Как составлять списки так, чтобы ничего не забыть.
Надеюсь, то, что данная заметка опубликована в разделе о личном опыте, избавляет меня от объяснений того, что я описываю мой субъективный опыт, и рассказываю о том, как мне удобно.
И, так как в плане оптимизации рабочего времени я почти всегда нахожусь в поисках чего-то нового (и, соответственно, рада конструктивно-критическим комментариям и предложениям), все идеи были почерпнуты из каких-то источников (книг, статей, личного опыта других людей), доработаны под себя и склеены вместе так, что в итоге у меня получается эффективно и своевременно выполнять рабочие задачи и делать личные дела. Остается только надеяться, что мой опыт окажется для кого-то полезным. Кратко предыстория о том, как я пришла к тому, где я сейчас.
Помню, как в феврале 2019 года для меня стало открытием, что список задач можно вести в электронном виде, используя приложение, а не записывать все в блокноте. Честно: я не знаю, как до этого мне в течение более двух лет удавалось переменно-успешно все выполнять, ведя очень длинный и очень открытый перечень дел на бумажном носителе. Сразу поясню, у меня очень интенсивный график с большим количеством стихийных вмешательств (никогда не запланируешь, где будет проблема сегодня), а также руководство двумя людьми, то есть одновременно на контроле всегда нужно было держать очень много вещей.
Тогда же в 2019 году мне посоветовали попробовать приложение Wunderlist, и я очень быстро в нем освоилась. Мне бесконечно жаль, что его больше не поддерживают, ибо ничего удобнее я пока не находила. Требований к таск-менеджеру у меня, на самом деле, немного: a) он должен быть прост в понимании, b) иметь возможность настраивать уведомления и повторения на регулярные задачи (например, раз в две недели зайти по ссылке и проверить, приняли ли поправки в Налоговый кодекс РФ в части увеличения оборота и численности) и c) иметь возможность сменить тему на любой не оранжевый цвет. Это может показаться странным, но найти подходящий сервис оказалось труднее, чем кажется: где-то настройка повторяющихся уведомлений доступна по платной подписке (я морально не готова платить за элементарный функционал), где-то настолько сложный интерфейс, что я даже не смогла создать тестовую задачу, не разобравшись с таблицами и диаграммами еще на моменте интро, а где-то оранжевый интерфейс. Не знаю, походу у меня не настолько развиты способности к аналитике. В итоге наиболее простым мне показался переезда в Microsoft ToDo. В принципе, у меня есть ряд вопросов к сервису, но они не столь критичны, чтобы о них упоминать. А самым простым этот переезд был потому, что предложили автоматически выгрузить все списки из одного приложения в новое, что меня, собственно, и подкупило.
Как я веду списки? У меня всего 3 списка:
1. Операционные рабочие задачи.
Я заморачивалась с ведением списков под каждый проект. Или создавала отдельный список под каждую задачу, состоящую из двух шагов и более. Но потом поняла, что все проекты не настолько глобальные, чтобы разделять их, в количестве списков легко запутаться и что-то забыть, и в итоге я вообще все рабочие задачи перенесла в единый список.
В нем я задачи никак не группирую, но всегда выставляю дату, в которую нужно что-то сделать по задаче, если нужно, прикрепляю дополнительные сведения или файлы, чтобы было удобнее найти их, и, если прям горит, то ставлю пометку «важно», но по факту из сотни задач важных только 1-2.
В этом списке не все дела имеют дату выполнения, я иногда просто накидываю сюда рабочие задачи с тем, чтобы потом в них разобраться, выглядит это примерно так.
2. Личные дела.
Принцип ведения аналогичный, просто мне удобнее, чтобы рабочие дела были отделены от личных, по идее таким образом они не смешиваются между собой.
3. Список ожидания.
Создание этого списка значительно облегчило мою жизнь, и произвело настоящий вау-эффект.
Когда я что-то кому-то делегирую или прошу с чем-то помочь, и следующее действие выполняю не я, а другой человек (например, прошу бухгалтера после проведения оплаты прислать мне на почту платежное поручение) я заношу в этот список соответствующую задачу и устанавливаю нужную мне дату выполнения. И забываю о платежном поручении, пока мне приложение не напомнит о нем, а в нужный день интересуюсь, как там обстоят дела с моей просьбой, и ставлю отметку о выполнении только когда получу то, о чем просила. Удивительно, кстати, но очень многие руководители считают задачу выполненной, когда они передали ее кому-то (коллеге или подчиненному), я, как человек, помешанный на контроле, теперь точно могу отслеживать, когда все выполнено.
Пример не прикладываю, так как там много имен, чтобы не нарушать законодательство о любимых персональных данных.
Все, таким образом задачи более не забываются, потому что у записаны и мои, и делегированные дела, а блокнот теперь только для дневничков.
Хотя электронную версию дневника я тоже веду в телеграм: @quarantine_vacay
Комментарий недоступен