Как я срывал сроки по задачам, а потом стал директором одного из крупнейших агентств контент-маркетинга в России

WEEEK, мультисервисная платформа для управления проектами, запускает новый формат бесед с предпринимателями и ТОП-менеджерами российских компаний. Будем разговаривать о том, как они дошли до жизни такой, что им помогло вырасти и как сейчас они работают в команде: как делегируют задачи, распределяют нагрузку, планируют дела и отдыхают после работы. Лайфхаки, кейсы, удивительные истории: если вам тоже есть, что рассказать нам на тему продуктивной работы, приглашаем к нам в блог!

Наш первый гость – Рома Мориц, директор агентства Сделаем. Ребята из его команды создают с нуля редакции и корпоративные медиа для российских компаний. Среди их клиентов – Билайн Бизнес, Avito, Альфа Банк, Банк Открытие, Яндекс Дзен и многие другие.

Поговорили с Ромой о том, как он вырос из обычного автора в главреда, а потом стал директором агентства. Как косячил в самом начале своего пути и как все же удалось взять себя в руки. А еще Рома рассказал нам, почему в Сделаем не берут в команду людей-оркестров и не достают сотрудников многочисленными отчетами и контролем.

До агентства Сделаем я был автором-помощником Паши Молянова, нашего босса. Когда четыре года назад появилось агентство, логичным образом перешел автором к нему в команду.

Еще через месяц Паша с Лешей (это другой наш босс) решили взять в агентство первого редактора. Раскидали везде вакансию, провели несколько собеседований. Один чувак им подошел – договорились с ним о работе. Но в первый рабочий день он сказал, что нашел место получше, и свалил в закат.

Тогда ребята предложили поредачить мне. Было страшновато, и я честно признался, что в первое время по-любому буду косячить. Удивительно, но меня все равно взяли. Я сдержал обещание и косячил как мог, но постепенно осилил эту работу. Ну а потом агентство начало расти, и я вместе с ним: проекты стали серьезнее, людей в команде прибавилось, мои лапищи окрепли. Я стал старшим редактором, потом главредом, а с полгода назад – директором.

Если меня пригласят вести курсы карьерного роста, буду с умным видом затирать: ребята, приходите в маленькие и гордые компании и растите вместе с ними (если они не говно, конечно) . Но вы меня не слушайте, это ошибка выжившего.

Когда я был автором, с организацией у меня все было очень плохо. На фрилансе, задолго до агентства, я вообще срывал сроки чуть ли не каждого второго заказа. Потом повзрослел и понял, что зарабатывать нормальные деньги так не выйдет. Пришло осознание личной ответственности. Со сроками стало получше, но организованность все также хромала – работал, когда хотел или когда поджимал дедлайн.

Редактор такого себе позволить уже не может. Чтобы организовать дела и ничего не просрать, я перепробовал кучу этих «систем эффективности и тайм-менеджмента». Матрицы Эйзенхауэра, метод помидорки, планирование с супер-жесткой привязкой к каждой четверти часа и вот это все. Эти штуки обычно дают эффект в первый месяц, пока есть энтузиазм. Потом они надоедают и ты на них забиваешь.

Лучше всего со мной сработали самые простые вещи – списки задач на день и неделю в порядке приоритетности. В понедельник написал, что надо сделать в течение недели. Утром написал, что надо сделать в течение дня. Самые напряженные задачи поставил на первую половину дня, а те, где надо поменьше шевелить мозгами – на вторую. Сделал задачу – вычеркиваешь и получаешь свой заслуженный выброс эндорфинов. Классика. Всем советую делать так и не париться.

Это система ведения рабочих и личных дел, а заодно – склад для хранения всяких заметок, долгосрочных жизненных планов и кинца на вечер. Удобнее всего ее вести в приложении Todoist, хотя подойдет и Trello. Вкратце, она работает так:

1. Я закидываю в корзину входящих Todoist абсолютно все задачи, идеи и дела, которые появляются. Подумал, что было бы классно обновить какое-то руководство или купить книжку – записал туда.

2. Раз в сутки с утра делаю разбор корзины – раскидываю записанные задачи по соответствующим проектам и подпроектам. Проекты – это, по сути, категории задач. Например, если хочу обновить задания редакторской стажировки, пихаю эту задачу в подпроект «Стажировка» внутри проекта «Работа».

3. Раз в неделю делаю более масштабный разбор – решаю, какие задачи из скопившихся в корзине входящих и во всех проектах запускать в работу на следующую неделю, а какие пока не запускать или вообще удалить.

4. Задачам на следующую неделю я присваиваю активную метку «работа». Когда я нажимаю на эту метку, вижу список всех задач, которые мне надо сделать на этой неделе.

5. Если у задачи есть конкретный срок выполнения – указываю его, чтобы можно было посмотреть самые срочные дела во вкладке «Сегодня». В итоге получается две наиболее важных списка – «Работа», чтобы посмотреть все дела на неделю, и «Сегодня» – на сегодня.

6. Чтобы отделить важное от второстепенного, назначаю каждой задаче приоритет от 1 до 4. В Todoist они отмечаются кружками красного, оранжевого, синего и белого цвета соответственно.

7. А вот важнейший принцип, чтобы легко браться за выполнение задач. Если задача многоэтапная и ее просто так не сделаешь, я сразу формулирую для нее хотя бы первую подзадачу. Причем с конкретной формулировкой. Например, у задачи «Написать гайд по ведению РК в РСЯ» может быть первая подзадача «Собрать у менеджеров самые частые вопросы и непонятки по ведению рекламы».

GTD удобна тем, что там все можно организовать удобно-наглядно. Я показал организацию рабочих проектов, но в том же Todoist у меня лежат и личные. Например, есть проекты «Хобби», «Обучение», «Заметки» и другие. Их я веду по тем же принципам.

Автором я работал когда захочется или припрет, часто фигачил по ночам и потом спал до обеда. Это треш и адище, не надо так делать. Редактор-главред-директор работает с клиентами, поэтому зависит от классического офисного графика – 10-18 часов 5 дней в неделю.

Проблемы и их решения тут тоже классические. Поначалу работаешь до позднего вечера, чтобы успеть вообще все → пару раз выгораешь → понимаешь, что лучше не выеживаться и перенести часть задач на завтра или вообще их не делать. Никто от этого не умрет.

С выгоранием помогает справиться отдых с последующей нормализацией нагрузки. Но это я про легкое выгорание. Тяжелого, которое сравнимо с депрессией, у меня не было. Но если будет, я совершенно точно пойду лечить его к хорошему психотерапевту. Опыт показывает, что во всех сферах крутые спецы помогают решать проблемы лучше, чем эксперты из интернетов со своими лайфхаками. Думаю, это будет самый полезный совет во всей статье.

Два главных правила – отдых должен быть разнообразным, и его надо планировать.

У меня есть несколько хобби, которые помогают разгрузиться. Во-первых, мы с отцом занимаемся историческим варгеймом. По сути, это профессиональная игра в солдатики. Там сложные правила, которые мы разработали сами, несколько тысяч фигурок, элементы местности.

Во-вторых, я занимаюсь росписью фигурок. Это медитативный процесс, плюс при росписи ты работаешь руками и сразу видишь результат своей работы, что особенно важно, когда на основной работе сидишь перед монитором и имеешь дело с абстрактными циферками и текстиками. Такое сильно помогает прочистить мозги вечером после рабочего дня.

Еще люблю почитать, погулять и всякое по мелочи. Все это в выходные надо чередовать, менять типы активности. Тогда получается отдохнуть. О работе в это время лучше не думать – надо сосредоточиться на том, что делаешь прямо сейчас. Контролировать все в режиме 24/7 невозможно, это и не требуется – моя работа не подразумевает микроконтроль. Я больше занимаюсь всякими стратегическими штуками, не требующими реакции на кучу раздражителей.

Болезнью «хочешь сделать хорошо – сделай сам» я мучился в первый год редакторства. Пришла срочная задача на текст – написал сам, кому ж доверишь. Текст сложный, и автор его никак не допилит – взял и доработал сам, яжредактор.

Это уходит, когда задач становится много, и рук на все не хватает. Либо ты к этому адаптируешься, либо так и остаешься автором-редактором, который не очень оправданно считает себя супер-полезным. А адаптация – это выстраивание систем, которые работают сами и требуют только верхнеуровневого контроля. Без делегирования тут никак – ты подбираешь подходящих людей, распределяешь между ними задачи, ставишь это на поток.

В нашем агентстве есть четыре команды, каждая из которых работает со своими клиентами и проектами. Когда в агентство обращается новый клиент, я решаю, какая команда будет с ним работать.

Команда состоит из нескольких редакторов под руководством главреда. Главред отвечает за общение с клиентом, организацию работы, финальный чек качества производимого контента. Его редакторы подбирают авторов и других спецов под конкретные задачи (статьи, лендинги и прочее) , следят за сроками, редачат.

В моей зоне ответственности – распределение проектов, контроль над работой всех команд, помощь главредам и редакторам с решением сложных задач на проектах и система внутреннего обучения.

Общаемся в Discord – там у нас чаты для каждой команды и несколько общих чатов. По сути, Discord – это такой Slack, только симпатичнее и с голосовыми переговорками.

Всего у нас 4 главреда, 10 редакторов, один аккаунт и один маркетолог. Еще есть редакторы-наставники, которые работают на наших образовательных проектах, но с ними я почти не пересекаюсь. Постоянных авторов, дизайнеров, иллюстраторов и корректоров в сумме еще около 50 человек.

Главный принцип нашей эффективности – не мешать людям работать. У нас нет бесконечных ненужных созвонов, отчетности за каждый чих, трекеров рабочего времени и неадекватов, пытающихся всех строить. Нет ненужных прокладок в виде менеджеров-передастов – с клиентами по рабочим вопросам напрямую общаются главреды и редакторы. По любому рабочему вопросу каждый из наших ребят может написать мне или нашим боссам, обсудить его в своей команде или со всем агентством в общих чатах.

В общем, главное, чтобы работа шла по красоте и без косяков. Еженедельно я провожу планерки с каждой командой по отдельности. Этого достаточно, чтобы понимать состояние дел и уровень нагрузки.

У нас есть CRM для лидов, которым пользуется аккаунт-менеджер и боссы агентства. Еще каждая команда ведет внутренний Trello по своим проектам. Для общения с клиентами есть чатики в Telegram – там главреды и редакторы обсуждают с ними задачи, принимают ТЗ и скидывают готовые материалы. С некоторыми клиентами работаем в Jira и Notion, потому что для них это удобно.

Нам не особо важны какие-то уникальные фичи. Хватает стандартного функционала канбана, как в том же Trello. Главное, чтобы можно было прикрепить к карточке задачи ответственного, назначить срок и двигать карточки слева направо.

Работа с исполнителями всегда разбита на этапы. Если автор пишет статью, то сначала он приносит редактору план, затем черновик, потом – финалочку. Для каждого этапа редактор назначает дедлайн. Это минимизирует тот риск, что автор придет за день до сдачи текста и скажет: «Ну я чет не успел». Ну и само собой, мы подбираем авторов, которые не склонны косячить и срывать сроки.

Иногда можем что-то не успевать. Такое обычно бывает по объективным причинам. Например, если клиент не предоставил вовремя нужную фактуру, эксперт долго не мог созвониться или что-то в этом духе. В таких случаях обсуждаем ситуацию с клиентом и сдвигаем сроки по договоренности.

Если проблемы со сроками или качеством у редактора, значит, он не может нормально организовать свою работу. Тогда главред дает ему фидбек и шанс исправиться. Чаще всего это срабатывает, потому что людей в команду мы подбираем тщательно. Из-за этого серьезных конфликтных ситуаций внутри команд у нас не бывает.

У нас в команде Сделаем четко распределены зоны ответственности.

Основная наша активность помимо редакционной работы – обучение. Мы проводим курсы для начинающих копирайтеров и тех, у кого уже есть опыт – «Учебка» и «Стажировка» соответственно. Этим занимается отдельная команда внутри агентства – семеро наставников под руководством супер-наставника. Они проводят вебинары, выдают ученикам задания, редактируют их и дают фидбек, как при настоящей работе с авторами. Раньше этим занимались редакторы в дополнение к основным обязанностям, но это отнимало слишком много времени.

Есть еще проект «Цех» для опытных авторов. За него тоже отвечают отдельные люди. За маркетинг агентства отвечают основатель агентства Сделаем – Паша Молянов и еще один наш специалист. Ну и так далее.

То есть каждый занимается своим делом и не тащит на себе груз тысячи разных обязанностей. А вот если бы мы на всем экономили и вместо двух-трех специалистов нанимали человека-оркестра, тогда точно были бы просадки во всем.

Хотя, конечно, редакторы должны уметь и редачить, и менеджерить, и разбираться в аналитике. По мере роста количества проектов и нагрузки мы просто расширяем команды. Например главред видит, что у него мало людей, идет и ищет себе нового редактора. Или «выращивает» его из хорошего автора и берет на парт тайм или фултайм, когда приходит время.