Welcome to the real world! Или как мы провели практику для будущих проджект-менеджеров

Привет! На связи Андрей Кучугурин, тимлид РМ в компании iD EAST.

Навыки эффективного управления — это то, что важно для менеджера в компании любого уровня. Это отражается и на качестве выпускаемых продуктов в IT или digital, и на том, как быстро решения появляются на рынке, и в какой бюджет обходятся собственникам бизнеса.

Недавно iD EAST и Нетология провели учебную практику по управлению проектами для студентов, а мне посчастливилось возглавить это мероприятие. В новой статье не только расскажу, как прошла практика, но и постараюсь дать полезные рекомендации для всех, кто интересуется профессией проджект-менеджера и стремится к развитию в ней.

1. C чего начиналась практика для PM
2. Практика: время разбираться с реальными кейсами
   
3. Работа над ошибками: что пошло не так?
   
4. Обратная связь от студентов
   
5. Что эта практика дала нашей команде?
   
6. Полезные рекомендации для тех, кто дочитал
   
7. Конкурс для комментаторов VC
   

iD EAST получила приглашение провести учебную техническую практику для студентов совместной онлайн-магистратуры Нетологии и РАНХиГС «Управление проектами в IT и digital».

В нашей компании позитивно относятся к участию в студенческих практиках. Менеджер по маркетингу Наира Давудян именно так попала в iD EAST. Об этом она упоминала в недавней статье. В общем, мы с удовольствием приняли приглашение Нетологии и приступили к организации практики.

Цель студентов Нетологии — получить опыт по управлению проектами. За время практики студент проводит анализ проекта и предлагает методы по его улучшению.

Перед нашей командой стояла задача: дать максимум полезного опыта группе из 16 человек с учетом всего двух встреч и общего срока практики (1 неделя). Студенты должны были решить реальные кейсы от iD EAST, а мы — проверить логику решений и сформировать обратную связь для каждого студента.

Для участников практики это возможность проверить свои силы в условиях, близких к реальной работе, в которой нужно быстро принимать решения и учитывать ограничения.

Итак, составили процесс прохождения практики. Он включал следующие компоненты:

1) Общий тайминг

Поскольку на практику была всего неделя, мы разбили её на две встречи в Zoom. Сделали вводно-ознакомительную встречу и заключительную с подведением итогов. Определили удобное время и поставили встречи в календарь.

2) Кейсы

Подготовили кейсы с разными входными условиями — и не простые, и не запредельно сложные. Так новички применят больше инструментария из изученного, а ребята с опытом проявят творческий подход и дадут, возможно, более изящное решение, чем команда реализовала на данный момент.

При выборе кейсов учитывалась учебная программа студентов. Кейс состоял из описания клиента, проекта, задачи и проблематики.

3) Материалы

Вместе с коллегами оформили презентацию с кейсами (мы — опытное агентство, так что всё должно быть по красоте). Постарались преподнести информацию доступно и с юмором.

Для сбора ответов были подготовлены простые формы обратной связи. Студенты должны были предоставить свои решения, заполнив их. В отдельной папке разместили презентацию о компании, слайды с проектами и файл с онбордингом. Всё, чтобы студенты быстрее погрузились в процесс.

4) Коммуникация

Создали чат в Telegram, чтобы студентам было удобно писать вопросы. Продублировали в него организационные моменты: дни и время звонков, ссылки на материалы.

На первом звонке мы представили участникам нашу компанию. Провели онбординг в наш офис, уточнили уровень подготовки ребят и подробнее рассказали о кейсах и ключевых ролях взаимодействия на проектах. Рассказали, что требуется сделать по итогам практики. Было сложно не разболтать решения на этапе вопросов от студентов.

Всю неделю атмосфера в нашем чате была огненной — студенты активно делились друг с другом гипотезами и вариантами решений кейсов.

В заключительный день практики наша команда подвела итоги обучения и оценила работу каждого. Кстати, я не упомянул, но мы дополнительно протестировали ребят в начале практики. Попросили их написать о себе короткое резюме и указать возраст, опыт в «разработке» или управлении чем-либо.

Можно было также привести примеры проектов личного развития, так что ответы были от «рождения дочки» до «внедрения системы электронных билетов на междугородние автобусы в Сибирском регионе и Алтайском крае».

Обратную связь в рамках обучения мы дали уже по логике решения кейсов на основе собственных «правильных» ответов. Для этого заранее проанализировали работы и поделились выводами со студентами на звонке. Обсуждение кейсов и анализ допущенных ошибок я сопровождал советами, как PM строить работу с клиентами, чтобы релизы выходили в срок.

Любопытно, что при анализе ответов мы обнаружили, как в голове проджектов появляется один предрассудок, который потом сложно искоренить. У некоторых ребят сложилось ощущение, что клиенты хорошо разбираются в разработке, понимают всё про IT.

Из-за этого ожидания неопытные проджект-менеджеры воспринимают клиента, как равного по экспертизе, и исходят из этого, когда выстраивают тактику изменения производственных процессов. А это не всегда так. Часто наша задача, как исполнителя и разработчика, донести до клиента простым языком правильное и эффективное решение задачи.

Ошибочно сводить все к критике клиента и его действий, а особенно учить клиента, как ему вести бизнес. Постарался донести до студентов этот момент, чтобы они учли его в работе и не портили отношения с заказчиками.

В целом, мы не ждали от будущих PM сразу простых и понятных решений. Большинство в своей работе решило написать, что такое гибкая методология, и зачем она нужна на производстве.

Много времени ушло, чтобы понять, как человек мыслит, и интересно ли ему заниматься «управлением». Ведь будем откровенными, что часть студентов выбрала такое обучение, потому что хочет в «ИТ» по причинам, не связанным с внутренним стремлением к самореализации или предрасположенности к менеджменту. Были студенты, которым я порекомендовал попробовать себя в другой IT-профессии, увидев, что их потенциал лучше раскроется в другом направлении.

В целом мы с коллегами были приятно удивлены, когда увидели, что, как минимум, четверть студентов реально пыталась разобраться в проектах, искала информацию и даже импровизировала с оформлением ответов. Всех отметили.

Тех, кто справился с кейсом успешнее других, и предоставил близкое к «верному» решение, мы с коллегами решили поощрить подарками. Мелочь, а приятно! Смотрите, сколько эмоций это вызвало:

Учитывайте, что во время даже идеальной практики что-то может пойти не так. И, если задуматься, это помогает получить ценный опыт. Мы анализируем причины возникших проблем и делаем выводы на будущее. О чем мы будем помнить в следующий раз:

• Важно выбрать единую форму для выполнения задания

Мы не сделали достаточный акцент на том, что надо заполнить гугл форму и предоставить свое решение в ней. У ребят осталось впечатление, что они могут к этому подойти на свое усмотрение. Как следствие, кто-то прислал решение в Figma, кто-то в Google Docs и т.д. Из-за этого мы с коллегами потратили больше времени на анализ ответов и не сразу смогли свести всё в общий документ с фидбэками.

• Студенты могут с опозданием прислать работы

Конечно же, вопросы по кейсам посыпались в последние дни практики. Часть студентов прислала их за день до сдачи решений. У многих участников практики параллельно возникли срочные дела по работе и учебе, а некоторые из них недостаточно серьезно отнеслись к заданию. Пришлось выделить на опоздавших дополнительное время…

• Не все студенты могут правильно понять задание

Мы не показали студентам пример решения кейса, чтобы они поняли, как лучше подойти к задаче. Одна девушка провела бизнес-анализ клиента по кейсу. Несколько человек скопировали теорию из программы обучения по теме гибких методологий. Что ж, здорово. Мы тоже освежили теорию в памяти.

А один студент удивил всех отчетом на 10 страницах. Ни слова про решение, а в конце — список используемой литературы…

А что думают о практике в iD EAST студенты? На что они обратили внимание?

Не оставили нас без отзыва и сотрудники Нетологии:

Учебная практика со студентами Нетологии стала ценным и интересным опытом для меня и нашей компании, поэтому мы не против повторить обучение в подобном формате. Сделаем выводы и продолжим с новыми силами. Зачем это нужно?

1. На практике мы встречаем потенциальных сотрудников. Мы по достоинству оценили уровень подготовки студентов. Не исключено, что они будут приглашены работать в нашу команду. Тем более, позитивный опыт в этом уже есть.

2. Проведение учебной практики позволяет взглянуть на проекты с другой стороны. Мнение студентов может быть ценным и привнести свежие идеи и новый подход к работе.

3. Участие в практиках влияет на прокачку бренда. Студенты, прошедшие практику, уже знают команду и могут рекомендовать ее друзьям или руководству компаний, в которых они работают. Это отличный способ распространения бренда и создания положительного впечатления о нем на рынке. И, конечно, новые подписчики в TG-канале.

4. Участие в учебных практиках показывает неожиданные точки роста.

   Общение с амбициозными студентами заставляет ещё раз обратить внимание на процессы, методы управления проектами и изменения в них. Возможно, задуматься об обновлении изживших себя практик. И, конечно, приятно посмотреть на привычную работу свежим взглядом. И команда iD EAST, и я лично будем рады продолжить сотрудничество с Нетологией.

• Книги, которые развивают качества, важные для PM

Мой подход не совсем классический. На личном опыте скажу, что чистая теория не работает никогда. Сколько бы вы не читали о разных системах, фреймворках или навыках «высокоэффективных людей», это относительно. Реальность отличается от академических знаний.

Предложенный мной список книг будет, скорее, направлен на развитие внутренней осознанности, чем технические аспекты. Это то, что помогает в развитии навыка управлении собой и управлении проектами.

📔 «Цель», Э. Голдратт

Книга о том, как директор завода пытается спасти бизнес от вынужденной продажи. Автор показывает, как перестроить любой процесс, исходя из целей и оптимальных затрат ресурсов. А также пишет, что процесс развития — это бесконечный цикл. Эта книга о том, что безвыходных ситуаций не бывает. Возможности для роста есть всегда и зависят от желания или потребности.

📕 «Поток», М. Чиксентмихайи

Книга рассказывает об искусстве потоковой деятельности. Всегда ли деньги — главная мотивация? Как получать удовольствие от того, что делаешь? Эта книга показала мне, что нет плохих задач и хороших, а главное — неинтересных. Интерес и цель можно создать и превратить любую работу в творчество.

📗«Антихрупкость», Н. Талеб

В книге говорится о скрытой асимметрии в повседневной жизни. Автор показывает, на что можно опираться, а на что — точно не стоит. Какие закономерности влияют на ситуации, а какие можно не учитывать при планировании. Чьим словам и действиям точно стоит доверять.

Меня эта книга научила действовать! Действие создает опыт и ответственность. После прочтения я научился легче принимать решения и отсеивать то, что лежит за пределами нужной цели. На мой взгляд, без данной книги к проектам вообще лучше не приступать.

• Какие навыки указывать в резюме PM, чтобы его заметили HR?

Знаниями про гибкие методологии или проактивностью, заявленной в резюме, уже никого не удивить. Но как выделиться из сотен соискателей и заинтересовать работодателя? Как напроситься в «компанию мечты»?

Существуют два основных подхода к составлению резюме. Первый — заточить описание в резюме под конкретную компанию, второй — сделать его универсальным для рынка. Разница между этими типами резюме принципиальная. Рекомендую вам сначала подготовить общее резюме по позиции PM, а потом адаптировать под привлекшую ваше внимание компанию.

Рынок пестрит неопытными специалистами, и многие из них в резюме подробно указывают то, чему их обучали в IT-институте. Не стоит акцентироваться на этом аспекте. Что же тогда писать?

Глобально задача проджект-менеджера заключается в том, чтобы «собрать и доставить груз из точки А в точку Б, в оговоренное время, несмотря ни на что». Так что лучше выделять навыки, которые этому способствуют на практике.

О том, какие это навыки, и как выгоднее представить их в резюме, я подробно писал в своей статье для проджект-менеджеров. Изучите мои рекомендации и отредактируйте его.

Хотите почувствовать себя в роли проджект-менеджера (РМ) на реальном проекте? Тогда этот конкурс для вас!

Условия простые. Читаете, применяете логику и личный опыт и описываете, как бы вы привели проект к нужному решению! Итак, поехали!

Проект: мобильное приложение для автодилера.

Вы — РМ команды подрядчика по разработке мобильного приложения. На проекте сложилась следующая ситуация:

• «Медленный» бекэнд (работы на стороне клиента) в сочетании с быстрым «фронтом» на стороне подрядчика. Сложилось отставание в план-графике примерно месяц-полтора.
• Используется каскадная модель процесса разработки, по ней требуется релиз раз в два месяца.
• PM клиента отстаивает интересы бэкенда (работы ведутся на стороне клиента).
• Форма взаимодействия с клиентом — Time & Material.
  

Ваша задача: описать, как можно изменить процесс производства и обеспечить релизность раз в месяц. Тезисно представьте ход сценария, как перестроить проект и решить кейс. Заполните нашу гугл форму и поделитесь решением в ней: https://forms.gle/Uht6nYXGEg2jFRJH6

Дедлайн: заявки принимаются до 8 сентября. Мы с коллегами изучим решения и 13 сентября в нашем TG-канале iD EAST подведем итоги конкурса и озвучим имена победителей. Они получат приятные сувениры от компании.

Хотите предложить сотрудничество или совместные проекты? Напишите нам на [email protected]