10 типичных ошибок организации канбан-досок в таск-трекерах. Проверьте, насколько криво реализовано у вас.

"Мы внедрили полгода назад, но почему-то никто в нем толком не работает, и вообще непонятно, как им пользоваться, а деньги за него платим," - говорят руководители. А я им отвечаю, что так происходит, потому что неправильно организовали таск-трекер, и каждый раз вижу одну и ту же картину.

Обычно на один отдел создают одну доску, куда запихивают всю деятельность.

Кладовщик принимает товары на склад, и выдает товары со склада. Это принципиально разные процессы:

Принять: встретить курьера, разместить машину в разгрузочной зоне, затем по документам проверить номенклатуру, кол-во товара и отсутствие повреждений, подписать документы и отпустить курьера, разместить товар на складе, сообщить о поставке внутреннему заказчику, передать документы в бухгалтерию.

Выдать: получить заявку на выдачу, пойти найти товар на складе, проверить, приготовить к выдаче, передать внутреннему заказчику, убрать товар из базы данных хранимого на складе.

Это два разных бизнес-процесса, поэтому и канбан-досок у кладовщика должно быть минимум две.

Такая же история: у эйчаров есть поиск и подбор персонала, есть адаптация и онбординг, еще может быть обучение. Это все разные процессы, и доски должны быть разными.

Колонки в канбан-доске должны отражать этапы прохождения задачи, иначе говоря - соответствовать шагам бизнес-процесса. Это вообще, пожалуй, самое главное. Поэтому сперва необходимо хотя бы как-то описать бизнес-процесс. Ссылка на статью о том, как это сделать - в конце статьи.

В рамках одной доски, карточка задачи должна представлять собой одну и ту же сущность. В доске "Поиск и подбор персонала" задачей является вакансия с названием должности, а в доске "Адаптация" - конкретный сотрудник с ФИО. Не должно быть в одной доске карточек, которые представляют собой разные сущности.

Это вообще мое любимое. Колонки "Готово к передаче", "На согласовании", "В пути" - это все лишнее. Колонки должны отражать какое-то стабильное положение вещей, а вот такие переходные столбцы я называю транзитными. Вместо них лучше использовать теги, метки и другие инструменты, которые есть любом таск-трекере.

Иногда, в доску попадают этапы смежных бизнес-процессов, которые вызывают путаницу. Например, последним столбцом в доске дебиторской задолженности, могут быть "судебные разбирательства". Однако, до этого доходит не так часто, и это отдельный бизнес-процесс с другим ответственным. Если дебиторкой занимаются, как правило, менеджеры и служба безопасности, то в судебных разбирательствах на первое место встанет юрист, и коли дело дошло до такого - задачу надо перенести в соответствующую доску. Аналогично, в доске "Поиск и подбор персонала" не надо делать колонки, связанные с оформлением сотрудника.

Я стремлюсь к тому, чтобы все колонки по возможности умещались на экране, без горизонтальной прокрутки доски. Во-первых, это постоянные лишние телодвижения, а во-вторых, колонки "за кадром" неизбежно получают меньше фокуса. Зачастую, доска раздувается как раз за счет транзитных колонок.

- Да знаем мы это все! Нам уже внедряли, я директора чуть на ... не послал! Целыми днями сидели печатали сообщения в этом вонючем ! Не надо нам больше такое! - комментарий ведущего инженера на мое появление в компании.

Действительно, руководители часто перегибают палку или недогибают ее совсем: они или требуют буквально на каждый "чих" писать комментарии или не тратить на них время вовсе.

Я всегда говорю, что наиболее правильным является то, что удобно:

1. Любое поручение по задаче - надо записать обязательно;

2. Любую обратную связь или отбивку о выполнении - надо записать обязательно;

3. Если руководитель и подчиненный сидят в разных местах, и все равно целыми днями обкашливают вопросики в мессенджерах - пусть делают это в карточке задачи.

4. Наконец, если все сидят рядом, то заменять устное общение перепиской не надо: поболтали-обсудили, в задачу записали только принятые решения.

5. Не надо создавать задачу для каждого вообще действия сотрудника - это ненормально. Задача может быть очень крупной сущностью, и даже содержать в себе небольшой проект. Вот это - нормально.

Даже базовый (читай - бесплатный) функционал таск-трекеров позволяет использовать минимальную автоматизацию - шаблоны задач с готовым набором атрибутов, автоматическое назначение исполнителей в колонках, уведомления об истечении сроков, автоматическое создание отчетов и т.д. Это существенно сокращает потери времени на рутинных действиях, но многие этим не пользуются.

Сюда же можно отнести регулярные, ежедневные-еженедельные-ежемесячные действия: проверку данных, планерку, отчетик и тд. Для их реализации можно настроить автоматическое ежедневное создание отдельной задачи, в которой будет чек-лист и ограниченный одним днем срок выполнения. Задача будет автоматически создаваться в тот миг, когда начинается рабочий день - например, в 8 утра.

Я уже писал о том, что работа любого подразделения - это всегда процесс, однако случаются и проекты. С точки зрения менеджмента, проект - это какое-то разовое мероприятие, направленное на некие улучшения.

Например, бухгалтерии необходимо утвердить перечень регистров, эйчарам - разработать и внедрить Правила внутреннего распорядка, кладовщику - провести инвентаризацию, инженерам - сделать бэкап всех разработок. Все это делается один раз и надолго, а доски для этого нет.

Для всех таких глобальных, но одноразовых штук я рекомендую завести простую доску "в очереди - в работе - готово", а карточкой задачи сделать такой вот проект.

Сотрудников как правило мало и плохо обучают работе с системой. Если и обучат, то весь тренинг будет крутиться вокруг скриншотиков с пояснениями куда жмать. Интерфейс современных таск-трекеров настолько дружелюбный, что разобраться в нем сможет даже цирковой медведь.

Гораздо важнее научить не тыкать кнопочки, а ввести определенные правила, по которым теперь предстоит работать - как организовывать доски, как вести переписку, что нужно делать обязательно, а что категорически не рекомендуется. То есть, вывести обучение на более высокий и интеллектуальный уровень.

Доска должна быть краткой, емкой, наглядной и отражать основные этапы выполнения задачи в строгом соответствии с бизнес-процессом.

Не надо "дебилизировать" систему - используйте автоматизацию, разумно подбирайте масштаб задач, разумно же общайтесь внутри задачи.

Не надо "дебилизировать" людей - не учите людей тыкать кнопочки, на это много ума не надо. Лучше сосредоточиться на определенных правилах и регламенте использования системы в целом.

Я думаю, следующая статья будет как раз об ошибках внедрения, а пока можете почитать связанные статьи:

Почему таск-трекеры больше полезны сотрудникам, а не руководителям

Топовые фишки отечественных таск-трекеров

Простые бизнес-процессы: какие реальные проблемы они решают

SMART - это маркетинг, а не инструмент. Нормальный способ постановки задач

Для справки: чтобы статья попала в рекомендации на главной, ей достаточно 3-4 лайка.