В чёрном-чёрном проекте была одна маленькая правка. Страшилки проектного менеджера 🎃
Хеллоуин можно не праздновать. Если вы управляете проектами, вам и без него регулярно обеспечивают порцию ужасов. Иногда даже с доставкой в пятницу вечером.
В чёрном-чёрном городе, в чёрном-чёрном офисе, чёрной-чёрной ночью руководитель проекта наконец отправил заказчику финальную версию.
Согласованную. Проверенную. Исправленную в восемнадцатый раз.
Он закрыл ноутбук, налил себе чай и впервые за неделю подумал, что жизнь, возможно, не так уж плоха.
И тут раздалось тихое уведомление.
Дзынь!
«Коллеги, добрый вечер! Всё прекрасно, спасибо огромное! У нас буквально одна маленькая правка…»
И где-то вдалеке жалобно заплакал календарный план.
Я вообще считаю, что Хеллоуин придумали люди, которые никогда не управляли проектами.
Иначе зачем все эти искусственные ужасы? Паутина, привидения, скелеты в шкафу?
У любого опытного руководителя проекта в шкафу такой набор скелетов, что хватит на несколько сезонов хорошего хоррора.
Причём некоторые из них до сих пор числятся в статусе «На согласовании».
Призрак маленькой правки
Мой любимый персонаж.
Он появляется исключительно после того, как все участники проекта торжественно объявили: «Всё согласовано!»
Сначала просят поменять два слайда местами.
Потом добавить небольшой раздел.
Потом оказывается, что раздел нужен не небольшой, а страниц на тридцать.
Потом выясняется, что целевая аудитория изменилась, концепция больше не отражает стратегические приоритеты, а генеральный директор вообще представлял результат немного иначе.
«Но сроки ведь остаются прежними?»
Конечно!
Ведь у нас не проектное управление, а волшебная палочка.
Самое интересное, что каждая отдельная правка действительно может быть небольшой. Беда начинается, когда двадцать маленьких изменений неожиданно превращаются в новый проект, который почему-то никто не собирается отдельно согласовывать.
Что делать?
Перестать обсуждать размер правки на уровне ощущений.
Не «маленькая» и не «большая», а конкретная: сколько часов, какие работы, кто выполняет, что меняется в результате и за счёт какого ресурса.
Иногда пяти минут на оценку влияния достаточно, чтобы выяснить: на самом деле заказчику эта правка вовсе не нужна.
Зомби требований
Эти особенно прекрасны.
Вы провели интервью с заинтересованными сторонами. Собрали требования. Обсудили ограничения. Утвердили техническое задание. Подписали протокол.
И вот через три месяца из могилы внезапно поднимается требование, о котором никто не слышал.
«А мы всегда хотели именно так!»
Всегда.
Прекрасное слово.
Особенно когда оно произносится после демонстрации почти готового продукта.
В этот момент руководитель проекта начинает сомневаться в собственной памяти, здравом смысле и существовании документов в принципе.
А заказчик совершенно искренне удивляется:
«Разве мы это не обсуждали?»
Возможно, обсуждали. В параллельной вселенной.
Что делать?
Не превращать каждое разногласие в расследование того, кто виноват.
Возвращаться к согласованным критериям результата и фиксировать, что именно изменилось. Если требование действительно новое, оформлять его как изменение, оценивать последствия и принимать решение.
Документация нужна не для того, чтобы потом торжествующе сказать «я же говорила». Она нужна, чтобы у команды была общая точка отсчёта.
Вампир срочности
Этот персонаж особенно активен по пятницам.
В понедельник вы отправили материалы на согласование.
Во вторник вежливо напомнили.
В среду уточнили статус.
В четверг получили ответ: «Пока смотрим».
А в пятницу, в 18:47, прилетает сообщение:
«Коллеги, мы наконец посмотрели! Есть несколько замечаний. Очень нужно всё исправить к понедельнику. Там работы буквально на полчаса».
Полчаса, разумеется, измеряются по особой системе времени.
В ней нет анализа, подготовки, проверки, повторного согласования и вообще никаких физических ограничений.
Зато есть срочность.
Что делать?
Разделять критическую срочность и срочность, возникшую из-за позднего решения.
Если задача действительно критична, можно пересмотреть приоритеты, перераспределить ресурсы или согласовать дополнительную работу.
Но если каждая пятничная просьба автоматически превращается в чрезвычайную ситуацию, рано или поздно команда перестанет отличать реальную угрозу от очередного уведомления.
Самый страшный монстр — отсутствие управления изменениями
Вообще, если убрать тыквы, паутину и мою театральную драматизацию, все три страшилки довольно похожи.
Во всех случаях кто-то хочет изменить первоначальные договорённости.
И само по себе это нормально.
Проекты меняются. У заказчиков появляются новые идеи. Рынок движется. Приоритеты пересматриваются.
Хороший руководитель проекта не должен охранять первоначальный план, как дракон сокровища.
Но есть одна принципиальная вещь.
Изменения бесплатными не бывают.
Они могут не потребовать дополнительных денег, но тогда почти наверняка потребуют времени, перераспределения ресурсов или отказа от части первоначального объёма.
Когда заказчик просит добавить новое, не изменив ничего остального, он фактически просит команду совершить маленькое чудо.
А чудеса, как мы знаем, в план-график обычно не включены.
Поэтому я давно считаю одной из самых полезных фраз в арсенале руководителя проекта следующую:
«Да, мы можем это сделать. Давайте сначала оценим влияние изменения на объём работ, сроки и бюджет».
Без раздражения. Без пассивной агрессии. Без демонстративного закатывания глаз.
Хотя иногда очень хочется.
И вот что любопытно: после такого предложения некоторые изменения внезапно теряют свою исключительную важность.
Потому что пока правка существует только в виде идеи, она кажется маленькой. А когда рядом появляется оценка необходимых усилий, её ценность становится гораздо понятнее.
Вместо финала
Хеллоуин закончился, тыквы постепенно отправляются на кухню, а проектная нечисть, к сожалению, никуда не исчезает.
Где-то прямо сейчас заказчик пишет:
«Всё супер! Есть один небольшой комментарий…»
И где-то прямо сейчас руководитель проекта чувствует знакомый холодок по спине.
Так что предлагаю собрать настоящую антологию проектных ужасов.
Какая фраза заказчика или стейкхолдера была самой страшной в вашей практике?
У меня в коллекции уже есть «Там всего одна маленькая правка», «Мы немного переосмыслили концепцию» и бессмертное «А можно сделать вчера?».
Делитесь своими. Обещаю, смеяться будем с профессиональным сочувствием. :)
Марина Кирилина — эксперт по управлению проектами, цифровой трансформации и разработке образовательных программ.
💬 Если вам близки темы управления проектами, организационных изменений и развития карьеры без корпоративного пафоса, приглашаю в мой Telegram-канал «Клуб анонимных PM-ов».
Там мы обсуждаем реальные кейсы, делимся инструментами, книгами, вакансиями и честно говорим о том, как на самом деле устроена проектная работа.