Продуктивность на максимум: 5 способов ежедневного планирования

Современный человек стремится оптимизировать буквально каждый свой шаг. Ежедневно появляются новые способы лучше питаться, высыпаться, воспитывать детей и даже складывать нижнее белье :)

Помимо бытовых хитростей в интернете полно лайфхаков по повышению продуктивности. И главный источник вдохновения — это успешные люди. Изучив историю, вы найдете множество примеров того, как можно планировать время на основе своих обстоятельств, личности и уровня энергии. Уинстон Черчилль, например, просыпался около 7 утра и несколько часов работал прямо в кровати. Затем обедал и снова садился работать до поздней ночи. На другом конце спектра Тони Моррисон. Первое время она начинала писать еще до рассвета, так как у нее были маленькие дети и работа на полную ставку. И сохранила эту привычку даже будучи известной писательницей.

Из этого следует, что для максимальной продуктивности нет и не будет единого универсального графика. А значит, каждому человеку нужен свой метод планирования, а не чей-то успешный пример из истории или интернета.

Мы подобрали 5 способов ежедневного планирования, которые могут вам помочь. Некоторые из этих методов довольно просты, а другие… скажем так, менее традиционные. Что-нибудь да подойдет :)

Проще говоря, разделение дня на блоки. На первый взгляд, этот метод кажется слишком простым: вы планируете все дела и задачи заранее, выделяя на них определенное количество времени. Однако для этого важно в совершенстве владеть искусством предусмотрительности: сформулировать задачи, максимально точно рассчитать часы, выстроить нужную последовательность и, к тому же, не переоценить свои силы. Этот способ вряд ли подойдет тем, кому тяжело себя организовать.

Тем не менее, систематизация — ваш спасательный круг, если вы буквально утопаете в задачах. С ее помощью вы сможете поделить все дела на 2 блока:

Например, можно запланировать более сложные задачи на первую половину дня. А дела, которые требуют меньше умственных способностей, но все же имеют значение — отложить на "после обеда". Хоть это и похоже на обычный список дел, разница все же есть. Большинству людей свойственно оттягивать выполнение больших/сложных задач, из-за чего они часто отвлекаются на более мелкие дела и попадаются в ловушку прокрастинации.

Систематизация времени позволит вам более рационально распределять свои силы: заставляя себя работать в рамках жесткой структуры и выполнять задачи за определенное время, вы вынуждены концентрироваться на каждом виде деятельности.

Конечно, этот способ подойдет далеко не каждому. Но его определенно стоит попробовать, если вы чувствуете себя перегруженным или совмещаете множество разных проектов и задач. А система ведения задач Zetep поможет вам систематизировать свое время и навести порядок в делах :)

Смысл этого метода — сосредоточиться на самом важном. Вместо того, чтобы составлять огромный список дел и пытаться все успеть, вы выделяете до 3 максимально приоритетных дел и концентрируетесь на них в течение дня. Дело не в том, что вы никогда не выполняете более трех задач в день. Просто вы не делаете ничего "лишнего", пока не выполните эти три основных задачи.

В большинстве случаев среди 1000 и 1 дела есть всего несколько действительно важных. Да, в течение дня много где требуется наше внимание. Но разрывающие телефон звонки и уведомления могут подождать.

Определив 1–3 наиболее важные задачи, возьмитесь за них в первую очередь. И до момента, когда вас начнут отвлекать, они будут хотя вы частично сделаны (потому что самое сложное — это начать). Этот способ отлично сочетается с систематизацией времени.

Благодаря такому подходу к планированию каждый день становится продуктивным! Ведь если вы делаете самое важное в первую очередь, то вы всегда успеваете сделать что-то важное.

Подробнее о методе мы рассказывали здесь. Суть этой техники планирования довольно проста: делить работу на короткие промежутки, во время которых вы должны быть максимально погружены в задачу, а затем сделать небольшой перерыв. Все, что для этого требуется, — таймер. Он и позволяет разбить большую задачу на управляемые интервалы. Кстати, этот метод помогает не только повысить продуктивность, но и бороться с прокрастинацией.

Как это работает:

Каждые четыре "сеанса Помидора" рекомендуется делать более длительный перерыв (15–30 минут). Этот метод позволяет вам выполнить значительную работу в течение дня, делая при этом адекватные перерывы. А относительно короткое время каждого интервала помогает хорошенько сосредоточиться без риска переутомления.

Важно! Несмотря на свою восхитительную простоту, у этого способа есть и недостатки. Предполагается, что "сеансы Помидора" представляют собой непрерывные периоды концентрации внимания. Иными словами, вы не можете остановиться в середине интервала, а затем возобновить его позже. Например, если коллега просит уделить ему несколько минут, вам нужно либо вежливо отказаться, либо вообще выключить таймер.

Для большинства людей естественные ритмы тела — это всего лишь фоновые процессы. Но если изучить их получше, можно сделать свою продуктивность более управляемой.

Например, вы когда-нибудь задумывались, почему каждый день в 14:30 все получается как-то медленнее или начинает клонить в сон? Дело в том, что человеческое тело работает по циклам, которые называются ультрадианными ритмами. В каждом из этих циклов есть пик, когда мы наиболее энергичны, и спад, когда мы истощены. Несложно догадаться, что из этих двух вариантов выпадает на 14:30 :)

8-часовой рабочий день приучил нас считать, что мы должны работать стабильно с 09:00 до 17:00 (или 9-18, 10-19, ну вы поняли). В этот промежуток дня можно прерваться только на обед, чтобы работать с максимальной отдачей от начала до конца рабочего дня. Однако такое расписание не просто снижает производительность — оно невозможно физиологически!

Цель "Правила 90 минут" — наиболее точно согласовывать пики и спады энергии, которые случаются в течение дня, а не навязывать ложный график. После полутора часов работы полезно сделать перерыв на 20-30 минут.

Этот способ планирования позволяет вам соотнести максимальный уровень энергии со списком задач, что значительно повышает вашу продуктивность. Вы работаете со своим телом, а не против него. Какой смысл жать на газ, если в машине нет топлива? :)

Конечно, у этой системы есть свои недостатки. Если начальник застанет вас дремлющим на полу своего кабинета, он будет недоволен. Даже если вы объясните, что работаете в сочетании со своими ультрадианными ритмами (и, к тому же, улучшаете свою память). И будут сроки, которые не оставят вам другого выбора, кроме как продолжительное время работать на полную катушку.

Важно! Ваше тело может не соответствовать 90-минутным циклам. Но если следить за уровнем своей энергии в течение дня или нескольких недель, можно найти собственные закономерности.

Это тот самый нетрадиционный метод, который вряд ли подойдет большинству. Но если он сработает для вас, почему бы и нет? :)

Большинство людей спят монофазно: каждый день их сон укладывается в один большой промежуток времени (например, с 23:00 до 07:00). Некоторые предпочитают двухфазный сон: например, четыре часа утром и четыре часа поздним вечером.

Люди с полифазным сном доводят этот метод "до крайности". Отдых разбивается на несколько коротких интервалов, что позволяет сократить общее количество сна и значительно повысить продуктивность. Продолжительность сна на каждой фазе может варьироваться: некоторые люди спят только по 20 минут в течение всех суток, а другие — более крупными ночными интервалами, которые дополняются дневным сном.

Евгений Дубовой — сооснователь платформы для разработки торговых стратегий Simdaq — положил этот способ в основу своей продуктивности. Он спит по 3,5 часа каждую ночь и трижды по 20 минут в течение дня. В результате в его распоряжении около двух месяцев дополнительного времени каждый год!

Этот график имеет некоторые весьма очевидные недостатки. Во-первых, последствия нарушения ваших естественных циркадных ритмов — например, из-за работы в ночную смену — хорошо документированы такими группами, как Американская психологическая ассоциация. А если вы пропустите какой-либо из запланированных сеансов сна, это может существенно нарушить ваше расписание и здоровье. Также этот график точно не подойдет семейным людям.

Такой способ повышения продуктивности может показаться безрассудно смелым. Все-таки, большинство людей не смогут нормально функционировать без полноценного ночного отдыха. Однако вместо этого можно поискать свой хронотип, чтобы планировать работу (и сон) на наиболее продуктивные часы.

Создание максимально продуктивного графика может означать использование сразу нескольких из перечисленных способов. Метод "По одной невозможной задаче за раз" хорошо работает с систематизацией времени. Три "сеанса Помидора" точно вписываются в "Правило 90 минут". А полифазный метод... ну, тут только вам решать :)

Независимо от вашего выбора планирование дня имеет решающее значение, если вы хотите успеть что-то сделать. Как говорит автор эссенциализма Грег МакКаун: «Если вы не расставите приоритеты в своей жизни, это сделает кто-то другой».

Устанавливая ежедневный график, именно вы встаете у руля. И это не дает вам утонуть в бескрайнем океане дел :)

На пути к повышению продуктивности можно использовать разные инструменты. Например, организовать свою работу в системе ведения задач Zetep.

Здесь просто и удобно:

Напоминаем, что новые пользователи Zetep получают 30 дней бесплатного пробного периода. А еще у нас есть тариф без оплаты :)

Подписывайтесь, чтобы не пропустить новые полезные статьи!