Как заключить надежный договор с ИТ-сотрудником

Как фиксировать договоренности с сотрудниками в штате, чтобы оградить свой бизнес от споров по авторским правам.
Полезно стейкхолдерам, фаундерам, руководителям и кадровикам в цифровом секторе.

Привет, с вами Анастасия Харитонова, финансовый и налоговый консультант, основательница fin. team. Помогаем IT-бизнесу получать налоговые льготы, наводить порядок в финансах, вести бухгалтерию и заключать грамотные договоры с партнерами, сотрудниками, подрядчиками и клиентами. Сегодня расскажу, как фиксировать договоренности с сотрудниками в штате, чтобы оградить свой бизнес от неприятностей.

Чтобы стать полноправным обладателем результатов работ — нематериальных активов (сокращенно — НМА) и не получить в будущем претензий по авторским правам, нужно оформлять сотрудников по трудовому договору и заключать письменные договоры подряда на разовые работы с фрилансерами. Очевидная мысль? Да. Все так делают? Нет!

Заключая грамотный договор с сотрудником вы:

Все разумные руководители и собственники бизнеса понимают, что грамотно оформленные документы важны не меньше, чем налаженные и понятые процессы в компании. Ведь пренебрежительное отношение к оформлению трудовых отношений негативно сказывается на финансовом положении бизнеса и может навредить репутации компании.

Если уж у компаний-гигантов случаются промахи, то для малого и среднего IT-бизнеса кадровые вопросы — настоящая боль от подбора команды до грамотного официального оформления трудовых отношений.

Часто начинающие IT-бизнесмены заключают с сотрудником стандартные трудовые договоры, которые скачивают из интернета, и этим подвергают себя серьезным рискам в будущем.

Основателям некогда заниматься юридическими вопросами и в результате договоры не отражают того, чем действительно занимается сотрудник, а только фиксируют сумму зарплаты и должность сотрудника, из-за этого права на код, дизайн или другие результаты работ не переходят к работодателю. Следовательно и заказчику передавать нечего или передается что-то несуществующее. Значит в случае споров за права на продукт, компания рискует не только репутацией, но и деньгами.

Разберем три основных документа, которые защищают работодателя в случае с сотрудником в штате:

Трудовой договор — главный документ, который защищает интересы IT-компании при спорах с сотрудниками за авторские права на код, документацию, алгоритмы и наработки.

Трудовой договор обязательно должен содержать основные положения, которые регулирует Трудовой кодекс. На них сегодня подробно останавливаться не будем, их содержит почти каждый стандартный договор.

Давайте лучше поговорим о том, что ещё обязательно должно быть отражено в трудовом договоре с разработчиком или другим IT-специалистом:

Если мы говорим о разработчике, скорее всего, он создает программный код и это должно быть прямо прописано в договоре. Просто написать «Работник принимается на должность программиста» — недостаточно.

Должностная инструкция — это документ, в котором подробно описаны обязанности сотрудника.

Понимаю, что это словосочетание для многих ассоциируется с советскими временами и длинными канцелярскими фразами. На самом деле, должностную инструкцию прасоставить простым и ясным языком. Можно даже добавить картинки.

Должностная инструкция призвана не просто лежать «в столе» и своим наличием защищать интересы работодателя, но и объяснять работнику, что и как он обязан делать на работе.

Чем подробнее и полнее описаны задачи и функции работника в трудовом договоре или должностной инструкции, тем больше защищен работодатель и информирован сотрудник.

Можете взять формулировку выше и включить её в ваш трудовой договор, а ещё лучше проанализировать, что получается в результате выполнения конкретными работниками именно в вашей компании и расширить или уточнить это понятие.

Не забудьте упомянуть, что все права на РИД принадлежат работодателю с момента их создания.

Важно описать каким образом и какие задачи ставятся работнику. Такие задачи называются служебными заданиями. Описывать служебные задания важно потому что по закону всё, что сделал работник в рамках своих служебных обязанностей и в соответствии со служебными заданиями, за что получил вознаграждение — переходит к работодателю. В трудовом договоре этот раздел называется “Постановка служебных заданий, порядок их сдачи и приемки”.

Раньше много говорили о том, что для ⚖ суда нужно каждое задание оформлять письменно и знакомить с ним работника под роспись. В идеальном мире — это так. На практике, даже если в команде всего 10 разработчиков, это практически нереально. Поэтому в трудовом договоре можно написать так:

При этом важно, чтобы в процессе работы сотрудники обязательно фиксировали актуальные статусы у задачи, например в Jira, GitLab, Trello, Yandex Tracker, Bitrix24 или другой системе, где вы ставите задачи, и компания контролировала это. Контроль может обеспечивать финансовая служба или PM/Teamlead, который отчитывается за задачи перед заказчиком.

Например, чтобы обеспечить дополнительный контроль, мы сверяем общее количество часов из отчетов в Jira у компаний, в которых ведем бухгалтерию, с количеством рабочих часов по графику из производственного календаря. Если видим большие расхождения — даём обратную связь тимлиду или директору. Это помогает следить за тем, что работники прилежно фиксируют служебные задания, а ещё дополнительно анализировать скорость закрытия задач и выявлять лидеров в команде на основе статистики.

В договоре это может выглядеть так:

Если договор с работниками в компании подписывается до того как выдаются доступы к системам, можно прописать идентификаторы в Приложении к договору. При этом в трудовом договоре важно не забыть сделать ссылку на такое Приложение.

Если для постановки и обсуждения задач используете Telegram, Trello или другие программы, прописывайте идентификационные признаки сотрудника в каждой из них.

Главное, что нужно усвоить про трудовые договоры с IT-специалистами:

Если вы дочитали до этого пункта и взгустнули 😢, что в текущих договорах нет ни слова о служебных заданиях, могу вас взбодрить — не всё ещё потеряно. Делаем отдельные Положения о служебных заданиях (коротко — ПСЗ) и подписываем их с сотрудниками в любой момент.

В ПСЗ подробно описывается каждая система, через которую ставятся задачи, механизм работы этой системы, правила сдачи-приемки работ и вознаграждение работника за создание РИД.

Обычно это документ на 7-15 листов, в зависимости от масштаба бизнеса и сложности бизнес-процессов. Иногда всю информацию в трудовой договор уместить не очень комфортно, поэтому и создается отдельное Положение.

По-хорошему, любая разработка должна начинаться с создания служебного задания. На практике хорошо работает создание единой формы служебного задания. В Положении о служебных заданиях утверждают такую форму. Затем для каждого проекта по шаблону создается форма задания которые руководители заполняют на основании договоров с заказчиками и технического задания. Это работает, когда в компании есть сотрудники или подрядчики с хорошим юридическим и техническим бэкграундом. Если у вас таких нет, напишите мне в Telegram — попробую помочь. А еще можем провести аудит текущих документов с работниками, найти недочеты и улучшить и модернизировать договоры, чтобы защитить ваши интересы.

Важно понимать, что вы получаете от сотрудника в результате его работы в юридическом плане. Часто слышим ошибочную фразу: "Теперь мы авторы кода, алгоритма, интерфейса, логотипа".

Сотрудник в IT-компании является автором результатов своих работ. Например, программист — авторкода, дизайнер — логотипа и интерфейса, иллюстратор —изображений. Значит каждый из них имеет авторские и исключительные права на свои работы (п. 1 ст. 1295 ГК РФ, ст. 1228 ГК РФ, ст. 1226 ГК РФ).

В соответствии с п. 2 ст. 1295 ГК РФ сотрудники имеют право на получение вознаграждения, если компания использует его служебное произведение или передает исключительное право на служебное произведение клиенту.

Чтобы условия выплаты вознаграждения за авторские права были понятны и закреплены письменно, нужно составлять соглашение об авторском вознаграждении:

В авторском соглашении предусматривается отдельное вознаграждение за передачу исключительных прав на код, изображение, алгоритм, продукт, программу или ее часть.

Порядок начисления можно закрепить и в трудовом договоре. Например, вознаграждение за служебное произведение (код) выплачивается единоразово в течение трех дней после подписания акта о передаче исключительных прав на данное служебное произведение. Далее компания может использовать служебное произведение в любых целях, в том числе передавая исключительные права другим лицам.

Сумма за передачу исключительных прав не должна быть включена в заработную плату. Передача прав — это отдельная категория, и за нее работник должен получить отдельное вознаграждение. Тогда работодатель будет иметь полное право на результаты работ.

Напомню про еще несколько важных документов, которые важно подписывать с сотрудниками в штате:

Многие скажут, что в России этот документ никакой юридической силы не имеет и отчасти будут правы. Но не забывайте про психологический аспект и то, что его наличие ситуацию точно не ухудшит.

К тому же NDA предполагает, что можно расторгнуть трудовой договор с сотрудником, который нарушил условия конфиденциальности. Разглашение конфиденциальной информации — достаточный повод, чтобы уволить сотрудника. Основание — пп. «В» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса.

В NDA часто прописывают штрафы за каждый случай разглашения конфиденциальной информации. В этом случае работодателю в суде понадобится доказать вину сотрудника в разглашении конфиденциальных сведений, что, честно скажем, не просто.

Бывает и так, что после того как сотрудник прочитает текст соглашения о неразглашении, страх штрафов и ответственности перевешивает желание нового сотрудника работать в компании. Поэтому доверять составление NDA и подписание с разьяснениями нужно опытным специалистам, которые могут доступно и понятно преподносить информацию, не кошмаря новых ребят.

Если вы покупаете дорогую технику и гаджеты и выдаете её работникам для выполнения служебных задач, такой обмен нужно фиксировать документально (обязательно).

Во-первых, договор о материальной ответственности поможет защититься от недобросовестных сотрудников.

Во-вторых, будет хорошим подспорьем в случае судебных споров за интеллектуальные права.

При приеме на работу кроме такого договора нужно составлять акт приема-передачи техники с перечнем оборудования и его рыночной стоимостью.

Если складывается обратная ситуация и сотрудник работает на принадлежащем ему оборудовании, в трудовом договоре нужно указать, что сотрудник имеет право работать и с использованием личного оборудования, и в этом случае код также принадлежит компании (помните же про Рамблер и nginx).

Если нужны кейсы и больше информации про материальную ответственность и NDA — пишите в комментариях, рассмотрим их в следующей статье.

Я всегда рада грамотным дополнениям, комментариям и вопросам. Если нужно проверить или составить договор или проконсультировать по налогам в IT, лучше сразу писать в Telegram.