Как мы сделали базу знаний HR-отдела и не пожалели: даем инструкцию по сборке

Расскажем как в HR-отделе мы создали и развиваем базу знаний на собственной платформе. Раньше нашa HRD много работала в зарубежных системах Notion и Confluence, поэтому ей есть с чем сравнить. Делимся как внедряли управление знаниями и какие фичи сервиса Teamly нам особенно пригодились.

Привет, на связи Лиза Соловьева, HR-директор компании TEAMLY. Расскажу на что обратили внимание при внедрении, пристегнитесь и поехали :)

Что делали: HR-отдел работает по нескольким направлениям: нанимает сотрудников, развивает HR-бренд, выстраивает внутренние коммуникации, проводит онбординг новичков. Для всего этого нужно огромное количество информации и документов. Причем материалы различаются по назначению: некоторые должны быть доступны всему коллективу, а другими пользуются только менеджеры HR-отдела кадровики или руководство.

➡ Разработку базы знаний начали с построения структуры и систематизации информации.

➡ Собрали документы, которые раньше хранились в общих ресурсах, в личке у сотрудников или пересылались в мессенджерах.

➡Затем сгруппировали материалы по темам и наметили примерную структуру будущей базы.

➡Следующий шаг: создали папки и загрузили в них документы. Так получился первый каталог статей, в котором было удобно выбирать материалы благодаря точному поиску.

Это было только начало — самое интересное ждало нас впереди.

Какие фичи использовали: древовидную структуру платформы, файловое хранилище.

Что делали: Поняли, что недостает некоторых документов: нужно составить регламенты, инструкции, скрипты собеседований, шаблоны вакансий. Наполнять базу лучше коллективно — это ускоряет процесс и дает сотрудникам чувство причастности к результату.

Столкнулись с тем, что не все в команде HR-отдела хорошо понимали функционал платформы. Решили вопрос легко: интерфейс понятный, поэтому хватило один раз показать на личном примере, как все работает, и дело пошло. Отдельные функции ребята потом осваивали самостоятельно, но это уже не вызывало затруднений.

Работа со статьями напоминает привычные Google Docs: редактировать документ могут одновременно несколько пользователей, есть функция комментариев. В текст можно добавлять ссылки на другие материалы базы — связанные по смыслу документы открываются в один клик, и ничего не нужно искать через навигатор. Обсуждать работу над статьей можно во внутреннем чате. Эта функция гарантирует, что важные мысли, идеи или замечания не затеряются в общих мессенджерах.

Какие фичи использовали: одновременное редактирование, чат внутри статьи, комментирование фрагментов текста, ссылки на статьи и папки.

Что делали: Доступ к статьям нужно разделить, чтобы каждый сотрудник видел материалы, актуальные именно для него. В общем разделе должны находиться, например, карта офиса, правила трудового распорядка и должностные инструкции. HR-отдел часто работает с внутренними статьями и конфиденциальными документами, которые нужно защитить специальными настройками.

Поделили базу знаний на персональные рабочие пространства для департаментов, проектов и отдельных специалистов. Информацию, которой пользуются все, разместили в общем доступе с помощью закрепленных ссылок. Для HR-отдела и HR-директора выделили собственные пространства.

В личном рабочем пространстве я храню статьи, которые находятся на согласовании и пока их нельзя публичить — такая удобная функция «черновика». При необходимости могу открыть доступ к этим документам для некоторых сотрудников или руководству, если нужно показать документы или статьи оптом.

Материалы для общего пространства оформляем ярко и красиво — визуальный редактор платформы это позволяет. Информация бывает скучной или сложной для восприятия. Чтобы читатель не заснул на втором абзаце, добавляем иллюстрации и видео, вставляем диаграммы и таблицы, меняем шрифты и цвет текста.

Какие фичи использовали: гибкие настройки доступа, виджеты, вставка Google Sheets, интеграция с сервисом диаграмм, детализированная типографика.

Что делаем: Работа HR-специалиста не заканчивается, когда кандидат подписал договор и вышел на работу. Онбординг и адаптация новичков также входят в зону ответственности нашего департамента. При этом для кадровика такие процессы — это рутина, которую можно и нужно автоматизировать.

Знакомство с базой знаний начинается еще до оформления сотрудника в штат. Доступ к некоторым материалам открываем внешним пользователям: например, перед собеседованием сбрасываем кандидатам ссылку на статью с разными маршрутами до офиса.

В базе знаний есть блок обучения и тестирования, который сильно упрощает жизнь HR-отделу и помогает новичкам быстрее влиться в команду. Здесь пишем welcome-статьи, составляем обучающие курсы и тесты.

Чтобы объективно оценить, насколько хорошо человек усвоил вводную информацию, пользуемся статистикой. Она показывает, какое количество сотрудников прочитали материалы и прошли тест. Если отдельные вопросы часто вызывают затруднения, дорабатываем обучающие курсы по нужным темам.

Какие фичи используем: создание курсов на основе материалов базы знаний, модули тестов и опросов, статистика обучения, ссылки для внешних пользователей.

Что делаем: Организационные вопросы отнимают много времени в первые дни работы. Новички выясняют: кто за что ответственный, где можно пообедать, к кому обращаться, если что-то сломалось. Чем быстрее человек освоится, тем раньше полноценно включится в проекты. В дальнейшем сотрудник должен быть в курсе корпоративной жизни, чтобы не просто отбывать рабочее время, а стать частью коллектива.

HR-отдел написал статьи, где собрали организационную информацию для начинающих работников. Прочитав подборку материалов, новички сэкономят свое время и не станут в тысячный раз задавать коллегам одинаковые вопросы.

Вне офиса сотрудники пользуются базой знаний в мобильном приложении. Это удобно: можно читать статьи, пока едешь в транспорте, а еще оперативно отслеживать уведомления или обновление документов.

Какие фичи используем: списки на чтение, умная лента статей, мобильное приложение.

Когда вы решаете создать базу знаний для отдела или компании, сразу возникает вопрос — что туда загрузить? Статьи должны нести важную информацию и действительно помогать в работе, а не просто пополнять файловое хранилище. Конечно, в каждом бизнесе есть особенности, но по опыту управления знаниями могу назвать документы, которые обязательно пригодятся.

Полезные статьи для корпоративной базы знаний:

Полезные статьи для базы знаний HR-отдела:

Подводя итог, скажу: наш HR-отдел убедился, что база знаний — это мастхэв для эффективной работы. Она помогает экономить время: один раз тратим усилия и пишем качественный материал, а потом долго пользуемся. С рутинными процессами тоже стало проще: отладили и ускорили размещение вакансий, проведение собеседований и ввод сотрудников в должность.