит никто.

Расскажем о распространенных ошибках, которые поджидают на всех этапах проекта.

В проджект-менеджменте самое сложное — держать в голове статусы задач, напоминать о них сотрудникам и отвечать на вопросы. С помощью цифровых инструментов можно хранить информацию о проекте в одном месте и мониторить процессы. Так и руководителю проекта будет спокойнее — не придется постоянно дергать сотрудников, — и работникам сподручнее, потому что никто не будет стоять у них над душой. Можно даже настроить автоматические пуши — напоминать коллегам о дедлайнах и встречах, чтобы никто ничего не пропустил.

Расскажем подробнее о цифровых инструментах, которые делают управление проектами проще.

Таск-менеджеры. Это программы, с помощью которых можно поставить задачу, назначить ответственных и отслеживать ее ход. Также в таск-менеджерах бывают и дополнительные функции, например в ПланФиксе можно ставить уведомления на задачи или формировать отчеты по проектам.

Тайм-трекеры. Позволяют отслеживать время сотрудников за компьютером. Это нужно не только для контроля, но и для оптимизации работы. Например, можно увидеть, сколько часов заняла задача, и в дальнейшем закладывать именно такие сроки на похожие действия.

Системы для конференц-связи. Пригодятся, если у вас удаленная или смешанная команда. Можно созваниваться и через привычные мессенджеры, но в системах для конференц-связи есть удобные для работы функции, например там можно поделиться экраном или поставить созвон на запись.

Мессенджеры. Лучше использовать для работы отдельный мессенджер, так сотрудники не будут отвлекаться на нерабочие чаты. Также некоторые можно интегрировать с таск-менеджером или календарем.

Сервисы для создания базы знаний. Необходимы для проекта документы можно сохранить в отдельной папке на гугл-диске или воспользоваться специальным сервисом. Сюда же можно подгружать резюме созвонов, аналитику, итоги по каждому этапу.

Сервисы для создания интеллект-карт. С помощью интеллект-карт можно визуализировать этапы проекта, развить идеи брейншторма, составить план презентации для ЛПР.