1. Не нужно стремиться выполнить как можно больше дел. Нужно стремиться выполнять важные задачи, которые двигают к целям. Таких задач не так много, на них и нужно делать фокус. Выделив такие задачи, станет понятно, что время на их выполнение есть. Нужно лишь, чтобы это время не забирали на себя менее важные задачи.
2. Время — не ключевая единица планирования, лучше думать так: время + энергия. Трудно сделать задачу, когда у тебя мало энергии. Именно поэтому большая часть моей рутины, особенно утренней, направленна на наполнение энергией. К этому относится: питание, тренировки, перерывы, короткий сон, кофеин.
3. Идеальные условия для выполнения работы: четкая задача (ты знаешь, что делать), энергия (чтобы нормально соображать) и фокус (не должно быть отвлечений). В таком режиме полного погружения можно проработать лишь несколько часов, но этих часов достаточно, чтобы сделать важную работу и чувствовать себя удовлетворенным от прошедшего дня.
4. Списки задач — не лучший инструмент планирования. На основе каких критериев мы добавляем в них три-пять-десять пунктов? Просто потому что хотим сделать эти задачи? Звучит как-то оторвано от реальности. Особенно печально, когда мы не выполняем все эти искусственно поставленные себе задачи и начинам из-за этого беспокоиться.
Если уж планировать работу, то не с помощью списка задач, а распределяя эти задачи по времени. Достаточно будет примерно понять, какую задачу и в какое время ты планируешь выполнить. Например, я делю рабочий день на два блока: до и после обеда. И на каждый блок я не буду планировать больше одной серьезной задачи, потому что знаю, что на большее мне скорее всего не хватит ни энергии, ни времени.
5. Я планирую самые важные задачи (чаще одну задачу) на первую половину дня, когда у меня больше энергии. На вторую часть оставляю более рутинные дела или доделываю то, что начал утром. Если что-то не успеваю сделать, не переживаю. Для меня главное — сделать прогресс по ключевым задачам, которые двигают меня к цели.
—
Продуктивность — это не про то, как делать больше. Продуктивность — про достижение результата. А результат достигается не просто большими усилиями, а последовательными усилиями, направленными в одну точку.
Если речь идет про управление времнем и задачами в компании, то в этом случае сотруднику удобнее работать в CRM-системе. В ней есть возможность ставить задачи, расставлять приоритет, запускать тайм-трекер для подсчета времени и смотреть уровень продуктивности по итогам недели/месяца. Так проще организовывать работу, когда видишь весь процесс на единой канбан-доске)