Рубрика развивается при поддержке
Маркетинг
Eva Katz
652

«Бандитские» техники для работы с большим потоком задач

Как всё успевать и не сойти с ума

В закладки

Привет. С вами Ева Кац — управляющий партнер рекламного агентства Digital Bands и основатель школы для предпринимателей Digital Bandito. Расскажу вам о системе, с которой я работаю в Бандито и на других своих проектах. И заодно покажу, как это можно использовать в работе над своим продвижением и продвижением бизнеса.

Система простая и очень понятная. Уверена, вы захотите ей воспользоваться.

Она учит раскидывать задачи, работать с потоком тасков, ничего не забывать и не сходить с ума от больших объемов.

Рассказываю на своем примере. Сейчас у меня есть 4 основных проекта.

Агентство интернет-рекламы Digital Bands — я в нем управляющий партнер. Система и процессы там отлажены, люди работают. Но иногда необходимо мое включение.

Проект Digital Bandito — он требует моего постоянного включения во все процессы. В том числе в создание курсов для предпринимателей и кураторства моих учеников.Bandito разделен на несколько направлений — продуктовое (создаем курсы), контентное (создаем контент), личный консалтинг — я веду некоторых людей и проекты лично.

Проект Мечталогия — это новое направление, которое родилось из моей новой книги. Мы уже успели обзавестись людьми, первым трафиком (как первым снегом) и своими аккаунтами. У проекта большое и глобальное будущее. И сейчас он требует больше всего моего внимания.Он требует моего постоянного включения во все процессы. В том числе в создание курсов для предпринимателей и кураторства моих учеников.

Книга «30 правил настоящего мечтателя. Практическая мечталогия на каждый день». Книгу мы представили на самой крутой книжной выставке в России, сделали ей презентацию и сейчас готовим электронную версию к выходу. Книга уже написана. Она выходит под Издательством МИФ и у нас на нее большие планы, поэтому работа по ней не останавливается.

У меня 4-х дневная рабочая неделя. 5-й день я занимаюсь образованием, находками для новых проектов, читаю и посвящаю его творческой энергии. Для 4х дней работы такой объем проектов кажется нереальным. И чтобы правильно распределять процессы и энергию, я придумала свой метод работы с задачами.

Чтобы вам было интересно применять его к себе, предлагаю заменить любые мои проекты своими. Я рекомендую вынести свое личное продвижение в отдельный проект. Особенно если вы только начали и еще не проходили наши курсы.

Ева Кац
Управляющий партнер рекламного агентства Digital Bands и основатель школы Digital Bandito, маркетолог, писатель, спикер TEDx

1. Каждая новая неделя — новая небольшая жизнь

Она же — новый спринт по проектам.

Я знаю долгосрочные планы по своим проектам, но сокращаю расстояние своей работы до недели. Часть показателей я смотрю именно в недельных отчетах, чтобы понимать — правильно ли мы выбрали стратегию и все ли мы успеваем осуществить.Недельные спринты удобны для того, чтобы быстро переобуться, если это потребуется. И они не дают заржаветь — ты всегда в тонусе, а каждая неделя — новая жизнь и большие возможности что-то сделать.

2. Перед началом планирования все задачи выписываю на отдельный лист

Это нужно, чтобы не сойти с ума и снять панику.

Чтобы ориентироваться в задачах, надо все их видеть перед собой. Поэтому перед началом всех своих работ я рекомендую выписывать все задачи по проектам на лист бумаги. Широкими мазками.

Я для этого использую тетрадь формата А4, с точечками внутри (не линеечками и не клеточками). Такие тетради еще называют bullet journal. У меня их несколько. Я в них думаю — все схемы, мысли, идеи и каляки по проектам я храню в них. Эти тетради для меня, словно облако для хранения и генерации данных. Поэтому одну из них я всегда ношу с собой.

Выписываем всем задачи на неделю перед собой. Постарайтесь уместить все на один-два листа, чтобы все было перед глазами. Я делаю это в разных колонках по проектам.

Те задачи, которые можно делегировать — сразу помечайте, чтобы не забыть поставить по ним задачи людям.

Приоритетные — отмечайте цветом.

Эта картина будет со мной всю неделю. Часть задач появится в процессе. Часть я зачеркну уже в первый же день. Именно с этого важно начать свою рабочую неделю.​

3. Распределяем дни для каждого проекта

Раньше у меня был один устойчивый график. Например, все в агентстве знали, что деньгами я занимаюсь по вторникам. А контентом — по понедельникам.

Сейчас я изменила систему: дни назначаю каждый понедельник, потому что так мне удобнее расставлять приоритеты.

К примеру, я знаю что день работы с домашними заданиями по курсу — в четверг. Но мой график немного съехал из-за презентации книги и сейчас мои студенты в приоритете, и график я подстрою под них.

Я расписываю дни под проекты не просто так. Это важно, чтобы:

  • сориентировать всех людей, которые с вами работают, когда вы займетесь этими задачами. Например, сейчас я должна утвердить тему эфира в Издательстве и еще ряд задач. Я не паникую, не хватаюсь за решения. Не поддаюсь искушению «сделать дело 3 минут» — когда быстрые таски закрываешь быстрее остальных, а важные так и плетутся в хвосте не дождавшись очереди.

Я точно знаю, что в среду у меня будет день книги и проекта Мечталогии. И об этом знает мое Издательство. Все спокойны и все понимают, что в этот день мы решим все вопросы, а я не стану ни на что отвлекаться.

  • я не распыляюсь на все задачи одновременно, переключаясь между разными проектами. Это важно, потому что погружение и фокус важнее всего.
  • у меня нет паники, что все в полном хаосе, я четко понимаю что контролирую все процессы.
  • мои задачи теперь распределены по проектам, а болтаются единой кашей пугающих тасков (об этом ниже).

Итак, распишите в той же тетради нагрузку на неделю. Решите, в какие дни какими проектами вы будете заниматься. Вы можете делать гибридные дни. Например, выделить пару часов на один проект, а остальное — на другой. Важно, чтобы вы знали свой график и спокойно шли по плану.

Рекомендация для бандитов:

Если вы только начинаете свое продвижение, сделайте отдельный день под свой PR, работу с контентом и маркетингом. Выносите это в отдельный проект, чтобы в вашем графике всегда было место этой важной работе. Иначе вас поглотит рутина.

4. Создаем отдельную канбан-доску по каждому проекту

Я работаю с таск-менеджером Asana. Для этой работы мы в нашем агентстве 5oclick.ru написали бота, который может ставить таски даже из сообщения в телеграме. Это удобно. Бот, кстати, открыт к использованию для всех. Так что, пользуйтесь на здоровье.

Вернемся к канбан-доскам. Канбан-доска — это такое поле, в котором вы размещаете задачи в зависимости от их статуса. Википедия расскажет о канбан-досках больше. А я расскажу, как я использую их в проектах.

По каждому проекту у меня есть своя доска. Как правило, в ней всего 4 столбца:

  • Идеи
  • Сделать
  • В работе
  • Сделано

Все задачи из основного листа я выписываю в доски проектов. В асане это делается очень просто. Вы добавили задачу, она осталась на доске и появилась у вас в таск-листе. Там же будут задачи, которые я делегирую другим людям. У меня все перед глазами. Весь проект, а не отдельные его части.

Даты задач я ставлю в зависимости от дня, который я определила проекту. Так, завтра у меня будет день Мечталогии. Значит, я открою канбан-доску проекта и начну по ней работать.

Вот, как выглядит канбан-доска проекта. Приоритетные задачи я помечаю тегом.

Все понятно, аккуратно. Я открываю ее в определенный день и работаю только с ней.

А вот, пример канбан-досок и того, как бы выглядел мой таск-лист без этой системы.

5. Не отходим от расписания

Система будет работать, если ее держать под контролем. В каждом дне и в каждом проекте случаются форс-мажоры. Но в целом ваша система должна быть железной.

Еще совет: используйте вспомогательные инструменты для работы с задачами

Например, я работаю с ментальными картами, чтобы видеть всю картину проекта целиком. Для меня это важно — понимать, куда я иду и как это будет работать.

Мне нравится работать с Realtimeboard — это виртуальная доска. В ней я храню стратегические пути развития проектов.

В гугл-календаре отмечаю события типа встреч, выступлений и вебинаров.

В заметках телефона — свои быстрые идеи постов. Потом я переношу их в задачи еверноута либо сразу в списки задач на неделю.

Так я ничего не теряю, у меня под контролем все процессы и я понимаю, что и когда будет происходить.

Применяйте эту простую технику для работы со своими проектами и своим продвижением в том числе.

Спасибо :)) Ева Кац.

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Eva Katz", "author_type": "self", "tags": ["\u043f\u0441\u0438\u0445\u043e\u043b\u043e\u0433\u0438\u044f","\u043b\u0438\u0447\u043d\u044b\u0439\u043e\u043f\u044b\u0442"], "comments": 4, "likes": 3, "favorites": 39, "is_advertisement": false, "subsite_label": "marketing", "id": 87170, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Wed, 09 Oct 2019 07:59:46 +0300", "is_special": false }
Какая реклама
приносит деньги?
0
{ "id": 87170, "author_id": 5579, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/87170\/get","add":"\/comments\/87170\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/87170"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199113, "last_count_and_date": null }
4 комментария
Популярные
По порядку
0

Перестал читать после "Digital Bandito" )))

Ответить
0

Почему?

Ответить
0

Зачем гугл календарь, если есть Асана?
Зачем заметки в телефоне - у Асаны отличное моб. приложение.
Зачем плодить еще списки задач в Слоне? - проект в Асане - Секции - Задача - Подзадачи-Теги - Комментарии

пользуйтесь. Через месяц напишите статью, как вы преуспели еще на 146%

Ответить
1

Асана хороша, как таск-менеджер. Но это точно не хранилище идей.

Ответить
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "Article Branding", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cfovx", "p2": "glug" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Баннер в ленте на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "disable": true, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } }, { "id": 20, "label": "Кнопка в сайдбаре", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cgxmr", "p2": "gnwc" } } } ] { "page_type": "default" }