Как масштабировать мероприятие в 20 раз и не потерять контроль: кейс самой демократичной ИТ-конференции в России

В этом году IT-конференции ULCAMP исполняется 9 лет. Появилась она как небольшое образовательное мероприятие для ульяновских айтишников, а в итоге — выросла в фестиваль федерального масштаба. Рассказываем, как нам удается приглашать спикеров из Facebook и MySQL и собирать более двух тысяч IT-специалистов со всей России на небольшой базе отдыха в Ульяновской области.

Перед нами не стояла цель заработать деньги, намного важнее было повысить квалификацию собственных сотрудников, поделиться опытом, привлечь к себе внимание студентов из местных технических вузов, заинтересовать их программированием в целом и работой в нашей компании, в частности. Миссия фестиваля была сформулирована следующим образом: развитие IT в Ульяновском регионе.

Несмотря на амбициозные планы, формат мероприятия с самого начала был максимально демократичным. Мы хоть и называли ULCAMP конференцией, но по правде говоря, на конференцию наше мероприятие было совсем не похоже.

Мы считаем свое мероприятие самым демократичным, но из чего складывается эта демократия?

Из трех принципов, которые были заложены еще в первом ULCAMP.

Казалось бы, такой концепт подходит только для небольшого междусобойчика. Мы сами удивились, но нам удалось создать саморегулирующуюся систему, которая без перебоев работает вот уже почти 10 лет. Не изменяя своим принципам и продолжая развивать фестиваль в таком же духе, мы вышли на полную самоокупаемость и стали местом сбора IT-тусовки со всей России.

Образовательная программа: более 60% выступающих мы никак не контролируем

Есть мнение, что чем круче спикеры, тем успешнее продается мероприятие. Но у нас это не так. Да, сейчас мы приглашаем зарубежных докладчиков, но они скорее вишенка на торте, а не повод, из-за которого все собираются. Подобный подход предоставил нам огромную свободу для творчества: мы не зависим от капризов и цен на «ведущих экспертов», мы не привязаны к их райдерам. Благодаря демократичной концепции и репутации мероприятия, мы можем сформировать достойную программу, не тратя на нее баснословные суммы.

Основной пул докладчиков состоит из самих участников феста, которые решают рассказать свою историю или кейс. Они могут выступить на специальных зонах — баркемпах. Тему можно выбрать любую: от лайфстайла до узкоспециализированной проблемы.

Это пошло еще с первого ULCAMP: у нас не было приглашенных спикеров, но благодаря инициативе участников мы смогли сформировать программу более чем из 20 лекций. Получилось неформально, очень полезно и при этом весело. В следующем году мы решили повторить успех, и случилось невероятное: к нам приехал Микаэль Видениус — финский программист и предприниматель, автор оригинальной версии MySQL. Тогда мы поняли, что неформальная концепция — не препятствие для топ-менеджеров и фаундеров (даже международных), а наоборот: многим нравится и формат свободной дискуссии, и атмосфера палаточного городка на берегу реки.

После приезда Микаэля Видениуса мы поняли, что будем развивать программу в двух направлениях: на основную сцену зовем «звезд», но продолжаем развивать баркемпы и приглашаем к выступлению на нашей IT-конференции всех желающих.

По всем законам конференция должна была превратиться в ярмарку тщеславия с неприлично плохими, рекламными докладами. Но этого не произошло благодаря большому количеству сцен и разным активностям. Участники могут выбирать, кого им слушать и чем заниматься. Например, в этом году у нас заявлено 50 спикеров на нескольких сценах, и даже если 5-10 выступлений вдруг провалится, на общем качестве программы это никак не скажется.

Мы могли бы тратить силы и время, на то, чтобы согласовывать темы и проверять биографии выступающих, но зачем, если лучший модератор — аудитория фестиваля. Если у докладчика нет опыта, но он пытается рассказать классный кейс, ему помогут вопросами и поддержат. А если кто-то вышел просто пропиариться, то уже через пять минут он будет стоять перед пустым залом, или, точнее сказать, полем.

Сейчас мы легко можем звать спикеров международного уровня (в этом году к нам охотно согласился приехать Лукаш Леониевски из Facebook), но мы не забываем, что в ДНК фестиваля — демократия. Баркемпы составляют важную часть ULCAMP, они открыты для всех, и там можно услышать не менее интересные доклады, чем на большой сцене.

Что касается основного «лайнапа»: за него отвечает оргкомитет, который состоит из представителей семи IT-компаний, которые стояли у истоков фестиваля. Главный секрет — приглашаем только тех докладчиков, которых сами хотели бы услышать и чьи проекты знаем лично.

На этой сцене нет ни одной темной лошадки: мы зовем не условных «практиков», а только крутых специалистов, которые делают инновационные технологии прямо сейчас. Благодаря тому, что мы уверены в спикерах, можно не переживать из-за их выступлений. Мы не заставляем никого делать крутые презентации, точнее вообще отказались от презентаций, так как честная дискуссия без купюр с таким экспертом намного ценней, чем напичканные инсайтами слайды.

Сейчас даже из топовых докладчиков мало кого пугает необычная локация, не самый скоростной интернет и перспектива жить в палатках. Сюда приезжают за атмосферой, весельем, возможностью искупаться и поиграть в волейбол с коллегами по индустрии. Спикеры, среди которых фаундеры и топ-менеджеры крупных компаний, живут и отдыхают наравне с остальными участниками. Мы не раз наблюдали, как жаркие дискуссии разгорались за завтраками или на пляже.

Кто-то придумывает разные техники для нетворкинга и тимбилдингов (есть даже специальные мобильные приложения), но нам всегда казалось, что лучше всего людей объединяет какое-то совместное приключение и новые впечатления. Мы решили, что именно из таких активностей и будет состоять развлекательная программа ULCAMP. Здесь наше не самое привычное местоположение сыграло нам на руку: поездка в другой город, на Волгу, с палатками — уже само по себе отличное приключение.

Мы решили сделать ставку на развлекательную программу и не прогадали: IT-сообщество в крупных городах избаловано хорошими спикерами, и выманить айтишников на конференцию оказалось намного легче с помощью веселых активностей на берегу реки.

Над развлекательной программой мы начинаем работать сильно заранее и стараемся учитывать все пожелания и запросы участников. Так как интересы IT-сообщества очень разные, программа получается разношерстной: спортивные соревнования, концерты, интеллектуальные развлечения. В основном закрываем ее за счет партнеров, которые разделяют наши ценности: вместо дорогих стендов — классные активности.

Здесь тоже процветает демократия, так как мы считаем, что чем больше форматов, тем лучше. Мы не выдвигаем жестких требований, но объясняем, что у нас активная и платежеспособная аудитория: организуете что-то классное, не пожалеете. И партнеры действительно стараются: так у нас в программе появляются воркшопы, уроки по виндсерфингу, мастер-классы по управлению яхтой, викторины, спартакиады, кинопоказы и другие активности.

Например, особенно остро в первые годы фестиваля стоял вопрос с питанием: на ULCAMP в 2011 году участники собирались как в поход, со своей едой и напитками. Может, в этом и есть какое-то очарование, но мы регулярно получали просьбы как-то исправить положение.

Ульяновский район — это не Москва и не Питер. Когда мы только начали решать этот вопрос, фуд-траки в поле вызывали у многих недоумение. Нам пришлось идти к местными ресторанам, объяснять им концепцию фестиваля и предлагать организовать выездную точку. Вначале на нас смотрели подозрительно, но в итоге мы всех убедили, что кормить айтишников на фесте очень выгодное дело в краткосрочной и долгосрочной перспективе. В этом году у нас 10 ресторанных партнеров, но мы не планируем на этом останавливаться.

Мы разрешили креативить как угодно: с площадкой, активностями, меню. Самое главное, чтобы все было в рамках санитарных норм. В результате на фестивале не только взлетело качество питания, но и ресторанные партнеры начали принимать активное участие в формировании развлекательной программы: кто-то организует танцы, кто-то кулинарные мастер-классы. В прошлом году готовили семиметровую шаурму, а в этом — устраиваем конкурс на поедание бургеров.

База отдыха, на которой мы проводим мероприятие, совсем не похожа на традиционные площадки для проведения конференций: тут нет удобных кресел и проекторов. Зато здесь собирается удивительно мотивированная (выбраться на природу с палатками — это не пару станций на метро проехать), неравнодушная аудитория, которая и создает ту самую уникальную атмосферу Ulcamp.

Больше половины посетителей фестиваля — айтишники из Ульяновска и ближайших городов, которые, кстати, кооперируются не только с коллегами, но и с сотрудниками других IT-компаний, бронируют автобус и приезжают. 30% — это разработчики и digital-специалисты со всей России, в том числе из Москвы и Питера.

Для многих мероприятий важным показателем статуса становится крутая, престижная площадка. Но мы так не считаем. Мы и дальше планируем масштабировать фестиваль, расширяя образовательную и развлекательную программу, будем делать ее еще более насыщенной, разноплановой и интересной. Планируем искать крутых докладчиков и раскрывать потенциал у тех, кто только учится транслировать свою экспертизу. А вот переезд в столицу точно не входит в наши планы.

Более того, мы стали замечать, что в других городах, например, в Самаре, Екатеринбурге, Казани стали появляться похожие мероприятия, и это здорово. Значит, то, что получилось у нас в ULCAMP, — это не единичный пример успеха, а работающая формула, которую можно применять для развития IT в других регионах России.