Совещания, на которые захочет прийти ваша команда

Не секрет, что в большинстве своем совещания - очень скучная вещь, а бесконечные онлайн встречи тем более. Когда их количество переваливает за 5 в день, вовлеченность участников сильно падает, и многие отсиживают там время, потому что находятся в списке обязательных участников.

Доктор Стивен Родельбег - профессор Университета Северной Каролины, эксперт по вовлекающим совещанием и автор книги The Surprising Science of Meetings: How You Can Lead Your Team to Peak Performance делится рецептом эффективных совещаний.

👉- Установите состав участников

1. Держите количество участников небольшим. Сообщите своим людям, что встреча состоится, заранее расскажите о целях встречи, оставьте место для их вклада и держите их в курсе событий после встречи.

2. Совершенствуйте свою повестку дня. Просто иметь повестку дня недостаточно. Актуальность и важность того, что на ней написано, и то, как вы способствуете обсуждению пунктов повестки дня — вот что имеет значение. Подготовьте почву для включения и эффективности, заранее попросив участников внести свой вклад в повестку дня. Вы также можете организовать свою повестку дня с помощью набора вопросов, на которые нужно ответить, вместо списка тем, которые необходимо охватить. Это может помочь вам уточнить, кого пригласить и как долго должна длиться встреча. Кроме того, если вы не можете придумать вопросы, вам, вероятно, не нужна встреча.

3. Добавьте давление. Встречи более эффективны, когда они более напряженные. Поэтому не стесняйтесь делать встречи 20, 25 или 45 минут. Другая идея состоит в том, чтобы постоянные собрания начинались в «нечетное» время, например, через 8 минут после начала рабочего дня. Это естественным образом сокращает встречи и помогает людям приходить вовремя, потому что они с большей вероятностью помнят странное время начала. При этом вы дарите своей команде величайший подарок из всех: время.

4. Используйте видео. Просьба к посетителям включить видео увеличивает вовлеченность. Еще одно решение — побудить вашу команду отключить режим самоанализа (не смотреть свое окно с видео), поскольку исследования показывают, что смотреть на самих себя утомительно.

👉- Вдохновляйте на сильные выступления

1. Установить настроение. Ваше настроение, как лидера встречи, имеет значение. Однако вам не нужно быть искусственно позитивным. Даже в трудных ситуациях вы можете искренне проявлять энергию, признательность и благодарность.

2. Активно способствуйте успеху встречи. Примите роль фасилитатора. Вовлекайте участников в беседу.

3. Поддерживайте интерес. Разнообразие способов проведения совещаний повышает вовлеченность, креативность и решение проблем. Один из методов заключается в использовании тишины. Например, сеансы молчаливого мозгового штурма (brain writing) генерируют более чем в 2 раза больше идей.

👉- Закрепите успех

1. Держите слово и заканчивайте встречи вовремя.

2. Наметьте путь вперед. Совещания должны иметь определенный период окончания. За несколько минут до конца сделайте заметки, разъясняющие основные выводы. Для каждого вывода укажите непосредственно ответственное лицо. Цель заметки состоит не в том, чтобы зафиксировать ход встречи, а в том, чтобы предоставить краткий обзор ключевых моментов и действий в формате, доступном для всех, даже для тех, кто не является участником.

🎯Бонусный совет:

Лучший способ сделать собрания лучше — спросить участников, как у них дела. Время от времени отправляйте краткий опрос, чтобы спросить, что идет хорошо, что можно улучшить, и какие есть идеи, как этого добиться. Сообщите участникам, что вы стремитесь учиться, размышлять и пробовать новое.

#совещания #hr