Офис
ВКонтакте

Опыт HR-команды ВКонтакте: как не растерять командный дух после года на удалёнке

Уже больше года миллионы людей по всему миру не ходят в офисы. Удалёнка крепко вошла в нашу жизнь, и даже после снятия всех ограничений часть компаний не вернётся к стандартному графику. Кто-то останется работать из дома, кто-то выберет гибридную модель. Мы пока не знаем, каким будет наш вариант, но хотим поделиться опытом перевода на удалёнку команды из 1 000 человек.

Рассказываем, с какими трудностями мы столкнулись во время локдауна, как поддерживали боевой дух и почему офис ВКонтакте временно превратился в почтовое отделение.

Удалёнка отняла самое дорогое

Команда ВКонтакте ушла на удалёнку одной из первых — в середине марта 2020-го, и с тех пор мы работаем дома. Специфика IT-компании всегда позволяла большей части сотрудников работать откуда угодно, но для нас Штаб — это больше, чем рабочие места.

Мы привыкли много времени проводить с Командой: обсуждать дела на кухне, придумывать идеи на хакатонах, на еженедельных встречах узнавать новости других команд и обсуждать готовящиеся проекты. И это не говоря обо всех нерабочих моментах: отдыхе в спортзале или за столом для пинг-понга, донорстве крови, совместных интеллектуальных играх.

Очень скоро после ухода на удалёнку стало ясно, что в ближайшее время к привычной жизни мы не вернёмся. Нужно было оперативно адаптироваться к условиям новой реальности. Мы проводили опросы, читали чатики и делали всё, чтобы узнать, как мы можем помочь Команде безболезненно перейти на самоизоляцию. Начали с самых острых материальных потребностей: организовали доставку техники и вещей из офиса.

Спецоперация «Мониторы, кресла и мягкие игрушки»

Переход на удалёнку случился почти мгновенно — забрать домой успели только ноутбуки и основные личные вещи. Однако далеко не все квартиры оказались хоть как-то приспособлены для домашнего офиса. Сидеть на табуретке за обеденным столом или решать вопросы лёжа в кровати — ещё куда ни шло, если речь о паре дней. Вот только долго в таком режиме не протянешь: заболит спина, да и настроиться на рабочий лад сложнее. Поэтому мы организовали доставку самых востребованных предметов из офиса — кресел и мониторов. Заодно передали пледы, блокноты, мягкие игрушки и другие мелочи — всё это помогло скрасить жизнь взаперти. Ведь из любимой кружки и чай вкуснее 😊

Мы научились упаковывать что угодно — и за время миграции не пострадал практически ни один предмет. Теперь мы чуть ли не по именам знаем всех сотрудников транспортных компаний, а в каждом офисе появился небольшой филиал почтового отделения. В итоге доставка необходимых вещей из офиса стала для сотрудников постоянной опцией.

А что там с наймом?

Как искали

В срочном порядке пришлось адаптировать под удалёнку процессы найма и адаптации новых сотрудников. Интервью с соискателями мы начали проводить по видеосвязи, тестовые задания кандидаты выполняли дома самостоятельно, а для лайвкодинга мы использовали онлайн-редакторы.

Мы быстро приспособились к новому формату, у которого, конечно, оказались свои плюсы и минусы. Главное преимущество — скорость. Онлайн-собеседования можно организовать намного быстрее, чем офлайн. Новые сотрудники из других городов приступали к работе сразу, не тратя время на релокацию в Москву или Санкт-Петербург. Так некоторые команды перешли к распределённому формату работы и расширили географию потенциальных кандидатов. Всё техническое оборудование, приветственный набор и документы почти всегда доставляются новым сотрудникам домой в первый рабочий день.

Основной минус удалённого найма — смазанное восприятие человека во время интервью в видеоформате. Многим ребятам важно пообщаться вживую, чтобы был мэтч. А ещё некоторые интервью проходили некачественно из-за проблем со связью или звуком (дрель, плач ребенка, стройка за окном и так далее).

Как адаптировали

Мы понимали, что новичкам на удалёнке приходится сложнее — они оторваны от команды и не общаются вживую в офисе. Поэтому первое, что мы сделали, — подготовили очень подробные гайды для всех новых сотрудников и увеличили количество их встреч с HR.

За 2020 год провели более 1 700 встреч по адаптации сотрудников, более 200 вводных встреч и примерно столько же инструктажей.

В первый рабочий день мы проводим для сотрудников вводную встречу, на которой рассказываем про наши сервисы, процессы и внутренние сообщества. В них так много информации и интерактива, что этого оказывается вполне достаточно, чтобы скрасить время ожидания курьера с техникой. Также мы организуем для новичков два инструктажа по информационной безопасности и охране труда. Во время адаптации постоянно общаемся с руководителями, чтобы понимать, насколько комфортно для всех проходит процесс внедрения сотрудника в Команду.

Жизнь Команды переходит в онлайн

О том, как перестраивали формальные внутренние коммуникации мы рассказывали в этой статье. Для неформальных адаптировали внутреннее сообщество VK Lectures. Раньше там были лекции для сотрудников, теперь — все развлекательные онлайн-активности. А чтобы название группы лучше отражало суть, заменили его на VK Isolation.

В организации онлайн-мероприятий исходили из запросов и потребностей. Далеко не всё «взлетало» и получалось так, как задумывали. Но мы экспериментировали, проверяли гипотезы и улучшали то, что оказывалось востребованным. Так мы сформировали классное онлайн-пространство для сотрудников, которое может оставаться активным и после самоизоляции. Рассказываем, что успели попробовать.

Планка по видеосвязи

В начале удалёнки у большей части Команды почти до нуля упала подвижность: закрылись спортивные залы, бассейны и даже парки, всех просили оставаться дома и заказывать всё необходимое с доставкой. Мы стали пробовать форматы, которые помогли бы сохранить бодрость и хорошее самочувствие в период локдауна.

Начали с онлайн-занятий с приглашёнными тренерами — организовали их с помощью звонков ВКонтакте. Для этого расспросили Команду о направлениях, которые им больше всего интересны. Это оказались йога, растяжка и силовые тренировки. Подготовили расписание, опубликовали его в сообществе, потом там же размещали ссылки-приглашения на звонки. На каждую тренировку приходили от 3 до 10 человек. Записи мы сохраняли в группе — чтобы можно было размяться в удобное время. Многие выбирали этот вариант — количество просмотров постоянно росло.

А ещё мы попробовали восстановить в онлайне традицию, которая зародилась у нас в Доме Зингера: несколько раз в день встречаться и стоять в планке. Все друг по другу скучали, поэтому вначале желающих было много. Но через несколько недель стало ясно, что это не так весело, как в офисе, и эксперимент сошёл на нет.

Пища телесная

В офисе нас очень выручали фрукты и снэки на общей кухне, но на удалёнке вопрос завтраков, обедов и ужинов каждый брал на себя. Тем, кто самоизолировался в больших городах, было проще — сотрудникам выделили промокоды на скидку в Delivery Club и Самокате, а те, кто уехал в маленькие города и на дачи, скучали по гастрономическому разнообразию. Поэтому мы попросили гуру готовки, заместителя руководителя модерации Катю Егорушкову, подготовить подробные лонгриды с картинками и инструкциями как готовить вкусные блюда — простые и посложнее, в том числе из любимых сериалов.

Снижаем тревожность

Когда тревожность на тему здоровья начала нарастать, мы провели несколько онлайн-встреч с врачом, который лечит пациентов от COVID-19. Для тех, кто оказался на удалёнке с детьми, организовали лекцию с психологом — он рассказал, как построить быт и работу в одном пространстве с другими членами семьи. Многие наши сотрудники столкнулись со сложностью распределения личного и рабочего времени, и иногда это приводило к переработкам и выгоранию. Мы позвали специалиста и организовали онлайн-лекцию на эту тему.

А поговорить?

Во время самоизоляции всем остро не хватало общения. Через бота в нашем сообществе VK Isolation мы организовали Random Coffee — это такой формат случайных онлайн-встреч, на которых сотрудник может познакомиться с кем-то из команды. Идея зашла не всем — кто-то стал регулярным гостем, а кто-то так и не нашёл время, чтобы договориться о встрече. Тогда мы решили поэкспериментировать с Random Coffee не на двоих, а на троих, и количество регулярных встреч увеличилось. Пробовали и другие форматы — например, создали в Discord комнаты с названиями мест в офисах, по которым мы так скучаем, но эти комнаты не оказались так популярны.

Иногда «заходили»‎ совершенно неожиданные активности. Например, для обложки сообщества мы решили сделать скриншот видеозвонка. Закинули ссылку в наш флуд-чат и попросили заглянуть с включёнными камерами тех, кто сейчас свободен. В итоге все были так рады видеть друг друга, что ещё полчаса общались и не хотели расходиться, а те, кто опоздал, очень печалились и просили повторить. Оказалось, что простые форматы и чаты иногда работают лучше и эффективнее экспериментальных.

Мероприятия онлайн: от хакатонов до корпоратива в стиле Late Night Show

Несколько раз в год мы устраиваем внутри компании хакатон: сотрудники объединяются в команды, придумывают идеи фич и проектов, защищают их перед коллегами. Осенью мы смогли провести его в удалённом формате. Мероприятие не утратило ламповости и бодрости — команд собралось не меньше, чем в офисах. Проекты получились отличные — как в плане идей, так и по возможности реализации. А ещё мы опробовали новый формат — Фиксатон, командные соревнования по исправлению багов. Остались довольны результатами: и баги пофиксили, и призы вручили.

Ещё до пандемии у нас сформировалась традиция: раз в неделю в Москве и Санкт-Петербурге мы проводили небольшие тимбилдинги с ограниченным числом участников, которых определяли с помощью рандомайзера среди всех желающих. Эти встречи были самые разнообразные — от мастер-класса по гончарному или кузнечному искусству до соревнований по картингу и занятий на скалодроме.

Мы подумали, что пандемия — не повод отменять эту традицию, и перевели её в онлайн. Всё необходимое доставляли участникам на дом, а активность проводили по видеосвязи. Чего мы только не делали — собирали ночники в форме Персика и Супчика, пересаживали растения, проводили мастер-класс по стендапу, лепили из глины и мастерили праздничные венки. Мастер-классы делили по локациям — Москва и Санкт-Петербург, чтобы можно было оперативно организовать доставку всего необходимого. Для тех, кто разъехался по разным уголкам страны и мира, организовывали полностью онлайновые движухи: играли в«Квиз, плиз!»‎ и «Мозгобойню», ходили на виртуальные экскурсии по«чумному» Петербургу, слушали истории о доме Зингера и универмаге у Красного моста, пели в онлайн-караоке.

До удалёнки:

На удалёнке:

10 октября ВКонтакте отмечает день рождения. Все годы до пандемии мы праздновали его в Санкт-Петербурге — из разных городов приезжала вся Команда. Мы долго думали, как можем порадовать коллег, загрустивших на затянувшейся удалёнке. Остановились на душевных анимированных историях (рассказывали о них здесь) и подарках с пожеланием на будущее — чемодане, открытке-паспорте и дорожном несессере. Всё это в Команде восприняли очень тепло. Праздник удался!

Новый год мы праздновали, вдохновившись «Голубым огоньком» и Late Night Show. Украсили студию и организовали прямую трансляцию шоу, в котором приняли участие руководители разных направлений ВКонтакте. Ведущими стали Сергей Мезенцев и наша коллега Зера Черешнева. Мы чередовали прямой эфир из студии с ранее записанными роликами про разные команды, выводили на экран зрителей трансляции, вместе танцевали под песни «Дискотеки Аварии» и Uma2rman, которые выступали специально для нас.

Новогодний корпоратив в стиле Late Night Show

23 Февраля и 8 Марта сотрудников ждал праздничный радиоэфир только для своих. Первое в истории Команды ВКонтакте онлайн-радио вещало весь день на виртуальной частоте 23,8 FM. Сотрудники сами составляли плейлисты с музыкой, вели эфир, делились новостями и устраивали розыгрыши призов. Слушатели могли дозвониться, пообщаться с ведущими и передать приветы. Выяснили, что многие из наших коллег могли бы сделать блестящую карьеру на радио!

Выводы после года на удалёнке

2020-й показал нам, что компания может вполне эффективно работать в удалённом формате. Тем не менее многие сотрудники с нетерпением ждут открытия офисов — социализация всё ещё очень важна. За пандемию у многих стёрлась грань между личной жизнью и работой — всё это выливалось в выгорание. Таким сотрудникам мы предлагали длительные отпуска, из которых они возвращались порой даже раньше планируемого срока и продолжали работать.

Отношение к офису сильно изменилось. Некоторые компании уже заявили, что сотрудники могут остаться на удалёнке навсегда. Мы тоже начали принимать на дистанционный формат специалистов, которых раньше брали только в офлайн. Сейчас мы опрашиваем все команды о лучшем режиме: остаться на постоянной удалёнке, ходить в офис пару дней в неделю (гибридный вариант) или работать как до пандемии. Будем подстраиваться под пожелания и потребности сотрудников. У нас хорошо налажены процессы как для полной удалёнки, так и для стандартного трудового дня в опенспейсе. Поэтому сейчас мы активно прорабатываем второй вариант и подстраиваем под него рабочее пространство. Нам кажется, в постковидном мире именно гибридный формат станет наиболее востребованным во многих отраслях.

{ "author_name": "ВКонтакте", "author_type": "editor", "tags": [], "comments": 5, "likes": 18, "favorites": 26, "is_advertisement": false, "subsite_label": "office", "id": 237360, "is_wide": true, "is_ugc": false, "date": "Fri, 23 Apr 2021 11:12:51 +0300", "is_special": false }
0
5 комментариев
Популярные
По порядку
3

"Компания может вполне эффективно работать"
Просто почитайте комменты к своей эффективности в своём же паблике:
https://vk.com/adminsclub

Из реально полезного за годы работы могу вспомнить лишь:
1. Журнал действий модераторов
2. Возможность скрытия участников паблика, как борьба с угоном аудитории.

Вся остальная движуха - стать инстой / тиктоком / телегой да накрутить просмотров.
А нужно оставаться собой и развивать свой сервис, не распыляя силы и отталкивая аудиторию.

Ответить
0

Ты забываешь один момент...Я уверен что ребята не сами такие идеи выкидывают порой. Есть повыше люди, которые могут спокойно ради прибыли Mail Group сказать ребятам..."Отложите бэклоги, нужно копию тикток сделать, дабы на хайпе быть" Это вполне реальные вещи, бизнес так делается, а программисты, дизайнеры, HR и т.п. это просто наемный труд.

Ответить
1

Все попытки организовать активность на стороне сотрудника просто обломаются об:
- отсутствие у сотрудника свобоной жилплощади под эту активность
- нежелание включать веб-камеру, т.к. стыдно за домашнюю обстановку перед коллегами.
- прочие производные от двух вышеописанных пунктов.

Ответить
0

наши сотрудники столкнулись со сложностью распределения личного и рабочего времени, и иногда это приводило к переработкам и выгоранию

говорят, если не открывать тикет за 3 минуты до окончания "рабочего дня" и не требовать его закрытия в течении часа, то и переработок не будет

Ответить

Комментарии

null