Поиск альтернативы Trello и переезд в Kaiten — личный опыт веб-студии Pyrobyte

В статье расскажем, как и зачем переехали из Trello в новый инструмент с встроенным тайм-трекингом, организовали работу разных заказчиков, начали анализировать эффективность сотрудников, используя модуль «Учет времени», и создали собственный плагин для визуализации отчетов на открытом API Kaiten.

Всем привет, меня зовут Александр Комбаров, я исполнительный директор веб-студии Пиробайт. С 2017 года мы занимаемся разработкой сайтов, мобильных приложений, CRM и ERP-систем.

В основном большая часть задач поступает от внешних заказчиков, но также мы выпускаем и собственные B2C продукты. Самый популярный из них — онлайн-сервис «СпросиВрача», с посещаемостью в более 200 тысяч уникальных пользователей в день.

За последние два года наша компания развивалась наиболее активно:

мы получили много новых проектов,
начали чаще работать с зарубежными заказчиками,
команда разработчиков увеличилась с 15 до 50 сотрудников.

На первый взгляд — всё хорошо. Успех растет, а вместе с ним количество проектов и штат. В чем же вообще проблема?

С момента основания веб-студии в 2017 году мы с командой работали в Trello — это простой и удобный таск-трекер. Внутри инструмента можно создавать сколько угодно пространств с досками и задачами, добавлять метки, проставлять дедлайны, составлять чек-листы и т.д. Но есть у Trello существенный минус — отсутствие учета времени по задачам.

Как я уже говорил, чаще всего мы работаем с внешними заказчиками, а стоимость таких проектов рассчитывается согласно рабочим часам. Когда в компании работало 15 человек, мы с командой договорились, что будем вручную прописывать затраченное время в excel-таблице, чтобы позже менеджер просчитал все затраченные ресурсы вручную. Вся эта рутина отнимала много времени.

Когда вырос и штат, и число проектов, это стало сложнее делать. К тому же мы ощущали, что иногда работаем в минус. Разобраться, почему так происходит, найти проблемы, чтобы позже их исправить, просто не получалось — нам нужна была полная прозрачность.

Умирать в муках подсчетов и браться за невыгодные для студии проекты совершенно не хотелось, поэтому в 2021 мы начали искать альтернативу Trello с встроенным тайм-трекером.

Учет времени — не единственное требование к новому сервису. Мы собрали такие критерии:

В основе сервиса должна быть канбан-доска, как в Trello.
В карточки задач можно добавлять файлы, полезные материалы и создавать чек-листы.
Инструмент автоматически подсчитывает планируемые и затраченные часы.
На основе собранной аналитики автоматически создаются отчеты:
об эффективности сотрудников, о затраченном времени по проектам, задачам и исполнителям.
Можно разделять права доступа для менеджеров и исполнителей.
Из-за нестабильной ситуации, мы искали инструмент от отечественных разработчиков.

Ну и общее пожелание — новый сервис должен быть простым и интуитивно понятным, чтобы переезд в него прошел как можно проще.

Я выбирал между Kaiten и еще двумя продуктами: YouTrack, Toggl. YouTrack — мега-крут. И для нас оказался слишком перегружен. Из удобного: логирование времени из IDE, то есть разработчику даже не надо переключаться между сервисами, достаточно сносные диаграммы ганта. Отчеты не удовлетворяли наш запрос, поэтому после двух спринтов разработки решили отказаться от этого сервиса. Возможно, когда-то к нему вернемся :)

Toggl — достаточно простой сервис для учета времени. Нажал на кнопочку и погнали. Также можно логировать уже затраченное время. Не было адекватной доски задач. Отказались. Но позже к нему вернулись и использовали связку Trello + Togll, пока не наступил исход иностранных сервисов.

Сразу скажу, что мы не собрали все вещи и переехали в новый инструмент всей компанией. Сначала решили протестировать это с командой добровольцев, перенеся их работу в Kaiten. Когда убедились, что ребята могут использовать нужные функции и работают с комфортом, мы подтянули все остальные команды.

Сегодня для каждого нового проекта у нас формируется отдельная проектная группа, которую ведет менеджер. Но, что важно, менеджер может вести одновременно 4-5 проектов.

Чтобы это визуализировать, мы создали отдельные пространства в Kaiten для каждого проекта. Все эти пространства создавались по одному шаблону:

Слева на пространстве есть доска «Инфо», в карточках которой лежит вся информация по проекту с ссылками на документы и другими нужными файлами.
Рядом с ней — «Задачи» — основная доска проектной команды. Согласно всем канбан-канонам задачи двигаются по этапам слева направо. Это колонки: «Очередь», «Выполняется», «На проверке», «Проверено». Для каждой итерации мы сделали отдельные дорожки — так гораздо проще отслеживать эффективность работы.
Справа расположилась доска «Архив». В Kaiten можно архивировать карточки, чтобы готовые задачи не занимали место на доске, но хранились в специальном месте пространства. Мы с командой сделали отдельную доску, которую также назвали архивом, чтобы удобнее взаимодействовать с выполненными задачами. Завершенные карточки лежат на ней какое-то время, прежде чем автоматически улететь в архив пространства.

Внутри карточек мы используем почти все доступные поля, чтобы описать задачу, визуализировать всю важную информацию и избежать лишних коммуникаций. Например, мы всегда проставляем размер задачи, ставим метки, пишем описание ТЗ, указываем срок, добавляем участников и назначаем ответственного сотрудника.

Отдельно отмечу чек-листы. В карточке может быть сразу несколько чек-листов. Некоторые из них могут быть шаблонными, некоторые ребята создают по личной потребности индивидуально для каждой задачи. Например, один чек-лист описывает бизнес-логику, как задача должна быть сделана, а другой — тест-кейс, который регулирует взаимодействие тестировщика с разработчиком.

Чтобы менеджеру было удобно вести все свои проекты, он может переключаться между пространствами с помощью бокового меню. Так, бросив один взгляд на доску, будет понятно, на каком этапе находятся задачи, чем занимается конкретный сотрудник и как закрываются чек-листы.

Кстати, для регулирования доступов к разным пространствам мы используем группы пользователей. К примеру, если к нам пришел новый менеджер, будет достаточно добавить его в группу админов, чтобы новый сотрудник автоматически получил доступ к нужным пространствам.

Учет времени — функция, ради которой и затевался этот переезд в новый сервис. Нам жизненно необходимо было фиксировать время работы с задачами, чтобы сделать процесс прозрачным, и позже понимать рентабельность проектов и эффективность работы сотрудников.

Внутри карточки есть специальное поле, где мы выставляем размер — указываем количество часов, которое сотрудник запланировал на решение задачи.

Как только задача берется в работу, исполнитель запускает таймер и прописывает в специальном поле, что конкретно он делал в это время.

Сразу отмечу один момент — крайне важно договориться с членами команды, чтобы они отмечали свое реальное время работы с задачами. Руководство должно объяснить, что вы не играете в агентов ФСБ или Большого Брата для тотального контроля или наказаний.
Ваша цель — выстроить прозрачный и удобный рабочий процесс, чтобы в итоге грамотно балансировать нагрузку между сотрудниками и зарабатывать больше.

Позже всё это формируется в отчет о фактически затраченном времени. Я или менеджер проекта могут в любое время посмотреть отчет и проанализировать, сколько времени было затрачено на отдельную задачу или проект в целом. К примеру, если изначально мы запланировали 100 часов, но по итогу проработали 130, значит что-то пошло не так — проект нерентабельный, есть проблемы в работе или сотрудники работали неэффективно и т.д.

Кроме того, такой детальный учет времени помогает оценить, сколько ресурсов у нас уходит на типичные задачи. Поэтому, если в следующий раз на этом или другом проекте мы будем выполнять аналогичную задачу, то сможем точно оценить ее размер.

Внутри карточки можно посмотреть, отработал ли конкретный сотрудник норму часов за неделю и чем именно он занимался

Несмотря на то, что в Kaiten удобно устроен сам таймер и все данные собираются в разные типы отчетов, нам не хватало удобной визуализации. Было муторно скачивать отчеты в Excel и вручную доставать нужные данные.

И раз уж мы разработчки, которые хотели автоматизировать всё по максимуму, мы решили адаптировать систему отчетов под себя (благо у Kaiten есть открытый и довольно удобный API). Так и появился специальный плагин Reporter.

Что за зверь этот Reporter и что же он умеет?

1. Формировать отчет за день по выбранному сотруднику. Плагин подгружает данные из Kaiten и в один клик показывает все затраченные часы сотрудника и комментарии по ним. Отчет доступен и исполнителям, и менеджерам.

2. В процентах показывать эффективность работы исполнителей. На этой странице менеджер или я можем отследить, отношение запланированного и по факту затраченного сотрудником времени. Можно посмотреть данные по всем проектам или выбрать один конкретный. Также отчет показывает, сколько часов разработчик был активен в сервисе.

3. Формировать статистику всех сотрудников. Например, сколько часов они отработали в конкретный день или посмотреть подробную информацию о каждом.

5. Показывать общую статистику по проекту. Reporter достает данные по всем задачам на пространстве проекта и сравнивает план и факт по запланированному и потраченному времени на проект. Также показывает прогресс по проекту — сколько задач в очереди, в работе и готово.

Reporter помог упросить процесс сбора данных о работе над проектами, что в свою очередь привело к повышению контроля эффективности внутри команды. Было бы глупо не поделиться столь полезным инструментом с другими. Найти и скачать его можно на RuStore.

Иногда я читаю истории, как команды бунтуют, когда руководство просит их трекать время. В этих случаях мне кажется, что дело не в инструменте, а в его правильном использовании и моральной подготовке сотрудников.Лично мы в Pyrobyte подошли к вопросу переезда в Kaiten серьезно и подготовили почву для команды, чтобы ребятам было проще адаптироваться:

Пообщались с командой и объяснили, для чего нам нужно учитывать время и как это улучшит работу веб-студии.
Написали регламент работы в новом инструменте и рассказали об основных фишках.
Сделали небольшой собственный FAQ и провели несколько встреч с отработкой вопросов.

Конечно и у нас не обошлось без шероховатостей — привыкать к чему то новому без них невозможно. Но они же стали толчком к разработке Reporter, который облегчил и сделал рабочий процесс еще прозрачнее. Теперь Kaiten нам стал как родной :)

Спустя год после перехода в Kaiten, я уверенно могу сказать, что это было верным решением — мы выросли ~ на 30%. Качество постановки и контроля задач стало выше. Мы понимаем, куда и сколько тратится времени на проект. Эти данные помогают отследить, сколько ресурсов фактически тратится на разработку и здраво оценить свои возможности. Таким образом мы можем точнее устанавливать сроки работы над проектом и не бояться факапов. Убедиться в правдивости наших слов можно, оставив заявку на нашем сайте.

Заказать разработку сайта

Ну вот и всё. Расскажите в комментариях, как вы относитесь к тайм-трекеру? Используете это в своей компании или нет?

Если у вас есть задача разработать сайт или мобильное приложение, то напишите в Телеграм, мы это обсудим: https://t.me/sashadzen

Заказать разработку сайта, веб-сервиса или мобильного приложения на нашем сайте: https://vk.cc/cuglQZ

Партнерская программа, где мы платим от 10 000 до 200 000 рублей за контакты тех, кому нужен дизайн или разработка: https://vk.cc/cuglXT

Телеграм-канал Саши Комбарова про управление агентством, проектами, людьми: https://t.me/sasha_kombarov

Телеграм-бот, который бесплатно выдает чек-листы, памятки и регламенты по управлению, маркетингу, аналитике, дизайну и разработке: https://t.me/regulations_pyro_bot