Секретный цех внутри производства, возврат оплаченных товаров, код-вирус в ПО — как сотрудники изощренно воруют деньги компаний

Компании теряют 5–10% прибыли в год из-за воровства сотрудников. И это не всегда финансовые махинации, чаще всего они находят менее очевидные способы воровства, которые сложно обнаружить даже при тотальном контроле. Как сотрудники могут годами воровать у бизнеса и что с этим делать — рассказали на примере реальных кейсов.

Привет! Мы команда одной из крупнейших в России аутсорсинговых компаний Unicon Outsourcing. Входим в ТОП-5 рейтинга RAEX с 2009 года. Специализируемся на услугах в области бухгалтерского учета, расчета заработной платы и кадрового администрирования. Внедряем продукты 1С и оказываем услуги хостинга бизнес-приложений.

Наш опыт с клиентами показывает, что воровство среди сотрудников встречается как на крупных предприятиях (промышленные заводы и IT-корпорации), так и в мелких компаниях (кафе, парикмахерские и прочие представители МСБ). Независимо от размера бизнеса, хищения происходят на разных уровнях иерархии — украсть способен и уборщик, и менеджер, и даже партнер.

1. Как сотрудники воруют у компании: случаи из практики

2. Какой ущерб наносит воровство внутри бизнеса

3. Как распознать воровство в компании и пресечь его

Часто сотрудники воруют расходные материалы, например, канцелярию и бытовые принадлежности. А также материалы, задействованные в производстве (металл или инструменты), и продукт, который производит сама компания.

Воровать могут как примитивно — забирают товар в надежде, что никто не заметит, так и через списание продукции. Сотрудники списывают продукцию под видом брака или из-за якобы вышедшего срока годности. Причем работники воруют вещи как для себя или последующей продажи, так и делают это за откат.

Кейс №1

Крупная компания N занимается обслуживанием промышленных производств. Бизнес рос быстро, но никто должным образом не следил за материальным учетом — хотя это обязательная задача для контроля за расходами.

Компания N обратилась за аудитом, и он показал, что довольно много материалов просто пропадает со склада. А руководство предприятия даже не замечали, как теряют материалы. Причем сотрудники воровали не какие-то повседневные вещи, которые можно использовать в быту, а товары для использования на промышленных производствах.

В процессе разбирательств, коллеги сделали вывод, что, вероятно, нечистоплотные сотрудники возвращали поставщику товары за откат.

Кейс №2

Крупный завод V производит различные химические средства, и для работы ему поставляют полиэтилен в гранулах. Во время очередной проверки, руководство замечает, что полиэтилен начал пропадать. Чтобы отследить возможную кражу, поставили охрану, но все равно не смогли найти следов воровства.

Спустя время завод V провел внутреннее расследование, и выяснили, что рядом с их предприятием расположено несвязанное с ними производство полиэтилена. Оказалось, сотрудники завода V передавали полученную полиэтиленовую крошку на соседнее производство, где из нее делали этот самый полиэтилен и вывозили непосредственно как полиэтилен, а не крошку. Конечно, за полиэтиленом никто не следил, тем более, что материал выходил по накладным другой компании — соседнего завода-производителя.

Для воровства денег напрямую используются различные схемы, самые типичные:

→ Сотрудник получает возврат части суммы, которую передал контрагенту за услугу или товар, в качестве оплаты за заключение договора именно с ними.

→ Бухгалтерия документируют фрикативную отгрузку задним числом, деньги за эту отгрузку поступают в кассу, а сотрудники забирают их, будто ничего не происходило.

→ Продавцы просят клиентов оплачивать товар или услугу наличными, выкидывают чек и забирают деньги себе. Механика хищения схожа с фиктивными отгрузками, но воровать наличие гораздо проще — нет бюрократии.

Однако возможны случаи, где сотрудники и даже бизнес-партнеры действовали более изощренно.

Кейс №1

Два партнера открыли компанию L, где один стал директором, а второй соучредителем. Спустя время работы соучредитель вступил в сговор с главным бухгалтером компании, и вместе они начали генерировать фейковые документы на подпись партнеру-директору. Директор не глядя подписывал документы, которые были оформлением кредитов, займов и т. д. Все это напрямую вредило бизнесу.

Затем недобросовестный партнер-соучредитель пришел и обвинил директора в финансовых махинациях. Далее обратился в правоохранительные органы, после чего на директора стали оказывать давление.

Чтобы избежать серьезного наказания у партнера-директора было 2 пути. Первый — оспорить все слепо подписанные договоры в суде, но это проходит очень долго и нет никаких гарантий победы. Второй — продать бизнес сильно ниже рынка и закончить разбирательства. И в данном случае продажа бизнеса была более эффективным вариантом.

Этот кейс показывает, что воровство может быть неочевидным и способно привести не просто к потере прибыли, а к потере целого бизнеса.

Кейс №2

В компании-гиганте D бухгалтеры были ответственными за биллинг — ПО, которое помогает рассчитывать стоимость услуг для каждого клиента. Это программное обеспечение было «самописным», и в нем были некоторые незакрытые ошибки. Одну из них нашли бухгалтеры — ошибка позволила сотрудникам менять даты отгрузки в документах. Это приводило к тому, что реальная отгрузка не отображалась в системе, и деньги, которые появлялись из-за разницы в отчете, бухгалтеры забирали себе.

Время воруют буквально в каждой компании: сотрудники тратят на обед 120 минут вместо положенных 60, приходят на работу на 30 минут позже и уходят на 15 минут раньше или тратят половину рабочего дня на соцсети и походы в туалет. При этом сотрудник получает оклад в полной мере несмотря на очевидное расходование рабочих часов.

Если посчитать расходы на таких сотрудников, проанализировать их эффективность в рабочие часы и сравнить показатели, часто выходит, что компания теряет сотни тысяч рублей из-за непродуктивного использования времени со стороны команды.

Махинации среди рабочего коллектива можно поделить на 3 группы: мелкие, средние и крупные.

Мелкое воровство — ручки, карандаши или бумага из принтера, моющие средства и другие расходники. Иногда руководство даже не обращает внимание на такие кражи, ведь 5 украденных карандашей и 10 листочков не скажутся на бюджете компании. В некоторых случаях мелкое воровство можно даже расценивать как премию или соцпомощь работникам.

К средней группе воровства можно отнести случаи, когда воруют не 5 ручек из упаковки, а 5 из 20 упаковок, поступивших в офис. Также средним хищением можно считать продажи мимо кассы на чеки, условно, до 1 000 рублей. При этом все зависит от периодичности, с которой совершаются подобные махинации. Если сотрудники ежедневно проводят неофициальные сделки и не в единственном количестве, это может привести к потере сотен тысяч рублей и классифицироваться как крупное хищения.

Крупное воровство — все, за что следует уголовная ответственность. Это и фиктивные отгрузки задним числом, и откаты, и подделка отчетностей с целью «вытащить» деньги из оборота.

Признаки того, что сотрудники воруют

Если резко стал увеличиваться расход канцелярии или в отчетах регулярно появляется списанная продукция, это может говорить о мелком или среднем хищении.

Сотрудник, который работает на невысокой должности, неожиданно приехал на дорогом автомобиле или начал носить брендовые вещи — тоже причина задуматься, не совершает ли он какие-либо махинации.

Как бороться с воровством и перестать терять прибыль

Необходимо назначить материально-ответственное лицо, задачей которого будет следить за сохранностью имущества компании. Этот сотрудник будет размещать товары в защищенных местах, а также вести учет: фиксировать получение расходников, их списание или передачу в эксплуатацию и прочие действия.

Обеспечить защиту склада и офиса: установить камеры слежения и турникеты против выноса. Также важно штрихкодировать все, что принадлежит компании: от инструментов до упаковок бумаги.

Внедрить электронный документооборот (ЭДО) и разработать систему доступа к документации в зависимости от должности — рядовым сотрудникам не должны быть доступны финансовые отечности и прочее. Это практически исключит возможность совершать махинации.

Установить камеры в офисе — обязательно рядом с кассами, в отделе бухгалтерии и в местах расположения сейфов.

Регулярно проверять отчетность, чтобы знать о передвижении денег в течение месяца, квартала и года.

Самый простой способ — установить программное обеспечение для контроля рабочего времени — оно позволит узнавать, насколько часто человек заходит в систему и как часто проявляет активность за рабочим столом.

Более нестандартное решение — нанять студентов под предлогом прохождения практики. Поставить им задачу следить, кто и что делает в рабочее время.

Лучший и долгосрочный вариант — перестроить структуру и сделать условия, при которых сотрудники будут мотивированы к работе. Так у них будет меньше желания тратить рабочее время на безделье.