Как правильно работать с «Рейтингом Рунета»

Советы от разных агентств-участников РР, как готовить и вносить данные, проходить проверку и попадать в нужные рейтинги.

Кто-то делится своими инструкциями, другие рассказывают про ошибки и лайфхаки. Надеемся, это поможет вам навести порядок, настроить процессы и занять достойное место в наших рейтингах.

А может, и не только это. Порядок полезен сам по себе: для споров с клиентами и сотрудниками, судов, чего уж там, управленческого анализа.

Герои статьи:

iTrend

Dextra

Webit

Wemakefab

Reactive

Orwo

D'Terra

Рыба

Oxem

Red Collar

Intaro

Pyrobyte

Demis Group

Pitcher

Мы после горячки прошлого года договорились с административным директором вносить новые данные в РР раз в квартал. Алгоритм такой:

1. Я составляю список изменений статусов по своему digital-отделу: с кем за квартал начали работу, с кем прекратили, с кем есть новые услуги.

2. Собираю аналогичные списки с руководителей отделов PR и аналитики.

3. Проверяем с административным директором, у всех ли из них в договорах есть строчка про наше право указывать их в наших маркетинговых материалах, включая рейтинги (по умолчанию теперь везде такую ставим).

4. С теми клиентами, у кого юристы эту строчку исключили, идем согласовывать их внесение, по необходимости привлекаем руководителей проектов.

5. По итоговому списку административный директор собирает сроки приложений и ИНН.

6. Я оформляю проекты в ЛК, попутно уточняя у руководителей проектов/отделов фактический состав услуг в проектах, и отмечаю, какие идут под NDA.

7. Административный директор готовит сканы на NDA, загружает, размечает.

8. Профит :)

Нам достаточно ручного режима, потому что большинство проектов длятся годами, и за квартал изменений набирается до десятка. Типов проектов немного, так как у нас узкая специализация: коммуникационное сопровождение для компаний из ИТ-отрасли. Набор услуг внутри одного отдела редко различается, об исключениях мы в курсе, и нет необходимости это отдельно фиксировать.

Часть 1. Если впервые или после 2+ лет возвращаешься к работе с РР

Часть 2. Непосредственно подготовка к рейтингам

Александр с Анатолием часто повторяют, что вносить лучше сразу. Кто-то пишет, что так и делают: сдал проект — внёс. Нам конкретно эта схема не подходит, потому как проектов разовых немного.

Большинство клиентов у нас либо на ведении рекламы, либо на SEO, либо на поддержке. И даже если не на абонентке, то клиенты часто обращаются повторно. Поэтому я приняла решение вносить данные и активно работать по рейтингам дважды за год.

В январе-феврале я вношу проекты и обороты за прошедший год:

В апреле (примерно за месяц до дэдлайна вноса проектов):

Учет всех поданных проектов ведет ассистент отдела продаж.

В файлике с общим доступом для коллег мы фиксируем сайт клиента и на какую услугу он зашёл: ежемесячная или разовая.

Также фиксируем формат подписания документов. В файле есть поля, где мы отмечаем наличие/отсутствие NDA и запрет/согласие на публикацию кейса или вообще на любое упоминание клиента.

При передаче проекта в работу мы в обязательном порядке складываем всю документацию в общедоступную папку, которая поделена на клиентов: сканы договоров, дополнительные соглашения, выгрузку документов из ЭДО. Это позволяет вести электронную базу документооборота. В необходимом случае мы можем подтвердить проект в рейтинге.

Каждый месяц ассистент отдела продаж подгружает проект на Рейтинг Рунета. Если есть запрет на публикацию кейсов или NDA, то такие сделки она закрывает.

У нас в договоре с клиентами есть обязательный пункт: возможность исполнителя опубликовать лого клиента или результаты работ в виде кейса. И менеджер, когда передает проект в работу, заполняет протоколы разногласий по документам. Если клиент вносит правки, то они дополняются протоколами согласования.

Ассистент всегда сверяется с протоколом согласования, смотрит, есть ли изменения по конкретному пункту про запрет упоминания.

Могут быть случаи, что список услуг в каком-то проекте расширяется. Поэтому каждый месяц мы обновляем эти данные. Ассистент проверяет, были ли ранее заведены проекты по этим клиентам на сайт Рейтинг Рунета. Если она видит, что заведена новая услуга, то просто добавляет в карточку клиента.

Раз в квартал берем данные от отдела аккаунтинга по текущим проектам. Так мы фиксируем остановку проектов, если сотрудничество прекратилось.

Когда идет обновление рейтингов, мы достаточно оперативно можем подтвердить опыт работы с любым проектом, по которому требуется подтверждение. Помогает то, что у нас есть база договоров, а бухгалтерия может быстро отправить все акты.

Финальное согласование и контроль качества заполнения идет от меня. При обновлении рейтингов мы делаем выписку всех проектов, я еще раз сверяю корректность заполнения той или иной информации.

К обновлению рейтингов начинаем готовиться в январе-феврале. Для этого мы выстроили процесс, который контролирует PR-менеджер:

1. Информацию по оборотам компании заполняет CEO, задачу ставит PR-менеджер.

2. Данные по проектам вносят проджект-менеджеры в специальную гугл-таблицу. В этой таблице дублируются все поля, которые есть в карточке проекта в личном кабинете РР.

3. Проджект-менеджеры используют в работе инструкцию, где расписаны нюансы и важные моменты. Задачу на внесение данных в таблицу ставит PR-менеджер.

4. После того, как данные внесены в таблицу, PR-менеджер всё проверяет и задаёт уточняющие вопросы проджект-менеджерам.

5. Затем PR-менеджер переносит все данные по проектам из таблицы в личный кабинет.

6. Когда начинается проверка, PR-менеджер запрашивает подтверждающие документы у проджект-менеджеров.

7. Ещё PR-менеджер регулярно проверяет телеграм-канал «Разговорная РР» и статьи на VC в блоге РР, чтобы не пропустить важные обновления в рейтингах и быть в контексте.

Для подготовки к рейтингам мы создали отдельный чат — там я и все проджект-менеджеры.

Каждый год я запрашиваю у них актуальную информацию о проектах, а затем обновляю её в личном кабинете РР.

Все данные о проектах для рейтинга собираем в одной таблице. Для удобства менеджеров я написала инструкцию по её заполнению. Таблица большая (15 столбцов), но информативная. Помогает ничего не упустить.

Схема работы такая: менеджер редактирует свой проект в таблице → отмечает статус актуализации → я обновляю данные в личном кабинете РР.

То, что я наблюдаю в целом на рынке выглядит так: выстраивается процесс, в котором Вася что-то отдает Пете, Петя куда-то что-то вносит, потом еще кто-то что-то делает, и через пару шагов таким образом достигается нужная цель.

Пока процесс у исполнителя один, то все работает. Проблемы начинаются позже, когда меняются исполнители или начинаются пересекаться процессы.

Кроме того в системе, построенной по такому принципу много холостой работы: один сотрудник просто передает какую-то информацию другому сотруднику.

Мы в компании идем другим путем — стараемся максимально автоматизировать и стандартизировать абсолютно все процессы. Например, невозможно запустить договор в работу при отсутствии сканов по нему, отсутствие актов влияет на доход аккаунта, который считается автоматически, поэтому аккаунт всегда собирает акты с клиентов, и таким образом получается саморегулирующаяся система в целом.

Бухгалтерия не изолирована от CRM, а наоборот является ее частью, таким образом вся необходимая информации находится в одном месте. CRM, построенная на таком принципе, делает уже выполненной 80% работы необходимой для рейтингов. Единственное, что мы сделали — это вывели в одном месте информацию, необходимую для рейтинга.

Как в итоге выглядит процесс у нас:

Участие в Рейтинге Рунета относится к циклическим задачам PR-отдела, поэтому в компании выстроена система для своевременного добавления проектов.

К началу проверки мы уже наготове, остается только подгрузить и разместить документы!

До РР у нас не было задачи вести учет по клиентам, подписанные договора и акты хранились в ЭДО, а отсканированные бумажные экземпляры — на гугл-диске. Для внесения данных на площадку мы выгрузили полный список контрагентов с ИНН за последние 3 года, убрали из этого списка подрядчиков, партнеров и оплату сервисов. Но даже после этого список получился неидеальным — в него попали договоры, которые так и не были подписаны, проекты с возвратом средств, а также неподписанные акты — их пришлось отсортировывать вручную.

Отдельной задачей было понять, к какой сфере относится проект. Чтобы верно определить сферу, в которой работал заказчик, мы написали простенький код, который доставал коды ОКВЭД из СБИСа. Оставалось только вытащить состав работ и даты из самих документов. Помогло то, что документы мы подписываем датой заключения. Например, «Договор №23 от 01.02.2023, ИНН 1234567890».

Далее нужно было наладить процесс по внесению новых проектов и актуализации старых. Учет организовали с помощью CRM — добавили поля с ИНН, названием юр.лица, сферой и датой заключения договора. Эти данные вносит менеджер по продажам при завершении сделки. В конце месяца их можно выгрузить в несколько кликов и внести на РР.

Подписанные NDA у нас хранятся в отдельной папке. Перед загрузкой мы сделали сравнение двух списков по ИНН — подписанные NDA и списка к подаче. К счастью таких проектов не так много, по ним информацию вносим отдельно.

С актуализацией старых проектов чуть сложнее. Дело в том, что у нас есть разовые задачи, например, сделать лендинг, а есть процессные с непостоянным объемом. Например, в одном месяце написали 10 статей, а в следующем — ничего, а затем еще 10 статей. Такие проекты актуализируем с помощью главредов — раз в месяц запрашиваю, есть ли закрытые проекты или внезапно ожившие. Например, после новогодних поздравлений часть спящих клиентов вернулись за новыми работам.

Отдельной задачей было внесение проектов со второго юрлица, на которое были оформлены документы до отделения Рыбы. Здесь процесс такой же — выгрузить список, автоматически подтянуть даты и ИНН из названий, уточнить сферу и состав работ.

Четыре правила, которые помогают нам упростить процесс заполнения раздела «Проекты» в личном кабинете Рейтинга Рунета:

1. На этапе согласования договора с каждым клиентом, сразу проверяем, что в договоре прописан вид услуг примерно в таких же формулировках, как и в личном кабинете Рейтинга Рунета.

Например, для проектов по разработке сайта с нуля и базовой его SEO-оптимизации перед запуском мы выбираем такие услуги:

При этом в договоре у нас явно есть формулировка как про разработку сайта с указанием всех основных этапов (аналитика и проектирование, дизайн, верстка, программирование, запуск), так и про проведение базовой SEO-оптимизации сайта перед запуском.

Это важно, потому что потом мы будем добавлять эти проекты на площадку и нужно будет подтвердить услуги оригиналами документов.

2. Когда завершаем работу с клиентом, следим, чтобы с ним обязательно были подписаны акты (потому что сканы или из ЭДО также нужно будет прилагать в личном кабинете).

Ну и, естественно, следим, чтобы на руках были все подписанные договоры (это либо сканы договоров, либо с подписью в ЭДО).

3. В течение года фиксируем в таблице все проекты в том же формате, в котором потом надо будет добавлять все в личный кабинет Рейтинга Рунета (копия нашей таблицы).

В ней каждый столбец — это одно поле из личного кабинета, например: «Название проекта», «Услуга», «Инструменты и подходы», «ИНН Заказчика», «Формат работы» и т.д. В таблице также есть 5 дополнительных столбцов, которые помогают нам потом подтвердить проект (плюс с ними легче ориентироваться по проектам и понимать, хватает ли информации по документам):

4. Так как по каждому проекту в личном кабинете надо загружать логотип (необязательный пункт, но мы заполняем), у нас есть отдельный файлик Figma, куда мы закидываем логотипы или мини-иллюстрацию, когда начинаем работу с клиентами.

Наверное, самое сложное — это первый раз заполнить всю информацию в личном кабинете. Потому что первый раз надо занести данные за 3 последних года, предшествующих году рейтинга — а это сложный и муторный процесс. Но после процесс становится проще!

Мы, например, сейчас раз в год обновляем информацию и заносим новую. По нашему опыту, это эффективнее, чем заполнять в течение года все, т.к. пока не будет завершен полностью отчетный год, не все поля есть возможность корректно заполнить, например, точный набор оказываемых клиенту услуг или даты их завершения, поэтому если заполнять сразу в течение года, то в конце придется все равно все перепроверять и дозаполнять.

В среднем на заполнение всей инфы по проектам за один год у нас уходит около 50 часов, так что стоит учитывать это при планировании сроков по этой задаче.

У нас есть большая проектная база знаний. У каждого проекта в карточке прописаны юридические лица, оказанные услуги, даты начала проекта и его сдачи и много всего остального.

Эту базу мы используем, когда подаемся на конкурсы, пишем кейсы и для многих других задач.

Базой знаний занимается команда маркетинга. У каждого человека из отдела регулярные синки с продюсерами и командами проектов, чтобы собирать актуальную информацию: помимо прочего — на каком этапе разработки проект, когда взяли в работу, запущен он или нет, какие инструменты использовали.

За Рейтинг Рунета отвечает тоже маркетинг: они лучше всех знают цели компании. Пара человек выделяет время перед проверками и вносит цены, обороты, награды и все невнесенные прошлые проекты и за текущий год.

У маркетинга есть доступ к документам, если нужно — запрашиваем у бухгалтера последние акты. Проверяем в договорах возможность публиковать проект в портфолио без детального согласования, согласовываем публичное размещение, где обязаны. Незавершенные проекты публикуем под NDA.

Во время работы с ЛК рейтинга ведем таблицу, чтобы ничего не упустить — особенно потому что сразу в ЛК может работать несколько человек.

В таблицу вносим все проекты. Для себя группируем проекты по заказчикам и разбиваем их по продюсерам, чтобы идти к человеку со списком вопросов, а не по каждому документу бегать. Там же отмечаем вопросы, если они возникли в процессе загрузки (например: надо найти последний акт, запросили у продюсера, ждем)

Сразу указываем, какие проекты обязательно надо внести под NDA, в каких обновить даты с прошлогодней подгрузки (тут удобно, что из ЛК рейтинга можно выгрузить весь список внесенных проектов со статусом «услуги оказываются» и для себя уже отметить, где надо внести изменения). И, конечно, отмечаем, когда в ЛК рейтинга всё подгрузили и проект под NDA прошел проверку.

Для публичных проектов перед проверкой подключаем дизайнеров, чтобы создать обложки — делаем это пачкой, когда уже есть финальный список.

Часть шаблона для карточки проекта в базе знаний:

В период вноса данных необходимо быть предельно внимательным, потому что даже самая, на первый взгляд, незначительная ошибка может перечеркнуть все приложенные усилия.

Я отвечаю за работу с Рейтингом Рунета последние несколько лет. Расскажу о лайфхаках, которые помогают мне при вносе данных.

1. Планировать

С момента анонсирования дат о начале приема данных важно четко зафиксировать для себя сроки и дедлайны.

2. Следить за порядком

У Интаро много проектов по разным услугам и направлениям. Для самопроверки я работаю с таблицей, которая содержит всю информацию о проекте: название клиента, домены, услуги и срок их оказания, стек технологий.

Также в таблице есть чек-лист, в котором я отмечаю не менее важные моменты. Например, что у меня готово изображение для отображения проекта в публичной части.

Ещё я обязательно фиксирую для себя, что вся информация, внесенная в карточку, верна, и провожу финальную проверку по каждому проекту.

Кроме внесения информации о проектах важно своевременно проверять такие показатели, как оборот, распределение выручки по услугам и добавление наград. В период подготовки к рейтингам я обязательно проверяю каждый раздел личного кабинета на предмет возможных пробелов, чтобы спать спокойно. Как правило, я начинаю работу с этих пунктов и фиксирую, что вся информация внесена. Далее я приступаю к работе с карточками проектов.

3. Предупредить коллег

Примерно за 1-2 недели до начала вноса данных я предупреждаю коллег из проектного офиса, что мне потребуется помощь с проверкой данных.

Мы с менеджерами проектов проверяем информацию, которая внесена в рейтинговую таблицу. Это помогает мне быть на 100% уверенной, что я обладаю всей информацией по проекту и не пропущу важную услугу.

4. Проверить крупных клиентов

Рейтинг Рунета автоматически определяет крупного клиента, но я дополнительно проверяю каждый проект, который подходит под понятие «крупный».

5. Мониторить промежуточные результаты

Их очень важно отслеживать, потому что они помогают выявить неочевидные пробелы и вовремя их заполнить.

Ниже выдержка из внутренней инструкции пиарщику.

Документооборот

Мы ведём его в таблице.

Добавляй проекты как можно чаще, чтобы не работать в апреле по ночам.

Учёт наград

Добавление оборота

1. Запроси у бухгалтера выписки по ИП и ООО. Сверь с файлом учёта поступлений, чтобы ничего на забыть.

2. Распредели оборот по услугам согласно услугам в проектах. Это можно сделать, отфильтровав файл учета поступлений.

1. Главное — подписаться на https://t.me/inside_ratingruneta и следить за уведомлениями и напоминаниями.

2. Изучить методологию каждого рейтинга и ежегодные изменения.

Например, в этому году срок жизни будет считаться по медиане, раньше он был по среднему сроку. Конкретно в нашем случае медиана и средний срок совпали, но каждое агентство индивидуально.

3. Каждый месяц после закрытия предыдущего периода делать выгрузку из CRM со списком клиентов + проверить документы по проекту с бухгалтерией.

По каждому клиенту важно знать юрлицо и ИНН, домен, все услуги, дату старта по каждой услуге, тип сайта и отрасль клиента.

Важно: из всех клиентов, которые пришли, нужно выбрать только тех, кого вы 100% можете подтвердить документально. Если у вас есть проекты, которые платят наличкой или не подписывают договор и приложение, не пытайтесь их подать. По закону подлости при тестовой или обязательной проверке к подтверждению попадут именно эти проекты.

Если вы не сможете их подтвердить, они не только не будут учитываться в ваших показателях, но и подтянут ещё проекты на проверку. По той же причине не пытайтесь «накрутить» срок жизни клиента или количество услуг. Подавайте только те проекты, для которых у вас есть все подтверждающие документы, иначе навлечете на себя снежный ком подтверждений и рискуете не пройти проверку. А правила простые: не прошли проверку — нет компании в рейтинге.

4. Ежемесячно вносите список клиентов в личном кабинете.

Максимально подробно заполняйте карточку проекта.

Не забудьте указать тип сайта и тематику клиента. Это важно для попадания в отраслевые срезы рейтингов. Они очень важны для клиентов, так как им нужно понимать, насколько вы разбираетесь в их тематике. Чем подробнее вы заполните карточку, тем больше срезов вы охватите.

5. Не забывайте про привязку клиента к крупнейшим рекламодателям.

Если при добавлении клиента по ИНН клиент, входящий в списки крупнейших компаний, не привязался (в случае привязки вы увидите зеленую галочку), открывайте списки РБК500, Форбс и прочих, находите нужную вам компанию и её реквизиты, делайте скрин и пишите в поддержку с просьбой сделать привязку вручную.

Если вы изучили формулу рейтинга, вы знаете, насколько большой вес дают эти привязки.

ВАЖНО: делайте эти работы не перед обновлением рейтинга, а ежемесячно. Тогда вы будете уверены, что ни один из проектов не будет потерян. Если у вас появляется 10-15 новых клиентов, вы сможете добавить их за один день. Но если вам нужно добавить несколько сотен клиентов, вы рискуете упустить нужные позиции.

Например, в 2022 году в Рейтинге Рунета увеличилось количество участников по нужным нам рейтингам, и конкуренция выросла. Для того, чтобы попасть в топ, там нужно было загрузить все наши проекты, тогда как фактически были внесены только 30% клиентского портфеля.

За 2 недели мы пытались внести и подтвердить 1 500 проектов. Конечно, в спешке мы некорректно указывали отрасль клиента и тип сайта. Итог: мы не заняли нужные позиции и в половине отраслевых срезов и целый год недополучали трафик и лиды.

Учитесь на наших ошибках и вносите новые проекты ежемесячно.

6. Проекты под NDA.

Если у вас есть проект с подписанным соглашением о неразглашении, вы можете скрыть его из портфолио, документально подтвердив факт оказания услуги за нужный период. Но возможность скрытия проектов доступна не только по проектам с NDA.

Совет бывалого: убедитесь, что подаваемые вами клиенты не против их упоминания на страницах рейтинга. Для этого вы можете использовать соответствующий пункт в вашем договоре или обсудить с клиентом этот вопрос. Но нередко с

Случаются ситуации, когда клиент находит своё упоминание и просит убрать его из рейтинга. Например, один из самых важных поданных нами клиентов (важный, потому что был привязан к крупнейшим компаниям), за пару дней до дедлайна по подаче клиентов попросил его убрать, несмотря на отсутствие NDA. Мы скрыли проект, но не успели подтвердить документально и оплатить скрытие. Результат — проект не участвовал в расчёте баллов.

Поэтому, если вы дорожите клиентской лояльностью и не хотите рисковать позициями, вы можете подать клиента и скрыть его из портфолио. Да, это 1500 рублей за проект. Но это явно дешевле хороших отношений с клиентом.

И возвращаемся к пункту 4: если вы будете добавлять проекты заблаговременно, риск таких ситуаций сведется к минимуму.

7. Период обновления рейтинга, или «да начнутся голодные игры»

Как правило, всё начинается в марте, поэтому в конце февраля вам нужно предупредить финансовое подразделение, что понадобится выгрузка всех клиентов за последние три года и выгрузка первых и последних платёжек или подписанных актов выполненных работ по всем клиентам, которые были активными за последние 3 года, а также договоры/приложения с подписью и печатью.

Также нужно запросить оборотно-сальдовые ведомости по юрлицам за последние 3 года и учредительные документы по ним, если они ещё не подтверждены в личном кабинете РР.

Если вы:

... вам остаётся перепроверить и поправить сроки оказания услуг — подбить их под последнюю платежку/акт, который есть у вас на руках, и подтвердить свои проекты в рамках тестовой и обязательной проверок.

Работа с Рейтингом Рунета — не дополнительная нагрузка, а часть процесса.

Внесение данных в личном кабинете РР не должно являться отдельной большой задачей, которую решаешь в последние дни, перед дедлайном, судорожно поднимая договора и акты и готовя список проектов.

Мы сделали работу с РР частью процесса разработки, внедрив в проектные чек-листы размещение данных в личкабе РР.

https://drive.google.com/file/d/1E16hSWd-mjSmA-ooNBC-8ZqUJboXlmqh/view?usp=sharing

Размещение информации является для нас частью процесса разработки и контролируется через чек-листы проектов:

Также мы сделали выгрузку данных из финансовой системы по оборотам наших юрлиц в разрезе направлений, что значительно упростило предоставления этих данных. В последний раз это заняло у нас 10 минут.

Если есть вопросы, пожалуйста, пишите в комментариях.

Анонсы новых статей и видео выходят в нашем ТГ-канале и группе в ВК.