Как найти ассистента? Полный гайд по найму человека, который будет растить бизнес вместе с вами
5 ключевых действий из нашего восьмилетнего опыта поиска бриллиантов на рынке труда
Если вы предприниматель, то скорее всего бизнес для вас – долгое путешествие со своими моментами безусловной радости и моментами разъедающей грусти. Для кого-то бизнес – это еще и способ познания себя и мира. Чтобы добиться сильных результатов в управлении компании, каждому предпринимателю приходится стать мастером на все руки. В этом и есть познание.
Особенно, если вы управляет небольшой компанией, вам приходится быть Билли Миллиганом, но в более адекватном проявлении. Управление финансами, обслуживание клиентов, маркетинг и повседневная операционка – все это приземляется на вас.
В этой точке многие (особенно – опытные) предприниматели приходят к тому, чтобы искать себе помощника. Человека, который вытащит из под груды навалившихся дел, задач и обязательств.
Шаг 1: Составьте список повторяющихся задач
Первым шагом к найму бизнес-ассистента является поиск ответа на вопрос «а нужен ли он мне прямо сейчас?». Для этого стоит провести анализ ваших текущих задач. Вот как можно это сделать:
1. Выделите время для анализа: возьмите выходной и просмотрите свой календарь за последние три месяца. Включите в анализ также невыполненные задачи.
2. Определите ручные задачи. Обратите внимание на задачи, которые не требуют специальных знаний о вашем бизнесе. Отметьте те, которые можно было бы передать кому-то другому.
Рассмотрите различные области. Подумайте о таких задачах, как:
- Планирование поездок и встреч
- Работа с документацией продукта
- Взаимодействие с партнерами
- Управление электронной почтой
- Фильтрация и организация писем
Составив подробный список этих повторяющихся задач, вы сможете четко определить, какие обязанности можно делегировать вашему будущему ассистенту. Уже на этом этапе вы увидите, сколько времени у вас освободится на стратегическое планирование и инициативы по росту бизнеса. Если вас такая перспектива устраивает, двигайтесь дальше.
Шаг 2: Кратко опишите свои процессы
После того как вы составили список задач, которые можно передать, следующий важный шаг – документирование ваших рабочих дел.
Создайте новую папку, куда вы будете добавлять краткие описания для каждой задачи.
Кратко опишите каждый процесс. Для каждой задачи из вашего списка создайте инструкцию. Это поможет вашему будущему ассистенту быстрее освоиться с вашими методами работы.
Но будьте детальны. Ваши инструкции должны быть достаточно подробными, чтобы человек, не знакомый с вашим бизнесом, мог выполнить задачу, следуя им.
Обратите особое внимание на следующие аспекты:
- Стиль письма: если ассистент будет заниматься созданием контента для вашего блога или управлять социальными сетями, убедитесь, что вы описали свой стиль письма.
- Ваши принципы: писать книгу как у Рэя Далио, конечно, не стоит, но основные принципы и правила, которых вы придерживаетесь в работе, указать все же рекомендуем.
И да, документирование процессов – это не разовая задача. По мере развития бизнеса и изменения процессов, вам нужно будет обновлять эту документацию. Рассматривайте это как живой ресурс, который будет расти вместе с вами. Возможно, в дальнейшем наполнять его будет тоже ассистент.
Шаг 3: Начните подготовку к найму
На этом этапе следует подойти к найму, как к маркетингу и начать с исследования рынка кандидатов. Чаще всего, запрос ребят, претендующих на позицию ассистента – это развитие бизнес-скиллов рядом с успешным предпринимателем. Их мотивация – быстрый рост именно в предпринимательской области. Эта информация понадобится вам при составлении вашей вакансии.
Вакансию нужно писать на языке кандидатов – с учетом их запросов, интереса и мотивации. Так вы привлечете в воронку в 2-3 раза больше релевантных людей. А значит – найти нужного ассистента будет сильно проще.
70% вакансии должны быть посвящены пользе для соискателя, и не больше 30% – вашим требованиям.
Как правильно составить портрет соискателя, мы писали тут (не «примерно», а правильно)
Шаг 4: Отберите и проведите собеседования с перспективными кандидатами
Вам стоит настраиваться на поиск не просто исполнителя, а полноценного партнера в ваших делах. С перспективой роста до ТОП-менеджера.
Вот что стоит спрашивать и какие ответы ловить:
- «Расскажи, как создал что-то с нуля» Если при ответе на вопрос у кандидата загораются глаза, появляется сильное желание рассказать о своем проекте – приглядитесь. Возможно, он – тот самый.
- «Как менял подход, когда уперся в стену?» Обычный ответ: «Ну, я старался больше работать». Это не ваш кандидат. Вам нужен тот, кто расскажет, как разобрал проблему на атомы. Как добирался до истины и и искал решение.
- «Что было результатом на прошлом месте работы?» Говорит про конкретные цифры – хороший знак, про процессы («делал это, делал то») – красный маячок.
- «Почему уходишь с текущей работы?» – «Компания относилась ко мне без уважения, начальник - идиот». Слышите такое? Говорите «спасибо, до свидания». Если под этим нет реальных оснований, велик шанс заполучить в команду смердящего токсика. Оно вам надо? К тому же, следует искать человека, который двигается К чему-то, а не бежит ОТ чего-то.
- «Спроси меня о чем угодно» Это вообще убойная штука. Середнячок спросит про отпуск и дни зарплаты. Талантливых людей больше будут интересовать стратегии, технологии и планы развития компании или лично его направления. Любопытство — это топливо для роста.
Шаг 5: Назначьте испытательный срок
Если бы у вас был ресторан и вы приглашали нового шеф-повара, вряд ли бы сразу доверили ему всю кухню. Скорее всего вы попросили бы его приготовить несколько фирменных блюд и попробовали бы сами, прежде чем кормить ими гостей.
С новым ассистентом все также – испытательный срок это ваша возможность увидеть его в деле, а для него – шанс прочувствовать ритм и «вкус» вашего бизнеса. И все это с наименьшими возможными потерями для обеих сторон.
Начните с четкого определения сроков. По нашему опыту идеальный срок – от месяца до двух. Обычно это тот период, которого достаточно, чтобы сделать объективную оценку о совместной работе.
Определите конкретный проект или задачу на этот период. Это может быть что угодно: от организации мероприятия до создания нового процесса обработки клиентских запросов. Главное – чтобы задача была показательной и охватывала различные аспекты работы. Ну и да, не стоит давать задачи, от выполнения которых зависит судьба вашего бизнеса :)
Сейчас мы готовим лекцию на тему поиска и работы с ассистентом. Выложим её в своем канале в течение двух недель. Затронем в ней следующие темы:
- Как с помощью ассистента достигать ваших целей и результатов
- Какую зарплату установить, отталкиваясь от рынка
- Пошаговый алгоритм найма ассистента: от создания вакансии до ввода в должность
- Как развивать ассистента и передавать ему операционное управление
- Главные ошибки в найме и работе с ассистентом и как их не допустить
У реально хороших людей на позиции ассистентов, от которых ждешь просто четкой исполнительской работы, довольно быстро растут аппетиты и приходится либо расставаться, либо переводить на более серьезные задачи. И все это бесконечный процесс поиска новых ассистентов-исполнителей
О да:) в этом прелесть этой должности, один отдает то что его тормозит, второй получает то, что его ускоряет )