Как грамотно разбивать проект на этапы и делегировать задачи? Почему это важно и как влияет на продуктивность?
Всем привет, меня зовут Виктория и я координатор проектных и клиентских команд в компании Orlime Digital. Мы с коллегами решили поделиться нашим опытом и лучшими решениями, влияющими на продуктивную работу. Каждый месяц будем публиковать наши наблюдения, лайфхаки и делиться опытом. Ну а сегодня я хочу рассказать вам о важных моментах, которые стоит учитывать в организации процесса командной работы!
Везде важны план, структура и последовательность. Скелет эффективной работы – это слаженность, продуманность и делегирование. Сложно представить успешный проект без должной подготовки. Сегодня мы поделимся лайфхаками по ведению проектов, которые помогут добиться успеха.
Начнем с того, почему важно иметь четкий план и почему нельзя работать просто «по ощущениям». Не обозначив контрольные точки — то есть необходимые промежуточные результаты — вы рискуете столкнуться с ситуациями: «это уже никому не нужно», «я сделал лишнее» или «оказывается, можно было сделать по-другому, и вышло бы быстрее/дешевле». Когда есть цель, работа становится осознанной. Хаос еще никогда не приводил к успеху.
Грамотное планирование процессов, их контроль и делегирование — ключи к отличному результату. Спросите, почему? Ответ прост:
- При делегировании каждый член команды понимает свою зону ответственности и не отвлекается на посторонние задачи.
- Контроль обеспечивает понимание текущей ситуации: все процессы становятся прозрачными, отпадает необходимость регулярно спрашивать каждого: «Как дела?». Контролируя этапы, вы снижаете вероятность непредвиденных проблем и заранее обнаруживаете риски. Благодаря делегированию конкретных зон специалистам, вам нужно отслеживать только результаты их работы и поддерживать с ними контакт, а не погружаться в каждый блок самостоятельно.
- Планирование — ключ к успеху внутри каждой зоны ответственности. Наличие плана позволяет реалистично оценить время и ресурсы, необходимые для выполнения задач, а также повышает концентрацию на конкретной задаче: мозг фокусируется на отдельном пункте, а не пытается охватить всю картину целиком.
Теперь поговорим подробнее о задачах внутри плана. Их важно декомпозировать — делать это до тех пор, пока задача не станет понятной и выполнимой за разумное время. Делимся нашими подходами к декомпозиции:
1. Формулируйте задачи с точки зрения пользователя. Здесь помогает User Story. Например: «Как пользователь системы, я хочу получать уведомления о новинках, чтобы быть в курсе последних изменений». Так вы сразу выделите задачи для фронтенда и бэкенда.
2. Двигайтесь от большего к меньшему. Разбейте проект на крупные блоки/этапы, а затем делите их на более мелкие составляющие.
Хороший результат декомпозиции — это бэклог, в котором каждую задачу можно выполнить менее чем за три дня.
Вернемся к делегированию и разберем его подробнее. Многим знакома установка «хочешь сделать хорошо — сделай сам». Но в большом проекте это не лучшая тактика. Вот наша выигрышная стратегия:
1. Выберите исполнителя для задачи по составленному плану. Учитывайте текущую нагрузку сотрудника и его экспертизу — подходит ли он для этой роли.
2. Четко проинструктируйте его. Ответьте на четыре ключевых вопроса:
a. Что нужно сделать?
b. Зачем это нужно?
c. Как понять, что задача выполнена хорошо? (Критерии успеха)
d. Каков срок и дедлайн?
3. Обеспечьте контекст. Не бросайте сотрудника одного с задачей. Он должен понимать, что и для чего делает.
4. Обеспечьте обратную связь. Оставайтесь на связи, отвечайте на вопросы, помогайте советом, но не забывайте давать свободу. Важно позволить человеку самостоятельно найти подход к решению задачи.
Итоги. Хороший план работы над проектом включает грамотное разбиение задач на подзадачи, отсутствие хаоса благодаря делегированию и минимизацию рисков за счет контроля на каждом этапе. Четкий план — залог вашего спокойствия, предсказуемости и отличного результата!
Наша команда выбирает именно такой подход в работе, поэтому мы не переживаем за результат, а уверены в его успехе!