Пять методик продуктивности, о которых вы, возможно, ещё не слышали

GTD на минималках, таймблоки, ещё один agile и другие.

Существует много методов привести дела в порядок, организовать свою работу и повысить продуктивность: как столетней давности, так и от современных гуру продуктивности — выбирай любой. Если вы ещё не нашли идеальный способ самоорганизации, возможно, вам пригодится эта подборка.

Меня зовут Алексей, я редактор в Pyrus. Это сервис для общения между коллегами, организации бизнес-процессов и ведения задач. Поэтому нам интересно всё, что связано с продуктивностью: сервисы, приложения и методы.

Эта статья — о пяти интересных методах продуктивности, которые не так известны, как GTD или техника помодоро. Уверен, хоть про один метод из этого списка, но вы не слышали. Надеюсь, эта подборка поможет кому-нибудь найти «свой» метод.

Правило 90/30

Суть метода «Правило 90/30» — начинать свой день с самой главной задачи и работать над ней 90 минут, не отвлекаясь. После этого отдохнуть полчаса и повторить цикл столько раз, сколько получится.

Этим методом пользуется писатель и блогер Тони Шварц. Он говорит, что закрывает все окна на компьютере и выключает телефон, чтобы полностью сосредоточиться на задаче.

Почему 90 минут? Исследователь из Йеля Перетз Лафи выяснил, что именно столько обычный человек может удерживать внимание на одной задаче. А 30 минут вполне достаточно, чтобы восстановить силы после интенсивной полуторачасовой работы. Такие циклы называются ультрадианными ритмами.

Аналог. «Правило 90/30» очень похоже на технику помодоро. В этом методе отрезки времени покороче — 25 минут, а отдых между ними — 5 минут. После каждых 3-4 «помидорок» рекомендуется сделать длительный перерыв, минут на 15-30. Три таких блока с перерывами — и как раз получается 90 минут.

ZTD

ZTD расшифровывается как Zen To Done, что можно перевести как «Продуктивность в стиле дзен». Этот метод придумал Лео Бабаута, автора блога Zen Habits.

Лео представляет ZTD как упрощённую альтернативу методике GTD Дэвида Аллена. Он считает, что пять этапов системы Аллена слишком громоздкие и требуют много времени. Вместо этого Бабаута предлагает список из 10 привычек, которые стоит внедрить в свою жизнь:

  • Собирать все задачи, информацию, идеи в одном месте.
  • Обрабатывать все записи как можно скорее, не откладывая их.
  • Планировать цели на каждый день и неделю.
  • Фокусироваться только на одном деле.
  • Создавать короткие списки дел и проверять их каждый день.
  • Держать все свои вещи и записи на своих местах.
  • Пересматривать свои задачи и цели каждую неделю.
  • Упрощать список своих задач и целей.
  • Следовать ежедневным ритуалам.
  • Заниматься тем, что вам интересно.

Аналог. Лео сам сравнивает свой ZTD с Getting Things Done, но принципиально его техника ничем особо не отличается от метода Дэвида Аллена. Всё те же входящие, списки, контексты. Только планированию уделено больше времени: Бабаута советует определять главные дела на неделю и день, а у Аллена такого нет.

Я тоже собираю свои рабочие задачи в списки

Agile Result

Agile Result — это целая система для личной продуктивности. Её автор — программист Джей Ди Мейер.

Главный принцип метода — это «три победы», то есть три главные задачи. Мейер советует ставить перед собой три победы на каждый день, неделю, месяц и год. Три «победы» дня должны приближать вас к трём «победам» недели, недели — к «победам» месяца, и так далее.

Еще два принципа этого метода — это «План в понедельник, Результаты Дня, Пятничный Обзор» и «Горячие точки». Смысл первого простой:

  • каждый понедельник планируем свою неделю;
  • фокусируемся на трёх главных задачах на день;
  • в пятницу подводим итоги недели.
Из списка своих дел на день я выделяю самые важные

А «горячие точки» — это важные области твоей жизни, которым надо отдавать приоритет, например, здоровье, семья или карьера.

Аналог. «Горячие точки» в Agile Result очень похожи на «сферы внимания» в GTD, но в системе Мейера больше общего с методом Стивена Кови. Тот рекомендовал планировать две-три задачи на неделю, важные для каждой сферы своей жизни.

1-3-5

1-3-5 — это простой метод составления списка дел на день. Суть в том, чтобы из всех своих задач выделить одну — самую главную, три средних и пять мелких. Выполнять их надо именно в этом порядке: сначала самое главное, а потом уже всякую мелочь.

Аналог. Авторы книги «Найди время» Джейка Кнаппа и Джона Зерацки тоже советуют выбирать одно, самое главное дело на день и сосредоточиться на его выполнении. А Джон кроме одной главной задачи выделяет ещё три средних.

Джон Зерацки выделяет на каждую задачу определённое время в зависимости от важности

Таймбоксинг

Таймбоксинг — это список дел в календаре. Смысл метода в том, чтобы застолбить в своём расписании время на выполнение каждой задачи, выделить временной слот.

Каждое дело — позвонить клиенту, написать отчёт или заказать билеты на самолёт — занимает сколько-то времени. В календаре наглядно видно, сколько времени могут занять все задачи, и напихать их в свой список сверх меры не получится.

Я активно пользуюсь методом таймбоксинга — вот как выглядит мой календарь в конце недели

Аналог. Подобным методом пользовались даже тогда, когда электронных календарей не существовало. В моё время это называлось распорядком дня. Когда я учился в школе, у меня на стене висел листок, где я расписывал свои дела на день по минутам: подъём, утренняя зарядка, уроки в школе, домашнее задание и так далее.

Барон Мюнхаузен тоже использовал технику таймбоксинга: «с 8 до 10 утра — подвиг»

Для организации своих дел я использую GTD, таймбоксинг и технику помодоро. Поделитесь в комментариях, какими методами пользуетесь вы. Особенно интересно будет почитать впечатления тех, кто практикует методы из статьи.

0
30 комментариев
Написать комментарий...
Game Topia

А ни у кого нет такого чувства, что эффективность идёт изнутри? То есть, если тебе не хочется что-то делать, то тебе не поможет ни одна методология?

Бывает, попадется интересная задача и забываешь даже про еду и сон. А бывает, что просто не идёт. И вот если не идёт, то получится, что полтора часа протупишь в монитор, потом чая попьешь, и опять на полтора часа тупить возвращаться?

Ответить
Развернуть ветку
Alexey Fedorov

Совершенно верно. Ни один метод не заменит внутреннего стрежня и готовности действовать. Это основа, а методы — это лишь инструменты. 

Каким бы ни был крутым молоток, если ты не готов забивать гвозди, он будет бесполезным)

Ответить
Развернуть ветку
Game Topia

Стержень, как по мне, не лучший пример. Куда больше подходит аккумулятор. 

Ответить
Развернуть ветку
Семен Смирнов

Эффективность - это не про хочу и не хочу, а как сделать максимум нужных задач за отведённое время

Ключевые слова максимум и нужных

Нормальные методики эффективности помогают определить эту нужность, правильно сгруппировать задачи для повышения продуктивности

Ответить
Развернуть ветку
Game Topia

Прошу прощения, я не так выразился. Не не хочется, а не стоит на что-то. Весь поникший. Все не в радость. 

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Евгений Федов

Ну хз, мне один метод помогает с разбором тяжелых нежеланных задач: всегда можно найти дело, которое делать хочется еще меньше, чем это. Именно так: нужно искать не то, что сделать проще, чем важное дело - а найти еще более сложное. Таким образом, в порыве прокрастинации от более сложной задачи психологически проще войти в режим выполнения "менее сложной". Так же в какой-то момент произойдет и с той "более сложной" задачей, от которой отказался сегодня - всегда найдется что-то еще более "нежеланное".

Ответить
Развернуть ветку
Андрей Дид

Мне ближе всего метод "90/30". Все остальные сжирают время продуктивности на расписывание задач.

Ответить
Развернуть ветку
Александр Слепов

Согласен. Пробовал всякие сложные системы планирования - так вот, чтобы всё распланировать, выделить цели, задачи и подзадачи, распределить по степени важности и т п., уходит столько времени, что потом выполнять это уже некогда, так как уже образовались новые дела))

Ответить
Развернуть ветку
Alexey Fedorov

Ага. Я использую GTD, поэтому просто беру задачи из списков — что могу и надо сделать, опираясь на время, сложность, важность задачи. Не сделал? Перенёс на завтра.

Ответить
Развернуть ветку
Alexey Fedorov

По схожей причине я не занимаюсь планированием на неделю и месяц. Пустая трата времени.

Ответить
Развернуть ветку
Nikita

эффективней горящей от дедлайнов пятой точки еще ничего не придумали, кажется 

Ответить
Развернуть ветку
Alexey Fedorov

Как показывает собственный опыт, иногда и дедлайн не в состоянии заставить делать что-то. Можно же придумать отмазку, почему не сделал)

Ответить
Развернуть ветку
Василий Буров
начинать свой день с самой главной задачи и работать над ней 90 минут, не отвлекаясь

Так после этого можно домой идти, работать более полутора часов в день неэкологично и может вызвать депрессию

Ответить
Развернуть ветку
Диана Гилберт

Тоже в свое время баловалась календарями, задачниками красивенькими табличками.
Прошло 5 лет с этого момента и я поняла, что это фигня полная.
Хочешь делать-будешь делать.
Главное не забывать, ЧТО нужно сделать- для этого у меня есть стандартное приложение на айфоне "напоминания". В котором несколько списков типо работа/семья/срочное/не забыть.
Все.
А для мыслей заметки.
Не перебиваться с соли на хлеб это отличный стимул что-то делать.
А составление табличек и прочие штуки это прожигание времени, которого и так всегда не хватает. С напоминаниями все просто: сделал/смахнул. Все.

Ответить
Развернуть ветку
Ипполит Воробьянинов

Что делать при острых приступах прокрастинации? Есть какие-то таблетки?

Ответить
Развернуть ветку
Кривой пистолет
Ответить
Развернуть ветку
Anna Kryukova

L тирозин, например

Ответить
Развернуть ветку
Alexey Fedorov

Серьёзно? Что это за таблетки?

Ответить
Развернуть ветку
Anton Zhitarev

вместо того, чтобы начать делать все предпочитают выбирать инструменты, ныть в твиттере, бухтеть в подкастах или вести тренинги

Ответить
Развернуть ветку
Надир Мурсалов

Сохранил в закладки. Как научусь не прокрастинировать, обязательно уговорю себя прочесть.

Ответить
Развернуть ветку
Alexey Fedorov

«Добавил в список статью о списках»)))

Ответить
Развернуть ветку
Анна Уракова

Все +- перепробовала. Но помогает одно - мотивация быть продуктивной. Ели этого нет, то как бы и ни один способ не подходит 

Ответить
Развернуть ветку
Alexey Fedorov

Про мотивацию у Лебедева было хорошо)

Ответить
Развернуть ветку
Nikolay Keskinov

Я использую довольно широкий спектр механизмов.
Во-первых, это планирование. В конце недели я ставлю список задач на неделю. Затем раскидываю их по дням. После этого в течение недели отмечаю задачи, которые выполнены. Из всех задач есть те, которые можно сдвинуть, а есть те, которые трогать нельзя. Тут уже включается правило Паретто. Те что двигать можно, уходят на другой день, если не выполнены. 
В конце недели я собираю не выполненные задачи и составляю план с учётом доп. задач. 
Второй механизм, как я упомянул, правило Паретто. Я ставлю задачу главную, которая займёт больше всего времени и работаю над ней в первую очередь. Остальные потом. 
Третий блок: почта. Я не проверяю почту регулярно. 3-5 раз в день. И только важные папки. Остальные лишь при наличии времени. Утром почту пробега по диагонали, оценивая задачи, вопросы, которые могутсткорректироватьтплан работ. Вечером так же анализирую входящие. 
Четвёртый блок: записываю все, что должен сделать, сказать, спросить, что должен получить от других. 
Пятый блок: управление персоналом и их задачами идёт строго через систему запросов, которая позволяет фиксировать задачу, получать сигнал об обращении, назначать специалиста. Это позволяет мне не вникать в обращениия, назначая человека полуавтоматом. 
Шестой блок: слоны и лягушки. Куда без них. Задачи всегда делю. И неприятные тоже ставлю. Обязательно стараюсь закрывать их. 
Седьмой блок: использую максимум автоматизации для фиксации результатов работы или общения. Я не трачу время на разговоры, предпочитая мессенджеры : скайп, тимс, телеграмм, вотсапп. Последний, правда, недавно был исключён из числа надёжных. Это позволяет быстро ответить на короткий вопрос. 

Есть ещё множество прочих механизмов, типа электронной картонки дел, светофора задач и прочее. Но это уже вспомогательные системы. 

Самое главное правило: не трогай почту. Вот не смотри и все. Иначе утонешь в ней, как в соц.сетях, сорвешь сроки и пр. 

Ответить
Развернуть ветку
Alexey Fedorov

Вот недельное планирование вообще не про меня. Не зашло. А про почту плюсану. Я и социальные сети, и почту потребляю два-три раза в день, а не регулярно в течение дня.

Ответить
Развернуть ветку
Zlodey Zlodeevvv

Название статьи... Хоть немного уважения к читателям можно иметь и проверять хотя бы название статьи?

Ответить
Развернуть ветку
Alexey Fedorov

Ох, да косяк. Спасибо, поправил!

Ответить
Развернуть ветку
Zlodey Zlodeevvv

Не сочтите за ханжество. Статья понравилась. Оценил методы планирования, отличные от обычного сетевого по решению задач.

Так как статья понравилась, мерзопакостная идеалистическая часть моего сознания взбунтовалась и требует небольших "косметических" доработок вступления статьи.

1. "Существует много методов привести дела в порядок, организовать свою работу и повысить продуктивность"

Метод в данном случае - это способ практической реализации.

Рассмотрите возможность замены на  "Существует много методов по приведению дел в порядок, организации своей работы и повышению продуктивности..."

2 "Уверен, хоть про один метод из этого списка, но вы не слышали."
Рассмотрите возможность замены на 
 "Уверен в том, что вы не слышали хотя бы про один метод из этого списка.".

Заранее извиняюсь за отсутствие прямых ссылок на сам текст статьи. 

Ответить
Развернуть ветку
Alexey Fedorov

Рад, что статья понравилась. И за уточнения спасибо.

Ответить
Развернуть ветку
Nikolay Keskinov

Тяжело, да. Но у меня много проектов параллельно идёт. Если я не раскидаю задачи, то просто забуду, что в 1С смотреть, что в SAP, что там с разработками под ФНС, что с разработками под Правительство и т.д. Поэтому выделяю, как правило, день на задачи той или иной активности и стараюсь не мешать, чтоб голова в одной плоскости работала. 
Соцсетей у меня нет на работе. Только утром за завтраком или уже вечером. В обед книжку почитаю за едой и то совсем немного. 
А вот если мессенджеры брать, то тут бывает ужас. Я уже разнёс: личные смс в whatsapp, рабочие строго в Телеграмм, Teams или Skype :)))

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Читать все 30 комментариев
null