Владелец производства с оборотом 100 млн/год не знал, на чем зарабатывает. Наладили бухучет и показали реальную картину

Бухгалтер 8 лет неверно заносил данные о себестоимости — часть проектов оказались убыточны. Мы навели порядок в учете, детализировали расходы и настроили правильный расчет. Теперь важные управленческие решения — на какие заказы сделать упор, от каких отказаться, какие расходы оптимизировать — принимаются на основе верных данных.

Моя команда занимается комплексным бухгалтерским сопровождением бизнеса. Это не только стандартный бухучет, но и финансовый анализ, оптимизация налогообложения, взаимодействие с ИФНС, представительство в судах.

Часто бывает такое, что заниматься учетом невозможно, пока не исправлены ошибки предшественников. Расскажем одну из таких историй.

Дмитрий (имя изменено) — собственник компании, которая производит изделия из нержавейки и стекла: двери, фасады, ограждения и т.п. Производство работает под заказ, годовая выручка порядка 100 млн руб. Например, заказчик строит торговый центр и заказывает комплект входных дверей — в работе постоянно порядка 20 подобных заказов.

Дмитрий хотел увидеть прибыль по отдельному заказу, чтобы понять, какие виды изделий и какие клиенты приносят наибольший доход — и сосредоточиться именно на них.

Аудит показал, что данные много лет заносились неверно. Бухгалтеры компании вели учёт с ошибками с 2014 по 2021 годы. Из-за этого все финансовые показатели, в том числе и прибыль, также были неверны. И невозможно было рассчитывать прибыли по заказам, не исправив все эти ошибки.

Бухучет основан на системе счетов. Каждый счет — это отдельная таблица, где собираются данные об определенном виде доходов или расходов, расчетах с поставщиками или покупателями, начислении и выплате зарплаты и прочих хозяйственных операциях компании.

Значительная часть ошибок как раз касалась счетов:

Затраты между заказами распределялись неверно

❌ На счете 20 «Основное производство» отражены данные о непосредственных затратах на производство: материалы, зарплата и страховые взносы рабочим, амортизация оборудования и прочие. Данные копятся по мере выпуска продукции и передачи ее на склад.

Предыдущий бухгалтер заводил на этот счет данные из групп «Зарплата» и «Амортизация». В результате расходы считались неверно, но без проверки заводимых сотрудником данных это невозможно было увидеть. Себестоимость отдельных заказов получалась заниженной, а прибыль — выше фактической.

✅ Мы убрали все лишние группы на 20-м счете. Затраты стали распределяться между заказами правильно и в полном объеме.

Складские остатки в учете не соответствовали реальным

❌ Заказ может производиться не один месяц и материалы на него передают постепенно. Списывать их до закрытия заказа было нельзя. Поэтому нередко возникала ситуация, когда по факту материала уже нет, а по бухгалтерии — есть. Это мешает планировать закупку материала.

✅ Мы настроили учет незавершенного производства, в том числе для ситуаций, когда продукция еще не выпущена. Теперь фактические остатки на складах соответствуют данным бухучета и можно списывать материалы сразу после их использования.

Общие расходы списывались пропорционально выручке

❌ Накладные расходы, которые не относятся к конкретному заказу — аренда, коммунальные платежи, обслуживание оборудования — вручную списывали общей суммой, пропорционально выручке на расход. Эти расходы не распределялись по каждому заказу, в результате по отчету выходило, что заказ казался более прибыльным, чем был на самом деле. При этом на финансовом результате компании сумма прибыли была ниже, чем суммарная по всем заказам.

✅ Мы настроили учет накладных расходов на счете 25 «Общепроизводственные расходы», в разрезе подразделений и статей затрат. Дальше эти расходы распределяются пропорционально выручке, между номенклатурными группами на счете 20.

Зарплата учитывалась вручную

❌ Данные по зарплате и налогам в базу 1С заносились вручную и без предусмотренных программой учетных регистров. Вся зарплата учитывалась на счете 20 как отдельная номенклатурная группа. Затем бухгалтер также вручную списывал ее пропорционально выручке в конце квартала.

В результате не было распределения зарплаты по заказам — невозможно было определить реальную производственную себестоимость. Зарплата даже не отражалась в калькуляциях.

Кроме того, нужно было заполнять вручную и отчетность, связанную с оплатой труда: расчеты по страховым взносам, справки 6-НДФЛ и 2-НДФЛ.

✅ Мы заново сформировали все регистры учета, связанные с зарплатой, с начала деятельности организации, то есть за последние 8 лет. Теперь зарплату можно распределять по заказам, а её расчет стал намного легче. Бухгалтер может начислить зарплату за месяц и быстро сформировать отчетность «одной кнопкой». Конечно, при условии, что все исходные данные для расчета были занесены без ошибок.

Для учета готовой продукции выбирали неверные счета

❌ Выпуск готовой продукции ошибочно проводили через счет 41 «Товары». На самом деле этот счет нужен для того, чтобы учитывать товары, купленные для перепродажи. Из-за неверного проведения было невозможно отделить перепродажу товаров от продажи собственной продукции.

✅ Мы настроили учет выпуска готовой продукции на счете 43, как это положено по плану счетов. И теперь можем видеть сформированную плановую себестоимость собственной продукции на 43-м счете и контролировать списание продукции по мере отгрузки заказчикам.

Почему собственник не видел этих ошибок. Обычно собственник видит только бухгалтерскую отчетность с небольшим количеством основных показателей. И ему кажется, что и весь бухучет организован так же просто.

На самом деле каждая итоговая цифра складывается из множества исходных данных, которые нужно собрать и обработать без ошибок.

В бухгалтерии действительно есть «волшебные кнопки» — например, «Сформировать отчет». Программа автоматически правильно заполнит все поля в отчете на основе введенных данных. Однако чтобы эти расчеты оказались верны, нужно правильно выполнить предшествующую работу. Проверить что все данные введены верно и отражены на нужных счетах. Сверить, что расходы правильно распределились на себестоимости, что функция «Закрытие месяца» отработала корректно. Сделать много других важных проверок, из которых состоит подготовка отчетности.

В калькуляции не только появилась зарплата и страховые взносы, но и в целом стало больше статей затрат — теперь можно оценить долю каждой статьи расходов в себестоимости продукции.

Благодаря этому

• себестоимость формируется корректно, с учетом всех расходов

• можно оценить долю каждой статьи расходов в себестоимости

Такой подход позволяет увидеть, где можно оптимизировать расходы и понять, почему заказ стал убыточным. Детализация себестоимости — прекрасная основа для анализа производства и планирования развития компании.

Калькуляции расходов стали детальнее. До оптимизации калькуляция себестоимости выглядела так:

Сейчас она гораздо более подробная:

Естественно, это повлияло на всю финансовую картину в целом.

Стало ясна фактическая себестоимость. Ниже приведены отчеты о финансовых результатах до оптимизации учета. Они показывает выручку, расходы по статьям и прибыль (либо убыток) в разрезе заказов и по компании в целом.

До оптимизации учета расходы распределялись между заказами не полностью. При таком подходе можно было сделать вывод, что все три заказа прибыльные, причем максимальную рентабельность дает заказ 2.

Однако, если учесть все расходы, что стало возможно после оптимизации бухучета, то картина существенно меняется. Выяснилось, что заказ 2 фактически приносит компании убытки. Два других заказа остались прибыльными, но финансовые результаты по ним изменилась: рентабельность по заказу 1 оказалась ниже, а по заказу 3 — выше.

Теперь Дмитрий видит реальную финансовую картину по каждому заказу и может принимать более взвешенные решения.

Если заказ оказывается убыточным, вариантов немного:

1. Оптимизировать расходы, если это возможно.

2. Вообще отказаться от этого клиента или категории изделий.

3. Если оптимизировать не выходит, а отказываться нельзя (важный постоянный клиент и другие заказы у него прибыльные), то взять в работу другие прибыльные заказы. Это позволит обеспечить доходность бизнеса в целом и застраховаться от возможных претензий налоговиков.

Такой отчет не получить в стандартно настроенной 1С — мы сделали его в Excel на основании бухгалтерских данных. Можно автоматизировать эту форму через 1С-разработчиков и в несколько действий формировать отчет. Это может быть полезным не только производствам, но и любым проектным компаниям: сразу видно, на чем вы зарабатываете, а где теряете.

Чтобы увидеть, на каких заказах вы зарабатываете, а на каких теряете деньги, прежде всего смотрите на учет и распределение затрат — может оказаться, что вы тратите кучу времени и ресурсов на убыточные заказы. А именно:

• Какие номенклатурные группы выделены на 20 счете. Эти группы должны соответствовать видам продукции.

• Как организован учет незавершенного производства. Должна быть возможность списывать материалы на текущие заказы, даже если продукцию не выпустили.

• Как распределяются общепроизводственные расходы. Распределение между заказами должно быть пропорционально выручке или другому экономически обоснованному показателю.

• На каком счете отражается готовая продукция. По правилам бухучета это счет 43.

• Как учитывается заработная плата. Нужно полностью распределять ее между заказами, чтобы увидеть реальные затраты и прибыль по каждому.

Разумеется, это не все возможные нарушения учета затрат, на самом деле их гораздо больше. В следующих кейсах мы расскажем и о других.

Если вы хотите увидеть реальную финансовую картину и тратить меньше, приходите к нам на экспресс-анализ бухгалтерии. Проверим отчетность на предмет ошибок, соответствие учету в программе и закону. Найдем переплаты и долги по налогам. Выявим риски, связанные с налогами и контрагентами. Услуга стоит 40 тысяч, читателям vc.ru — скидка 50%.

Подпишитесь на наш Телеграм-канал и узнайте, как экономить на налогах, обходиться без проверок и штрафов и получать положенные льготы.

Кейс помог подготовить Сергей Перевозчиков.

Поделитесь опытом: было ли такое, что себестоимость считалась неверно, и в результате ломалась вся финансовая картина?