[3/4] Стратегическая сессия: как провести?

Привет, сообщество Vc! Я Артемий Прокопенко — бизнес-архитектор, эксперт по систематизации, цифровой и финансовой трансформации, развитию и масштабированию бизнеса в сфере IT.

Активно веду Telegram-канал Артемий Про Бизнес: там я регулярно рассказываю о том, как компаниям зарабатывать больше и тратить меньше через эффективное системное цифровое управление.

Приглашаю присоединиться:

Продолжаю серию статей про стратегическую сессию в рамках цикла публикаций Стратегическое развитие бизнеса. В этом цикле я делюсь своим видением того, как разрабатывать и реализовывать долгосрочный план стабильного развития компании, опираясь на системное цифровое управление.

Предыдущие статьи цикла:

После завершения подготовки к стратсессии наступает этап ее непосредственного проведения: в течение одного или нескольких дней группа ключевых сотрудников компании работает над задачами сессии и принимает стратегические решения.

Топ-7 советов по грамотному проведению стратегической сессии:

С формальной точки зрения проведение сессии — это реализация ее программы в определенных условиях. Программа устанавливает состав задач, последовательность их выполнения, ожидаемые результаты и необходимые ресурсы.

Главная цель проведения сессии — сконцентрироваться на выполнении наиболее значимых задач программы сессии, даже если это потребует отказа от некоторых второстепенных задач.

Это означает, что в процессе проведения сессии не следует пытаться реализовать составленную программу на 100%, игнорируя при этом вовлеченность и осмысленность участников, качество принятых решений и достигнутого прогресса, общий психологический климат и уровень мотивации участников.

Важно подчеркнуть, что программа — это не жесткий сценарий, а, скорее, навигатор, который задает оптимальный вариант маршрута достижения целей сессии.

Начальная и конечная точки маршрута остаются неизменными, но траектория движения может корректироваться в зависимости от обстоятельств. Базовая траектория, предусмотренная программой, может быть изменена или полностью заменена на другую, если это необходимо.

Такой гибкий подход, допускающий корректировку программы в ходе сессии, актуален для компаний, у которых стратегические сессии ещё не стали неотъемлемой частью корпоративной культуры и стратегического управления. После нескольких сессий компании смогут значительно повысить качество планирования своих стратсессий и подготовки программы, опираясь на накопленный опыт.

Стратсессию можно проводить как в очном, так и в дистанционном формате.

Выбор формата зависит от множества факторов: цели и продолжительность сессии, бюджет, специфика состава участников (возраст, профессии), места проживания участников, приоритеты текущей рабочей загрузки.

На мой взгляд, в оффлайн-режиме следует проводить только крупные и особенно значимые сессии, посвященные обсуждению и утверждению стратегии на длительный период (2-3 года), ее кардинальному пересмотру/обновлению. Идеальная локация для такой сессии — обособленное уютное пространство, оформленное с учетом профиля и особенностей команды (например, конференц-зал офиса, коворкинг, загородный дом).

Во всех остальных случаях сессии стоит проводить в онлайн-режиме, который не потребует существенных расходов (на командировки, аренду помещения) и к которому уже адаптировались многие современные коллективы. В качестве локации подойдет практически любой сервис видеоконференций, позволяющий организовать в рамках встречи работу в группах (оптимальные варианты — Zoom, Discord).

В начале сессии важно не только ознакомить аудиторию с программой и правилами проведения мероприятия, но и четко обозначить его цели и ответственность за их достижение.

Участники сессии должны понимать, что в рамках сессии им предстоит принять конкретные решения, значимые для компании, подготовить базовые материалы (таблицы, схемы, планы, матрицы целей) для последующего составления документов.

Чтобы повысить осознанность и вовлеченность сотрудников, задействованных в сессии, важно продемонстрировать взаимосвязь между целевыми результатами сессии и их повседневной работой. Следует для них подчеркнуть, что операционная деятельность будет выстраиваться в контексте принятых стратегических решений и документов, утвержденных на основе таких решений.

Командный подход для решения задач сессии применяется достаточно часто: участников сессии распределяют по командам, обычно состоящим из 5-9 человек. Команды собираются не случайным образом: у каждой команды должна быть своя направленность и область экспертности.

Есть 2 метода формирования команд: объединение однопрофильных специалистов (например, команда отдела маркетинга или команда службы технической поддержки пользователей) и объединение разнопрофильных специалистов (например, команда крупного клиентского проекта или команда продукта).

Командный подход призван создать условия для индивидуальной активности каждого участника сессии (каждый вносит посильный вклад), внедрить соревновательный компонент (здоровая конкуренцию между командами, стимулирующая креативность) и ускорить приятие решений (в небольших командах обсуждение проходит энергичнее и решения утверждаются быстрее).

Для организации эффективной коллективной работы на сессии необходимо назначить модератора сессии и фасилитатора для каждой команды.

Модератор сессии — это специалист (внешний или штатный), который обеспечивает соблюдение формальных правил проведения сессии. Задачи модератора: контроль за последовательностью, продолжительностью и форматом выступлений спикеров, регулирование времени обсуждения вопросов, фиксация принятых решений, обеспечение коммуникации между командами. По сути, модератор выступает в роли арбитра сессии, который следит за порядком.

Фасилитатор команды — это специалист (внешний или штатный), который обеспечивает конструктивное и продуктивное взаимодействие в команде. Задачи фасилитатора: организация обмена мнениями по обсуждаемым вопросам, генерации идей в процессе мозговых штурмов, разрешение спорных ситуаций, помощь в достижении консенсуса. Фасилитатор является помощником, который координирует командную активность и направляет ее в нужное русло.

Успешность сессии в существенной мере зависит от того, насколько грамотна была составлена и реализована программа сессии.

Безусловно, программа — это главный организационный документ сессии, устанавливающий порядок ее проведения (кто, что и когда должен делать), однако в то же время программа — это всего лишь один из возможных путей достижения целей сессии через выполнение определенных задач.

В ходе сессии программа может корректироваться под влиянием различных факторов: ухудшение/улучшение эмоционального и энергетического состояния участников, возникновение серьезных сложностей в принятии решений, изменение внешних обстоятельств.

Некоторые задачи программы сессии могут быть пересмотрены или вовсе отменены, главное — сфокусироваться на том, чтобы использовать потенциал сессии — присутствие ключевых сотрудников компании в одном локальном информационном поле — по максимуму с учетом всех текущих условий и ограничений.

Все ключевые решения и договоренности, принятые в ходе сессии, необходимо оперативно фиксировать в общедоступном ресурсе (например, на интерактивной доске в сервисе Miro).

Такой подход позволит обеспечить прозрачность процесса, видеть реальный прогресс в достижении целей сессии, выстроить взаимосвязи/взаимозависимости между решениями разных команд и избежать несогласованности и противоречий между этими решениями.

Для успешной реализации программы сессии и достижения ее целей, важно создать позитивную и продуктивную атмосферу, основанную на уважительном и конструктивном взаимодействии.

Позитивность такой обстановки заключается в том, что участники чувствуют ценность и востребованность своих идей/мнений и уверенно выражают их, не опасаясь рациональной критики в ответ.

Продуктивность же предполагает, что члены команд совместно выбирают оптимальный вариант решения обсуждаемого вопроса из множества проанализированных альтернатив, обосновывая при этом и для себя, и для руководства преимущества выбранного варианта.