реклама
разместить

Стартап без головной боли: TEAMLY вам в помощь

Современные стартапы сталкиваются со множеством вызовов. Это и конкуренция, и финансовые риски сродни аттракциону «Свободное падение», и попытка собрать вместе разрозненные знания пока ещё не сыгранной команды.

Стартап без головной боли: TEAMLY вам в помощь

Привет! На связи TEAMLY – платформа для совместной работы и организации базы знаний. К нам не раз обращались клиенты, которые устали хранить информацию по старинке. В какой-то момент они обнаруживали, что пухлый блокнот, огромная таблица Excel и Google-диск знают больше, чем сами сотрудники.

Особенно опасно подобное для стартапов: так недалеко и до дезорганизации и снижения общей продуктивности. А инвесторы не готовы долго ждать: на счету каждая минута. И вот синхронизация знаний становится важнее любимого утреннего кофе!

Разберём, как решить такую стартаповскую боль на примере молодого маркетингового агентства. На планёрке кажется, что всем ясно, насколько важно быстро обменяться идеями, учесть пожелания клиентов, сформировать стратегию, протестировать гипотезы и отследить их эффективность. А на деле выходит, что маркетолог знает вводные о клиенте, копирайтер собирает референсы для статьи, дизайнер прорабатывает визуальные концепции, но никто не имеет единого представления о задаче, потому что данные хранятся в разных местах.

Когда каждый уверен, что всё понял верно 
Когда каждый уверен, что всё понял верно 

Причины проблем на этапе стартапа

Разные подходы к сбору данных. Кто-то записывает идеи в блокнот, другие оставляют комментарии в мессенджерах, третьи используют облачные хранилища.

Отсутствие единого инструмента. В стартапах часто общаются в мессенджерах вроде Telegram или WhatsApp, а задачи ведут в разных таблицах. Полноценной системы управления знаниями просто нет.

Потери и переписывание данных. После мозгового штурма кто-то удалил доску с отличной идеей. Её приходится восстанавливать, что отнимает время и силы.

Эти проблемы замедляют процессы и мешают стабильному развитию стартапа. Выход – подобрать единую платформу для управления данными, задачами и документами.

Общая база знаний

Если вернуться к примеру маркетингового агентства, то общая база знаний пригодится для:

  • хранения клиентских брифов,
  • отслеживания рекламных стратегий,
  • сохранения успешных маркетинговых кейсов, по которым команда может быстро восстанавливать процесс в будущем,
  • работы над статьями или проектами, если требуется совместное редактирование.

Решения для управления знаниями

Управление знаниями для бизнеса – вызов не новый. Уже в начале 2000-х появились первые системы организации данных и автоматизации рабочих процессов. Возможность моментально оценили компании по всему миру, и рынок начал быстро развиваться.

Среди популярных решений был Confluence, который дал возможность коллективного редактирования, организации документации и поиска. Trello и Basecamp тоже применяли для управления задачами и проектами. Однако из-за санкций западные сервисы и платформы стали сворачивать деятельность в России.

Стартапам, которые только прощупывают рынок, важны решения, которые гарантируют безопасность данных, отличаются гибкостью, понимают нужды бизнеса.

Мы в TEAMLY постоянно развиваемся и адаптируемся под растущие запросы бизнеса: обновляем инструменты, прислушиваясь к запросам пользователей.

TEAMLY для стартапа. Кейс маркетингового агентства

Команда небольшого маркетингового агентства из Тюмени Freshmen строила работу с нуля, берясь за сложные проекты в цифровом маркетинге. Попытка быстро наладить процессы и правильно распределить обязанности показала, что отсутствие системы способно превратить рабочие будни в кошмар.

На момент внедрения TEAMLY в Freshmen работало всего шесть человек: проектный менеджер Аня, дизайнер Марк, копирайтер Полина, SMM-менеджер Илья. Рулили всем процессом два основателя – Ксения и Роман, которые одновременно занимались привлечением клиентов и общим контролем.

«Данные по первым клиентам мы собирали на Google Диске, но часть информации оставалась в рабочих чатах мессенджеров и папках на компьютерах, – пояснила проектный менеджер. – Когда число клиентов выросло, поняла, что теряется продуктивность, и это нас тормозит. Я, например, тратила драгоценное время, чтобы собрать у коллег актуальную информацию, не перепутать задачи и сообщить клиенту статус проекта».

Проблема 1: Хаос в документах

Решение: пространства под задачи и клиентов

Когда у агентства появился клиент с долгосрочной рекламной кампанией, команда оказалась буквально завалена файлами: брифы, медиаплан, бюджет, ТЗ на иллюстрации, посты для соцсетей. Копирайтер Полина тратила кучу времени на поиск нужных текстов или правок. Когда звонил клиент, она лихорадочно искала последний утверждённый текст поста в WhatsApp.

После внедрения TEAMLY ситуацию удалось переломить. Команда создала пространства, где каждому клиенту оформили отдельную папку, в которой собирали все нужные документы.

Кроме того, руководители настроили уровень доступа для команды: каждому к тем папкам, которые были в работе по конкретному проекту, что исключало путаницу и утечку информации.

Проблема 2: Разные форматы данных

Решение: Умные таблицы TEAMLY

Структурировать проекты – это только полдела. Процесс производства услуг агентства был слишком разноплановым: Марк делает графику для соцсетей, Илья планирует рекламу в VK, Аня согласовывает бюджеты с клиентами. Задачи пересекались, но до TEAMLY их не визуализировали.

Ситуация изменилась, когда Аня создала первый проект на платформе и настроила разные типы отображения данных. Теперь задачи отображались в формате канбан-доски, где каждый из этапов был виден в отдельной колонке. Медиаплан оформили в таблицу с категориями: бюджет, дата запуска, канал публикации.

Канбан доска команды Freshmen 
Канбан доска команды Freshmen 

SMM-щик мог просто открыть расписание публикаций в календаре и увидеть, что нужно сделать, а не спрашивать: «Эта реклама на четверг или пятницу?» Дизайнер оценил возможность группировать задачи по типу работы и приоритету – это значительно упорядочило его работы и улучшило персональный тайм-менеджмент.

Стартап без головной боли: TEAMLY вам в помощь

Проблема 3: Рутина в новых проектах

Решение: использование шаблонов

Когда агентство начало брать больше клиентов, появились типовые задачи, которые приходилось выполнять с нуля каждый раз. Полина не раз жаловалась Ане, что брифы разные, указания неточные, и из-за этого копирайтеры тратят кучу времени, работая «вслепую».

Изучив функционал TEAMLY, Аня обнаружила библиотеку шаблонов и начала использовать их в работе. Там были готовые формы брифов, медиаплан, технические задания для дизайнеров. Теперь начинать проект стало проще: Руководители адаптировали шаблон под конкретные задачи, и работа команды ускорилась.

Стартап без головной боли: TEAMLY вам в помощь

Проблема 4: Потеря задач и нарушение дедлайнов

Однажды команда едва не потеряла важного клиента, не уложившись в дедлайн. «Мы пропустили дату, потому что тогда у нас не было системы напоминаний, а разработка плана затянулась из-за правок», – вспоминает Аня.

TEAMLY полностью решил эту проблему: теперь у каждого сотрудника на платформе отражались его задачи на день, неделю и месяц.

Более того, система автоматически напоминала о приближающихся сроках. Например, копирайтер писал тексты, Аня отслеживала статус, и понимала, когда поставить задачу дизайнеру на визуалы баннера.

Стартап без головной боли: TEAMLY вам в помощь

Почему TEAMLY

Трекер: график и дедлайны

Платформа позволяет выставлять сроки выполнения и видеть, кто над чем работает. Такой функционал важен для любого стартапа: нужно двигаться чётко по графику, чтобы успевать по срокам перед клиентами.

Уведомления и напоминания

Система своевременно оповещает сотрудников о назначенных задачах или приближающихся дедлайнах.

Онбординг

Ускорение адаптации новых сотрудников: новые члены команды быстро погружаются в работу, изучив наработки и текущие проекты. На платформе можно создать курсы для обучения и проверять знания через систему тестирования.

Хранение информации

Сервис позволяет централизованно хранить все рабочие материалы. Команда может создавать папки и файлы, которые сохраняются в облаке, а доступ к ним настроить для каждого сотрудника.

Умные таблицы

Гибкая структура TEAMLY позволяет организовывать документы под конкретный запрос для лучшей визуализации. Можно представить информацию в виде графика, диаграммы Ганта, канбан, таблицы, календаря. Группировать данные можно по типу, приоритету, датам или направлениям: клиенты, задачи, аккаунты в социальных сетях, медиапланы и так далее.

Шаблоны

Для различных команд, задач и размеров компаний в TEAMLY заготовлено более 40 шаблонов: SOP для IT-команды, ТЗ для дизайнеров, внутренние инструкции, расчёты отпускных и больничных или план адаптации менеджера по продажам. Список постоянно растёт и дорабатывается.

Быстрый поиск

Даже если накопилось много данных, поиск с поддержкой искусственного интеллекта помогает оперативно найти нужную информацию. Это особенно ценно для стартапов, где нельзя замедлять процессы.

Сохранность данных

Вся информация надёжно защищена, и доступ можно настроить для определённой группы пользователей. Команда стартапа может хранить брифы всех клиентов в одной папке – каждый сотрудник видит полное описание задачи, ключевые запросы и цели клиента.

Индивидуальные и командные задачи

Сотрудники видят свои ежедневные и общекомандные задачи. Это может быть полезно для аналитиков, дизайнеров, копирайтеров, менеджеров и не только.

Удобно собирать знания вместе

TEAMLY – это не только инструмент для хранения данных, но и полноценная платформа для совместной работы. Сотрудники могут добавлять комментарии к любому материалу, а также отслеживать версии изменений.

Например, при подготовке стратегии развития компании можно использовать идеи всей команды. Сначала руководитель создаёт общую структуру: ключевые цели, каналы продвижения и сроки. Затем каждый добавляет свои мысли и комментируют прямо внутри документа. Копирайтер предлагает уточнения, а дизайнер – корректировки к визуалу.

Стартап без головной боли: TEAMLY вам в помощь

Каждый шаг можно отследить в истории изменений, и команда понимает, как шла работа над материалом. Если нужно восстановить предыдущую версию документа, это можно сделать за пару кликов.

Этот подход позволяет не только избежать хаоса, но и повышает качество внутрикомандного взаимодействия.

Итого

Управление знаниями – неотъемлемая часть успешного стартапа. На этапе развития стоит выбрать инструмент, который объединит сотрудников и позволит команде двигаться слаженно. TEAMLY является отличным примером такого сервиса, сочетающего удобство хранения информации, управление задачами и возможности для совместной работы.

Еще больше информации о возможностях сервиса – в нашем телеграм-канале.

1212
44
11
11
реклама
разместить
12 комментариев

"стартап без головной боли" - это оксюморон

4

в 90% случаев слово "стартап" у нас можно заменить на "прикол"
Клево звучит: мы с друзьями создали прикол, в наш прикол зашел крупный инвестор, я приколист со стажем

2

ну тут в статье пытаются эту головную боль хотя бы облегчить, такой вот спазган для стартапера

1

Ох уж эти стартапы )))

По опыту: часто и в зрелых/старых компаниях такая же фигня ;)

2
Автор

Абсолютно согласны! Хаос и проблемы с документацией могут встречаться не только в стартапах

1

Есть подохрение, что на этапе стартапа хаос в документах неизбежен и многое так и остается в мессенджерах. Потому что в стартапах:
- дешевая рабочая сила, не всегда квалифицированная
- умы заняты вопросами выживания
- фаундер часто программист и вообще не интересуется маркетингом. А если самый главный босс не заинетресован в этом порядке, то и маркетолог, и все остальные не будут. Низы не могут - верхи не хотят

1

есть практика, когда стартапер имеет опыт в маркетинге, но он тогда в продукте разбирается чуть менее, чем никак. Как не повернись, все равно где-то будет бардак.

1
Раскрывать всегда
[]