(не) секреты эффективных встреч
Всем привет! Сегодня расскажу про свое понимание эффективных встреч, их организацию и призраков. Про призраков прям в конце будет, а до этого исключительно про коммуникацию.
Мы постоянно общаемся: текстом, голосом, лично, даже молча (тот самый язык тела). Мы всегда коммуницируем с людьми, которые нас окружают в личной и профессиональной жизни. Общение нужно нам в качестве такой платформы для обмена информацией, принятия решений и координации действий.
Однако не смотря на то, что каждый из нас на протяжении всей своей жизни так или иначе каждый божий день вступает в коммуникацию с другими людьми, мы все еще нуждаемся в том, чтобы это общение было эффективным. В статье коммуникация будет рассмотрена именно в виде встреч, а не переписки, потому что делать переписку эффективной — не одного поста дело, как говорится!
В одном из предыдущих постов я писала:
Чтобы эффективно общаться, нужно а) общаться и б) делать это эффективно, с пониманием, что значит «эффективно» в вашем конкретном случае.
Для меня, как для менеджера, эффективность — это про делать «больше» затрачивая «меньше» ресурсов, или делать «больше» принося «меньше» проблем. Например, фиксировать больше договоренностей с меньшим количеством времени на переговоры.
В контексте коммуникаций проще всего для себя и своих команд определить, какие проблемы для вас существенны, и как их можно избегать в организации командной работы.
Проблемы, которые я считаю существенными при проведении встреч:
1. Бесцельность
Никто не знает, что конкретно должно быть достигнуто на встрече, потому что нет повестки и предмета обсуждений
Например, на встрече будет обсуждение презентации. Что по итогу обсуждения должно быть — утверждение презентации или правки, сбор предложений по улучшению? Вы показываете презентацию дизайнеру и даете ему ТЗ на верстку из нее документа, поэтому хотите голосом расставить акценты на нужных слайдах? Вы просто хвастаетесь документом? Напишите до встречи, что вы хотите от встречи получить, если вы организатор. Если вас пригласили, но не сказали, зачем, уточните до встречи, зачем вас позвали. Ответственность за достижение цели лежит на всех участниках встречи.
2. Неподготовленность
Рубрика: «Я не успел посмотреть прикрепленный документ, объясните в двух словах, о чем будет встреча». А там был договор поставки с критичными для нас условиями, и мы собирались думать, как правильно оформить новую формулировку, куда ты по нечитанному?
Никто не смотрел заранее ни тему, ни повестку, какие будут вопросы, чья экспертиза нужна для принятия решения тоже непонятно. Есть встречи, к которым нужно готовиться: вы докладчик, и вам нужно говорить и показывать, вы принимаете результат работы другого человека и вам нужно посмотреть, как он говорит и показывает и задать вопросы, которые вы заранее подготовили, если он на них не ответит по ходу рассказа. Так что нет, Олег, сначала ты прочтешь приложенный документ, а потом мы соберемся!
3. Безвременность
Тут про управление временем встречи, то есть про продолжительность встречи в целом и про распределение времени внутри между вопросами для обсуждения. Еще это про слишком частые встречи, когда между ними нет минутки отдыха, опоздания на встречу, переносы встреч в последний момент и отмены.
Если участникам озвучена цель встречи и дано время на подготовку, и они подготовились, то на обсуждение и договоренность достаточно меньше времени, чем если с нуля говорить и показывать. Если вы планируете встречи, то закладываете время на перерыв, как на конференциях, потому что важно менять контекст встречи, а для этого нужно время. Если у вас есть фасилитатор встречи, то он следит за тем, что всем вопросам уделено нужное количество времени, а новые вопросы, не заявленные в повестке не начинают обсуждать тут же, раз уж все собрались. Новые вопросы запишут и дадут ответ позже, если это важно, потому что на ответ всегда нужно время.
4. Невовлеченность
Правильно ли, когда живо, вовлеченно и с энтузиазмом обсуждают один или двое участников, а остальные молчат? Есть ли тот, кто передает слово от одного участника другому? Нужно ли такое количество участников, которым не дают участвовать во встрече? Можно ли не звать тех, кто не вовлекается, кому неинтересно? Нужно ли помогать тем, кому неинтересно, вовлечься? Связан ли упадок интереса с выгоранием команды? Хороши ли навыки выступающего, можно ли что-то улучшить, чтобы завладеть вниманием слушателей?
Как видите, одни вопросы без ответов. Передаю вам слово, отвечайте на эти вопросы в своих командах.
5. Безрезультатность
Немножко Уроборос-стайл, потому что если у меня нет цели встречи, у меня нет и результата встречи. Что должно быть результатом встречи? Новый документ? Новая встреча? Чье-то увольнение? Если нет ожиданий, какой результат от встречи хочется, то сам этот результат и не получится. Договоренности не фиксируются, и на выходе нет плана действий и ответственных лиц за выполнение плана.
А еще это деморализует, потому что столько встреч, а ничего не меняется. Мы вроде из раза в раз говорим, что принтер жует бумагу, а никто этого проглота так и не починил.
Что еще есть внутри этих проблем, так это атмосфера в компании, готовность к изменениям. То есть будут ли предприняты какие-то шаги к решению проблемы если вы на эту проблему укажете? Или в компании не принято ничего менять, и как ходили на встречу в последний момент, прихватив для виду листок, чтобы отсидеть и уйти, так и будем?
Тема моя про (не) секреты эффективных встреч, поэтому несекретный план таков: определили что для вас эффективность, какие проблемы вас прям триггерят и вперед, организовывать и проводить встречи по стандартным и всем известным шагам:
Шаг 1. Подготовиться к встрече
Определить цель, задачи, повестку, участников и их роли, подобрать время, место и формат, вменяемо оформить и вручить описание всем участникам.
Шаг 2. Провести встречу
Использовать визуальные средства там, где нужно (доски, онлайн-доски, презентации, и т. д.), фасилитировать встречу и участников, следить за временем ответа на вопросы, контролировать взаимодействие участников в соответствии с ролями. Фасилитатору также необходимо работать в процессе встречи с возражениями и конфликтами, учитывая контекст и особенности участников.
Это довольно универсальное описание проведения, потому что подходит и для онлайн, и для оффлайн встреч. Обратите внимание, что проведение встречи очень сильно зависит от того, знают ли участники свои роли, и есть ли у вас ведущий встречи.
Шаг 3. Завершить встречу
Зафиксировать договоренности по каждому вопросу повестки, скорректировать результат (потому что ожидание и реальность отличаются, и результат встречи может быть другим, не таким как мы хотели). Определить, какие дальнейшие шаги и кому эти шаги делать, кто ответственный. Еще можно сбор обратной связи (можно автоматизировать через встроенные функции некоторых онлайн-платформ для проведения митингов, например).
Один раз это упражнение делай, встреча не будет болеть!
На втором шаге есть еще очень важный момент про конфликты и возражения, но думаю, что я разберу это отдельной статьей.
В конце мне не хочется как-то, наверное, призывать или говорить об успешном успехе, поэтому расскажу просто смешной случай из прошлого:
В свои 16-17 лет я работала волонтером в доме для детей и подростков с особенностями развития, и иногда мы организовывали встречи для спонсоров и заинтересованных гостей, чтобы собрать финансирование на нужды дома.
На одной из таких встреч были приглашены иностранцы, а тех, кто мог говорить на английском, было немного, поэтому я очень старалась не упасть в грязь лицом и заучила к встрече много новых слов про встречу, представление и все эти «проходите пожалуйста, рада вас видеть». Когда гости стали приходить, я подошла к другому волонтеру, который как раз и привел иностранный спонсоров, и сам был иностранцем, и необычайно воодушевленно говорю ему:
«Я так рада, что гости здесь!»
А он мне:
«Ты что, можешь видеть гостей?»
Его выражение ошалевшего лица меня не смутило и я продолжила, хитро подмигнув:
«Я не только вижу, я еще и говорю с ними, они довольны»
Он посмотрел на меня с подозрением, отодвинулся и уточнил:
«Ты ведьма?»
И тут я понимаю, что «гости» и «призраки» перепутались в моей голове, и я убеждаю бедного немца в том что вижу призраков, говорю с ними, еще и происходит это все в доме для людей с особенностями развития.
В общем, коллеги, не забывайте про контекст и призраков! Никогда не знаешь, с кем придется вести переговоры.
В канале tg у меня общение и мемы: