Как выстроить работу команды без офиса и перестать тонуть в рутине: разбор типичных сценариев для роста

Когда у компании нет офиса, вы не видите, кто реально работает, а кто имитирует деятельность, не знаете, где лежат документы с данными и кто к ним имеет доступ. Но можно выстроить некоторые процессы, чтобы удаленная команда работала эффективно. Расскажем, что сделать для этого.

Всё больше малого и среднего бизнеса работает полностью удаленно или в гибридном формате — это тенденция, подтвержденная исследованиями. С 2021 года привлекательность полной удаленки выросла вдвое, гибридного формата — в 1,5 раза.

Одна из основных проблем удаленного бизнеса — эффективно организовать совместную работу сотрудников: разработать новые стратегии выполнения и контроля задач, сценарии работы с клиентами и подрядчиками, следить за безопасностью данных и мотивацией. Собственник обычно загружен рутиной, и если пытаться контролировать каждый проект при растущих объемах, есть риск управлять точечно и хаотично.

При этом организация системных процессов кажется трудной. Видятся громоздкие таск-трекеры, сложное внедрение, трата ресурсов. Но можно навести порядок в удаленной работе малыми усилиями. Есть четыре сценария, в которых онлайн-инструменты помогают держать процессы под контролем и при этом не строить переусложненные системы.

Содержание:

1. Распределение задач для удаленщиков

2. Безопасность и управление доступами

3. Электронные сервисы для работы с клиентами

4. Узнаваемость и продвижение бизнеса

Руководителю нужно делегировать задачи и контролировать их выполнение системно, чтобы избавиться от рутины и выйти на верхнеуровневый контроль. Когда задачи передаются устно или через мессенджеры, возникают риски:

Поручения, зафиксированные только на словах или в мыслях сотрудников, теряются, дублируются, забываются.
Выполнение полностью зависит от ответственности команды, а руководитель не видит процесса и не влияет на результат.
Сотрудники по-разному работают с задачами: например, определяют разные сроки и количество ресурсов на одно и то же дело.

Именно поэтому бизнесу необходима единая среда для постановки задач с возможностью отслеживания прогресса и сроков. Небольшим командам может быть комфортно использовать простые и гибкие планировщики вроде ToDoist. Они позволяют распределять задачи между командами, ставить сроки и наблюдать за выполнением на досках или в календаре.

Задачи можно распределить по проектам, сотрудникам или командам

Менее очевидное решение — ставить задачи через календарь в доменной почте. В Рег.ру таким образом можно организовать встречи, звонки и дела, а календарь синхронизируется с Confluence, Outlook и другими сервисами. Это удобно для компаний, которые не планируют подключать отдельный таск-трекер.

В Рег.ру почта и календарь связаны в едином интерфейсе

Когда есть перспектива масштабирования, стоит посмотреть на бизнес-сервисы вроде YouGile или Yonote, где есть проектные инструменты с ролями и доступами.

Интерфейс бизнес-приложений сложнее, но с большим количеством функций: распределение ролей, метки, несколько досок внутри проекта, представление в виде доски задач или диаграммы Ганта. Обычно есть веб-интерфейс и мобильное приложение.

Пример проекта, организованного в YouGile

Экономия ресурсов: около 3 часов в неделю.

При работе с удаленной командой важно письменно фиксировать любые договоренности. После каждого созвона обязателен follow up с ответственными и сроками. Фиксацию желательно делать в одном месте и по одному шаблону для быстрого доступа в будущем. Например, письмо в почте на всех участников встречи с одинаковой темой формата «Follow up Дата созвона. Тема».
Все задачи лучше сразу переносить в удобный для всей команды планировщик с назначением сроков и ответственных. Однако важно соблюсти баланс и не заносить каждую микрозадачу отдельно, иначе вся команда «утонет» в процессе работы с планировщиком.

Когда команда работает дистанционно, вопрос безопасности стоит особенно остро: руководитель не знает, где сотрудники хранят данные и откуда подключаются к Wi-Fi. А еще предприниматели опасаются утечек данных и потери аккаунтов из-за хаоса с паролями: в среднем в компании на 250 сотрудников может быть около 48 тысяч связанных с ней паролей. Вот какие могут быть риски для удаленного бизнеса:

Документы создаются и хранятся на личных аккаунтах — при увольнении сотрудник уносит данные с собой.
Общая почта используется несколькими людьми — при взломе устройства любого из них злоумышленники могут украсть данные или заблокировать доступ.
Непонятно, где хранится тот или иной проект, доступы открываются и закрываются вручную — и нередко остаются активными годами после ухода сотрудника.
Сотрудники сами устанавливают, хранят и меняют пароли — нет возможности быстро заблокировать аккаунт, если его взломали.

Хранить пароли в документе небезопасно: данные могут «утечь», и это риск, что доступы ко всем сервисам компании сможет получить кто угодно

Решение — централизованное управление доступами и разграничение прав. На практике это работает так:

Компания устанавливает менеджер паролей, например «Пассворк» или BearPass, или корпоративную систему для совместной работы.
Собственник или системный администратор в этой системе создает для каждого сотрудника набор логинов и паролей от необходимых сервисов.
Сотрудник устанавливает приложение и получает доступ к своему набору паролей: ему не надо искать их в записях или вспоминать при входе в сервисы.
При расторжении договора администратор выбирает уволенного сотрудника и одним кликом отзывает все его доступы — к почте, документам и проектам.

В корпоративном менеджере паролей обычно есть двухфакторная аутентификация и вход по одноразовому паролю — попасть в интерфейс сложно, даже если взломать устройство сотрудника

Экономия ресурсов: около 11 часов в год на сотрудника, около 36 минут в месяц на ввод паролей.

Когда команда полностью или частично работает удаленно, централизованный менеджер паролей — лишь один из элементов комплексного подхода к безопасности. На практике стоит обратить внимание на следующие дополнения и улучшения:
— Установка антивирусного ПО и автоматические сканирования устройств сотрудников.
— Регулярная ревизия доступов. Важно раз в квартал проверять актуальность учетных записей, пересматривать права внутри сервисов и отключать неизменяемые или давно неиспользуемые учетки.
— Обучение сотрудников. Человеческий фактор — главная уязвимость, поэтому важны тренинги с рассылкой фишинговых писем и разборы инцидентов.
— Резервное копирование. Важно не только наличие копий, но и четкий план восстановления в случае инцидента.
— Логирование и мониторинг активности. Важно настроить централизованный сбор логов входов, действий с конфиденциальными файлами и изменения паролей.

Компаниям, которые предоставляют услуги, ручная запись создает несколько сложностей, если поток клиентов растет: заявки и брони теряются из-за человеческого фактора, владельцу и сотрудникам приходится тратить время на уточнения и переписки, невозможно точно планировать загрузку команды, а ошибки в записи приводят к упущенной выручке и снижению качества обслуживания клиентов.

Системы онлайн-записи, такие как YCLIENTS, позволяют владельцу и сотрудникам контролировать поток клиентов без постоянных уточнений. Как работает процесс:

Клиент выбирает удобное время для посещения, получает автоматическое напоминание.
Владелец и команда видят все записи в календаре.
Сайт показывает доступные слоты для записи, позволяет отменять или переносить посещения, и все изменения синхронизируются в реальном времени.

Систему записи можно встроить на существующий сайт бизнеса или создать сайт с нуля, если его нет. Это важно для роста: компания получает цифровое «лицо», централизованную точку взаимодействия с клиентами и прозрачный процесс управления записями.

Экономия ресурсов: зависит от потока клиентов, в среднем 5–15 часов в неделю.

Бизнес сферы услуг всегда многозадачный, требующий внимания к людям, ресурсам. Именно поэтому многие владельцы, переходя на YCLIENTS, рассчитывают на централизацию и учет всех рабочих процессов в одном месте.
На этапе внедрения руководителю важно полностью включиться и показать собственный пример: пройти процесс перехода вместе с командой. По нашим исследованиям и наблюдениям, такой симбиоз позволяет осуществить внедрение быстрее.
Владелец компании получает полностью централизованный бизнес и команду, которая может качественно им управлять с помощью YCLIENTS, без постоянного контроля и личной вовлеченности руководителя. Это экономит его время и ресурсы, открывает новые перспективы.

Когда базовые процессы уже налажены, следующим шагом становится работа над узнаваемостью компании. Здесь можно начать с двух базовых направлений:

Присутствие в онлайн-картах и справочниках.
Продвижение через рекламу.

Добавление компании на карты и в каталоги делает ее видимой, в том числе в поисковых системах, а таргетированная реклама помогает привлечь аудиторию, которая действительно заинтересована в услугах или товарах.

Такие задачи можно решать самостоятельно, а можно использовать готовые инструменты вроде Яндекс Бизнеса, где в одном месте доступно и добавление организации на карты, и настройка рекламы. Это упрощает продвижение и позволяет владельцу сосредоточиться на работе с клиентами, а не на технических деталях.

В Яндекс Бизнесе можно продвигать как локальные бизнесы, так и магазины на маркетплейсах, Авито и даже телеграм-каналы

Экономия ресурсов: 3–5 часов в неделю, которые обычно уходят на ручную настройку продвижения и обработку обращений.

Яндекс Бизнес помогает предпринимателям управлять карточкой организации в Яндекс Картах, а также запускать продвижение сразу на нескольких площадках. Для этого в сервисе есть специальный инструмент — Рекламная подписка. Она позволяет автоматически запускать продвижение: достаточно рассказать о своем бизнесе, и алгоритмы сами создадут объявление, настроят кампанию и предложат оптимальный бюджет.

Системность в работе команды не обязательно требует сложных и дорогостоящих CRM или долгого внедрения. Для малого и среднего бизнеса достаточно минимального набора из 3–4 онлайн-инструментов, чтобы закрыть ключевые боли: контроль задач, управление доступами, подписание документов и организацию записи клиентов. Упростить бизнес-рутину помогают цифровые сервисы, например бизнес-ассистент Рег.решений. Переходите на сайт, чтобы посмотреть готовые наборы сервисов для разных сфер.

Читайте также: