Как мы автоматизировали рекрутинг: HR начал быстро находить крутых специалистов

Крутые специалисты — главный ресурс компании. Но какой ценой они достаются (особенно если в штате не менее сотни сотрудников)? Когда мы столкнулись с проблемой кадров и не нашли на рынке подходящих решений, разработали собственный подход к автоматизации рекрутинга. Теперь наш HR быстрее находит крутых кандидатов.

Поначалу мы тратили много времени и впустую сливали деньги на работу с «не теми специалистами». Не сразу поняли, что рекрутинг критически важен для развития бизнеса. Хороший сотрудник знает свою работу. Он не создает видимость бурной деятельности, а реально решает задачи. Просто берется за дело и доводит его до конца.

Если нанимать посредственных специалистов, посредственными становятся результат работы и компания в целом. Бизнес теряет огромный потенциал.

Да, искать крутых спецов сложно, особенно последние 2 года. На это наш HR убивал львиную долю своего рабочего времени. Поэтому мы автоматизировали процесс.

Перед рекрутером встает много операционных задач. Они повторяются при найме любого кандидата на любую позицию:

• Размещение объявлений с вакансией.

• Переписка с каждым кандидатом.

• Назначение интервью.
• Ведение базы резюме и т.д.

Хуже всего то, что большое влияние на результат оказывает «человеческий фактор». Примеров много: рекрутер что-то забыл, не занес данные в базу, не позвонил вовремя соискателю, отправил письмо не на ту почту и т.д. Мы ищем сотрудника, как старатель золото на рудниках, а когда находим, можем по глупости его потерять. Это недопустимо.

В интернете есть много сервисов, которые автоматизируют работу HR-отдела. Для себя мы увидели в них несколько минусов:

• Расфокусировка внимания. Всю работу мы ведем в CRM (у нас это Jira). Если добавить еще какой-то сервис, придется переносить из него данные. Это потеря времени и риск допустить ошибки.
• Абонентская плата. Рекрутинг для нас всегда актуален. В долгосрочной перспективе даже самый дешевый сервис обходится дороже разработки самой дорогой автоматизации под собственные задачи.
  
• Нет подходящих метрик эффективности. Невозможно понять, рекрутер без толку просиживает штаны или ничего не успевает потому, что действительно занят работой.
  

Все способы автоматизации в нашем бизнесе очень простые. При помощи Zapier мы объединяем в единую экосистему сервисы, которыми пользуемся ежедневно:

• CRM.

• Google Документы, Таблицы, Формы.

• Почтовый сервис.
• Рабочий чат.

У такой автоматизации нет собственного интерфейса. Сотрудники продолжают работать в привычных программах. При этом информация хранится в единой базе и ничего не теряется. В зависимости от прописанного процесса автоматически запускается нужное действие:

• сбор анкет соискателей;
• отправка шаблонных писем;
  

• ответы на однотипные вопросы;

• прохождение тестов;
• назначение интервью и т.д.

Проекты мы ведем в Jira, поэтому каждое действие отражается на канбан-досках. Но с тем же успехом мы могли реализовать этот процесс на Trello, Bitrix, любой другой CRM или просто в Google Документах. Считаем, здесь главное не инструменты, а подход к делу.

Мы видим, как HR-сотрудники различных компаний проводят всех соискателей от начала до конца по одному и тому же сценарию. Рекрутер собеседует каждого кандидата. Он задает уйму вопросов, которые часто никак не помогают в подборе кадров — не профилируют человека. В какой-то момент HR устает (или подходят дедлайны). На работу берут посредственного сотрудника (лучшего из худших), мучаются с ним, а через 2-3 месяца увольняют и тратят время на поиски нового человека.

Для себя мы разработали HR-воронку. Каждый этап отсеивает людей, которые нам не подходят. Из десятков откликов до собеседования доходят единицы. Рекрутер не тратит время впустую — из лучших кандидатов отбирает самых крутых.

Наша система автоматизации работает с любой площадкой вакансий. Условие лишь одно — при отклике кандидата на почту присылают уведомление. Такое письмо отправляют все ресурсы из тех, что мы знаем. Поэтому мы не ограничиваемся поиском сотрудников на HeadHunter. Собираем отклики со всех сайтов вакансий, где могут оказаться интересные нам люди. Шире воронка на входе — лучше результат на выходе.

Когда приходится искать людей вне сайтов вакансий, отправляем им ссылку на гугл форму. Человек заполняет анкету и попадает в нашу HR-воронку.

Как только на почту приходит письмо с сайта вакансий или из HR-формы, в CRM автоматически появляется карточка задачи. При этом кандидату на почту уходит письмо с приветствием и предложением пройти тест.

Соискатель проходит тестирование, и в карточке Jira появляется уведомление с ответами. Если результат нас устраивает, в один клик отправляем письмо и продвигаем человека на следующих этап воронки. Если кандидат нас не устраивает, жмем «отказ» и ему приходит другое письмо. Нет жалоб формата «они мне даже не ответили», которые часто негативно влияют на бренд.

Мы не пытаемся прогнозировать долгосрочную отдачу от будущего сотрудника. Считаем, это невозможно и бесполезно. А отсеять кандидатов, которые нам не подходят в моменте, можно при помощи простых HR-тестов.

После отклика на вакансию кандидату автоматически приходит ссылка на тест. В зависимости от результата мы в два клика отправляем шаблонный ответ. Раньше использовали 3 опросника профилирования личности. Потом заметили, что третий тест никак нам не помогает и оставили два.

Тестирование — это простой способ экономии времени. Если сейчас у вас HR-менеджер собеседует соискателей по скрипту, звонки легко заменить опросником. Заполнить форму и рассказать о себе может каждый. Рекрутер не тратит свое время на типовые рутинные задачи. Он быстро обрабатывает готовую информацию о кандидатах и занимается действительно важными делами.

Если соискатель не готов уделить 30-60 минут тестированию, значит, он не заинтересован в трудоустройстве. Считаем, HR-специалист или руководитель не должны тратить время на таких кандидатов.

Когда соискатель успешно прошел тестирование, он попадает на интервью. В CRM автоматически создается соответствующая задача. Предварительно приходит напоминание со ссылкой на онлайн-конференцию.

Мы проводим собеседование в два этапа. Сначала с кандидатом общается руководитель компании. Второй этап — интервью с техническим специалистом на пригодность к профессии.

Каждый этап прохождения кандидатом HR-воронки отображается в Jira — все происходит быстро и наглядно. Исключена потеря ценных кадров по невнимательности.

Сейчас подобные хитрости вскрываются на этапе тестирования. HR-воронка значительно сужается уже после этого этапа. Не нужно проводить бесполезные собеседования.

Сейчас по каждому этапу HR-воронки у нас есть отчет: количество откликов, пройденных тестов, назначенных собеседований и т.д. Если за неделю поступило лишь 5 заявок, а сотрудник говорит, что ничего не успевает — это как минимум странно.

Сейчас подобные ошибки исключены. Вся информация сразу попадает в CRM-систему, в которой мы работаем каждый день. Это помогает оптимизировать рабочие процессы, время сотрудников и не сливать бюджеты впустую.

В марте 2020 года команда HeadHunter опубликовала исследование, касающееся автоматизации рекрутмента в российских компаниях. Оказывается, что найм сотрудников пока автоматизирует только треть опрошенных руководителей. При этом средние по численности предприятия менее технологичны.

Когда HR-специалистов спросили, как автоматизация влияет на эффективность подбора кадров, они отметили положительный результат:

• 42% — сказали, что появилось время на выполнение новых задач.
• 28% — смогли понять, куда тратятся их бюджеты.
  

• 26% — отметили, что срок найма становится быстрее, чем у конкурентов.

Мы можем что угодно думать о новых инструментах развития бизнеса, но с цифрами не поспоришь. Автоматизация — это наше будущее. Вы можете внедрить ее прямо сейчас — начать экономить время и деньги. А можете продолжить работать по-старому — упускать ценных сотрудников и тратить впустую ресурсы компании. Решение только за вами.