Кейс: «Выросли X8 по числу сотрудников и X4 по прибыли за 2 года после пандемии»
Привет, это Квант. Делимся кейсом, как мы помогли компании стать лидером в сфере строительства объектов для нефтяной и газовой промышленности: почему сотрудники не забывают о задачах, владелец не контролирует каждый «чих» и не работает «ассистентом» для своей команды.
Зам. генерального директора «Контакт Интернэшнл» Хуршед Ганиев относился ко второму типу. Каждое утро он держал 50 разных задач в голове: тратил по 8 часов в сутки на рутину, тушил пожары и контролировал сдачу отчетов по WhatsApp. Из-за хаоса в рабочих процессах не мог сконцентрироваться на совещаниях и реализовывать свой потенциал.
Вот уже в течение 2 лет Хуршед Ганиев тратит один час в день на операционные задачи, а все остальное время занимается управлением. За это время прибыль увеличилась х4, а штат х8. В статье подробно рассказали, какие именно инструменты Кванта повлияли на этот результат.
Держал 50 разных задач в голове и занимался рутиной по 8 часов в сутки
Мы производственная компания, у нас много подразделений, и 2 года назад мое утро начиналось с того, что надо кому-то позвонить, что-то напомнить и потребовать. Приходилось за всеми следить и всегда держать руку на пульсе.
Когда возникала внештатная ситуация, я бежал разбираться с «пожарами», и все 50 утренних задач вылетали из головы. Сотрудники этим пользовались и надеялись на то, что если я не напомню, то это не очень важно и можно дальше заниматься своими делами.
Так я был вынужден брать на себя ответственность за 150 человек. Следил за работой всех подразделений, а на развитие компании не хватало времени и сил. Я искал способы, как систематизировать бизнес.
Пробовали Битрикс24, систему Высоцкого, Хаббарда, но они не прижились
Наша компания постоянно развивается. Мы приглашаем консультантов, ездим на тренинги и проходим обучения от классического менеджмента до современных концепций.
Изучали систему Хаббарда, Высоцкого, пробовали внедрять Битрикс24. В теории материал понятный, инструменты хорошие, но возникали сложности с реализацией. Ни один из инструментов так и не закрепился в компании.
Возвращались к старому: постоянные напоминания, отговорки и обязательный контроль.
Внедряли Квант от шага к шагу мелкими порциями с разъяснениями
Во время онлайн-экскурсии консультант объяснил, что «систематизация с нами — это легко, и мы добьёмся, чтобы система заработала в вашей компании». Так и оказалось.
Нас сопровождал специалист из Кванта. Он помог настроить все интеграции и рассказал, как работать в системе.
Разобраться было несложно, в Кванте такие же канбан-доски, как в Trello и Jira. Но что меня зацепило — возможность ставить повторяющиеся задачи. Достаточно один раз описать задачу — и забыть о ней лет на 5.
Обучение устроено так, что пока мы не пройдем первый этап, не попадем на второй. Но даже после первого этапа ощущался результат. От шага к шагу, мы постепенно систематизировали все процессы.
Шаг 1. Перестал бегать по отделам, собирать отчетность через мессенджеры и почту
У нас много подразделений, и нам важно, чтобы регулярно поступали различные сводки. Если эти данные не собирать и своевременно не сводить отчётность, то я не смогу оценить общую ситуацию в компании.
❌ До: Все процессы выполнялись хаотично, а про отчеты я спрашивал в общем чате. Часто такое было, что сотрудники забывали или отправляли данные не туда.
✅ После: Значительную часть процессов систематизировали и упорядочили в одном окне. Я вижу, кто уже отправил отчет, и не ищу документы по всем почтам и мессенджерам.
Поставили повторяющиеся задачи, подключили интеграцию. Вся информация автоматом поступает в аналитический центр, где сводится в единый отчет. И я знаю общее положение дел в компании.
Шаг 2. Автоматизировал работу для будущих 900 сотрудников
До внедрения Кванта у нас в штате работало 150 человек, и, конечно, мы планировали масштабироваться. Нужен был способ быстро адаптировать новых сотрудников, чтобы они не отвлекали меня по мелочам.
❌ До: Я не понимал, работаем мы по регламентам или нет, кто должен их писать и как они должны выглядеть. Казалось, что «регламент» ー это какой-то талмуд, который надо сначала разрабатывать, потом согласовывать, а потом ещё три года внедрять. Очень сложное и ответственное дело.
Специалист из Кванта сказал, что даже 2 строчки, на которые будут ориентироваться сотрудники, — это уже регламент. А что, так можно было!?
✅ После: Я попросил сотрудников на основе опыта написать инструкции, которые сразу же запустили в работу. Сотрудники перестали совершать нелепые ошибки, а если в чем-то сомневались, то перечитывали регламент.
Шаг 3. Прекратил напоминать сотрудникам о задачах
Нашим сотрудникам всегда нужно напоминать о задачах, и я это делал каждый день. Они хорошие специалисты, но их важно контролировать.
❌ До: Сотрудники ждали, пока я вспомню и напомню о задаче, и только тогда начинали шевелиться. Приходилось периодически подпинывать и проверять, на каком этапе они остановились.
✅ После: За статусом выполнения следит коммуникатор. Это специальный человек, который не оставит в покое исполнителя, пока задача не будет решена в срок.
Определить эти 3 шага для систематизации бизнеса нам помог специалист Кванта во время экскурсии. Вы тоже можете:
Вместо идей и предложений по развитию компании голова была забита контролем команды: что изменилось
До Кванта я каждый день по 8 часов занимался операционной деятельностью. Пытался быть в нескольких местах одновременно, всех обзванивал и контролировал.
Например, на совещании вместо того, чтобы предлагать идеи, решения и реализовывать свой потенциал, я думал: «Надо это не забыть, вот сейчас выйду с совещания, сделаю раз звонок, два звонок».
Во время перерывов не замечал из-за многозадачности, как проходит час. Мозг болел от перегруза, и на подсознательном уровне старался больше отдыхать и отвлекаться на просмотр роликов или ленты в соцсети.
Сейчас я всего лишь два раза в день сажусь за «Квант», чтобы кому-то ответить, вернуть задачу на доработку и что-то принять. И буквально за полчаса прорабатываю все свои задачи и вижу общую ситуацию в компании.
Я перестал перегружать мозг, и моя продуктивность увеличилась на 50%.
В итоге наша компания движется выше средней скорости по рынку: за 2 года мы увеличили штат до 900 сотрудников и прибыль в 4 раза. Система «Квант» повлияла на эти результаты:
✅ Систематизация показывает общую ситуацию всех отделов компании в одном окне. Можно зайти в любой момент и проверить, как везде идут дела.
✅ Регламенты помогают нанимать, адаптировать сотрудников и сохраняют лучшие решения. Нестрашно кого-то отправлять в отпуск или увольнять.
✅ Коммуникатор не дает просрочить задачу и освобождает руководителя от постоянных напоминаний. Сохраняется уверенность в том, что работа будет выполнена в срок.
Если есть умные люди, которые уже «изобрели велосипед» и он работает — на нашем примере и на примере других компаний, то просто берите и пользуйтесь.
Если тоже хотите освободить время на более приоритетные задачи и узнать подробнее, чем полезен Квант именно для вашей компании — можете оставить заявку на бесплатную онлайн-экскурсию. На ней вы посмотрите, как 2GIS, Coffee Like и другие успешные компании применяют инструменты системы Квант.
Чтобы узнать подробнее, как эффективно управлять бизнесом через технологии, которыми пользуются 1300 компаний, подпишитесь на соцсети Кванта:
Канал Дмитрия Калашникова → сооснователь бизнеса с капитализацией в 1,5 млрд рублей, создатель системы Квант. Он постоянно учится, находит новые инструменты и делится успешным опытом управления.
Канал Кванта → канал компании, где мы делимся кейсами предпринимателей, у которых получилось упростить свой бизнес и избавиться от рутины. Если тоже так хотите — подпишитесь и сфокусируйтесь на управлении.
А где про трудности и сложности и как их преодолевали? Не поверю в то, что компания, которая уже пыталась внедрить несколько систем и не смогла, раз и за 6 недель внедрила систему на компанию в 150 человек.
Мы же все понимаем, что успешность внедрения зависит от настойчивости собственника, команды на стороне интегратора, ясности бизнес-процессов и обучения людей.
Я себе в компанию внедряла около 10-ка систем, самый быстрый и лёгкий был Трелло, все остальное - это минимум год.
Последний - Планфикс, реально закрыл наши задачи, но на работу с интегратором и обучение персонала, я все равно трачу около 20 часов в месяц.
У нас самый сложный этап во внедрении — это донесение точек зрения до сотрудников. Продать идею сотрудникам — самое сложное.
* Построить функциональную схему — не сложно.
* Описать повторяющиеся задачи в компании — не сложно, всё загружено у руководителя в голове.
* Сделать так, чтобы сотрудники начали всем этим пользоваться — это самое сложное, без этого система не будет работать.
Вот как раз об этом мы подробнее написали в блоке: «Пробовали Битрикс24, систему Высоцкого, Хаббарда, но они не прижились».
А чтобы максимально сократить время на обучение команды, в Кванте есть 2 коммуникации: «Регламенты» и «Принятое решение».
Читаю уже не первую статью о компаниях и их руководителях, которые внедрили КВАНТ. Уже созрело убеждение, что это отличная методика. Ключевая фраза для будущих пользователей - "А что, так можно было?" )). Интересно, коммуникаторы - это элита в компании или все же рядовые сотрудники? Как к ним относятся трудящиеся массы?
Мы специально перед внедрением доносим смысл, что коммуникатор — это не пинатор, а личный помощник, который также, как и сотрудник, заинтересован в том, чтобы он справлялся со своими задачами.
А что вы подразумевает под элитой? =)
Ещё один Битрикс?
Мы отличаемся от Битрикс 24 тем, что мы не CRM, а ERP. Но, у нас в первую очередь методика управления, а во вторую — простое программное решение. Система отвечает именно за процессы и работает со всеми сервисами, в том числе Битрикс 24.
А еще у нас есть коммуникаторы — люди, которые следят, чтобы задачи выполнялись вовремя.