Как часто вы отправляете письмо не тому человеку? Без темы? Или с другими нелепыми ошибками? Перед вами небольшой помощник по электронным письмам. Сохраните его у себя под рукой, чтобы в нужный момент (например, при отправке очень важного сообщения) провериться по нему и не допустить ошибок.
№1. «Кому отправляем?»
Совсем не хочется, чтобы конфиденциальная информация попала дизайнеру, который делал ваш сайт, или коллеге с прошлой работы. Перед отправкой обязательно проверьте email получателя и убедитесь, что именно ему вы должны доставить сообщение.
№2. «Потерялось вложение!»
Печальная ситуация — написали в тексте сообщения, что прикрепляете документ, а в итоге забываете про него. Убедитесь, что вложение в письме есть, и переходите к следующему пункту.
№3. «Где же тема?»
Тема письма = название книги или статьи. Согласитесь, вам вряд ли бы захотелось открывать безымянное произведение.
Помните, что тема должна быть понятной и краткой (без сочинений о добре и зле…). Ваша цель — дать название, по которому получатель сможет быстро найти письмо.
№4. kotenok1989@... это кто?
В идеале название вашей почты должно содержать в себе имя и фамилию, но бывают разные случаи. Чтобы получатель определил, кто ему написал — укажите имя и фамилию, название компании (если есть), должность и контактные данные.
№5. «Который час? 2:38?»
Две причины не отправлять письмо в это время:
1. Усталость за день даст о себе знать. Будут опечатки и другие ошибки, которые могут повлиять на репутацию.
2. Утренняя почта просто вытеснит сообщение, которое отправлено ночью.
А что вы еще проверяете перед отправлением важного email-письма?
Дополню справку своими правилами:
1. email адресата лучше вписывать на последнем этапе перед отправкой (не работает в случае ответа на письмо). Это предотвратит отправку пустого или не полного письма.
2. в случае если есть 3-е лицо (куратор\руководитель), то в копии нужно указать его. Это работает в случае запроса информации, уточнения данных, а также если установлены временные интервалы для контроля и исполнения.
3. вести переписку в пределах одной темы сообщений.
4. использование корпоративной почты (с собственным доменном имени) только для делового общения.
5. при отправке нескольких вложений, упаковать в файл архива формата zip, с именем отражающим тему email и компании (отправителя). Имя файла в транслитерации без использования пробелов.
Александр, по вашему комментарию можно писать отдельный пост. Спасибо большое за полезное дополнение!
Комментарий недоступен
Можно включить функцию "уведомление о прочтении, это есть в яндексе, майле и гугле
Если не ошибаюсь, активируется в окне при написании письма, в веб версии
👏🏼👏🏼