Почему ваша Kanban-доска не Kanban? Разбираемся в Scrum- и Kanban-досках
Всем привет! Меня зовут Катя, я UX-дизайнер студии Everest. С 2016 года мы разрабатываем крупные веб-сервисы и мобильные приложения с фокусом на UX для банков, ритейла, телекома и других отраслей.
В 2022 году мы запустили собственный Исследовательский центр, который регулярно публикует экспертные обзоры популярных сайтов и сервисов с фокусом на UX-составляющую.
В конце прошлого года мы публиковали исследование UX Scrum- и Kanban-доскам в российских сервисах для командной работы. Прежде чем приступить к его подготовке, мы провели обширную аналитическую работу с привлечением внешнего эксперта — адепта agile-ценностей Максима Барчукова. Он занимается управлением проектами. Начинал как разработчик ПО, но потом пошёл по пути менеджмента. Сейчас руководитель проектного офиса в системном интеграторе.
Очень часто Kanban-доской называют обычную доску со стикерами. Правильно ли это с точки зрения методологии и что такое Kanban-доска? Будем с вами сегодня разбираться. А заодно поговорим и о Scrum-досках.
Что первое приходит на ум, когда вы слышите слова kanban, scrum? Наверняка вспоминается ещё одно модное слово — agile. Это ценностная модель, принципы управления проектами.
Ценности:
1. Люди и взаимодействие важнее процессов и инструментов.
2. Работающий продукт важнее исчерпывающей документации.
3. Сотрудничество с клиентом важнее согласования условий контракта.
4. Готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану.
Agile-манифест
Как видите, Agile не указывает, какими методами вести проект, а является ценностными столбами, которые поддерживают нас в принятии решений.
А вот Kanban и Scrum — это инструменты управления проектами со своими практиками, правилами и ограничениями. Общая цель инструментов одна — сделать процесс создания продукта управляемым и предсказуемым, чтобы проект был сдан в нужные сроки и нужного качества. При этом у методов есть и отличия:
- Scrum — метод оптимизации. Использует инкрементальный (итеративный) подход для достижения предсказуемости и управления рисками.
- Kanban — метод совершенствования. Он помогает определять, управлять и улучшать процессы, с помощью которых пользователь достигает своей ценности. В отличии от Scrum, который точно описывает роли и процессы, Канбан говорит «начните с того, что есть сейчас».
Но обо всём по порядку.
Scrum
Scrum — это готовая структура работы (или фреймворк) с описанием ролей и процессов для достижения цели в максимально сжатые сроки. Правила работы описаны в The Scrum Guide.
Цель
Повышение производительности и скорости. Scrum задает команде ритм работы, в котором важно выполнить все взятые в спринт задачи и выпустить в релиз новую фичу.
Команда
Scrum всегда внедряется только в зрелые команды. Причина проста — для работы по жёстким правилам нужны люди, понимающие плюсы такого принципа работы. Внедряя Scrum, команда проходит через революцию и уничтожение старых процессов в пользу строительства новых.
Состав команды:
Scrum team — это сплоченное объединение профессионалов, в любой момент времени сфокусированных на одной цели — Product Goal.
• Developers (разработчики).
• Product Owner несет ответственность за максимизацию ценности продукта, получаемого в результате работы Scrum Team.
• Scrum Master несет ответственность за применение Scrum в соответствии с Руководством по Scrum. Они делают это, помогая всем понять теорию и практики Scrum — как внутри Scrum Team, так и в организации.
Работа с задачами
В Scrum команда работает по определённым временным промежуткам — спринтам. Перед началом спринта ставится цель. Она помогает сконцентрироваться на результате, а также расставить приоритеты при отборе задач. При планировании работы на спринт из общего бэклога выбираются задачи под цель и с учетом трудозатрат на них.
Трудозатраты — один из важнейших элементов Scrum. Чтобы команда успела в срок выполнить все задачи, они должны быть поставлены в соответствии с возможностями.
Как понять возможности команды? В начале пути в основном полагаются на чутьё, затем на реальные показатели работы команды.
Если команда делает за недельный спринт 40 условных единиц (если 1 единица = 1 час работы), значит, общий вес задач на следующий не может превышать 40 (в нашем случае часов). Каждая команда сама выбирает, по какой шкале ей удобно делать оценку — в часах, Story points (условных единицах) или попугаях.
Задачу может оценить как отдельный член команды, так и вся команда вместе. Например, для этого можно использовать один из способов оценки — покерное планирование (Planning Poker или Scrum Poker).
Planning Poker — это техника оценки задач. Проводится с помощью карт и напоминает игру в покер. Суть метода заключается в закрытом голосовании, в котором никто не знает оценок другого. Такой подход позволяет минимизировать влияние коллег друг на друга, и оценивание становится более объективным.
Ограничение в Scrum
Стандартный процесс работы — выполнение задач, пока не выйдет время спринта или не закончатся карточки. Если команда справилась раньше — она может спокойно отдохнуть до начала следующего спринта.
Нередко в процессе работы от бизнеса приходят новые срочные задачи. В Scrum команда не может взять их сразу в работу — для начала необходимо закончить текущий спринт и при планировании нового иметь свободные ресурсы. В этом заключается ограничение процесса работы над задачами.
После финала спринта все незавершённые задачи уходят в бэклог и Product Owner решает, продолжить в следующем спринте над ними работать или нет.
По идее, мы должны задачи включить в следующий спринт, но чаще они уходят в бэклог, и о них забывают навсегда
Оценка эффективности работы
Производительность команды (Velocity). Производительность — это ключевой механизм получения обратной связи. Она позволяет оценить, как внедрённые процессы повлияли на эффективность работы. Но самое главное — этот показатель помогает достаточно точно прогнозировать трудозатраты на один спринт. В идеале итоговая производительность спринта должна совпасть с числом заложенных в него Story points по всем задачам, но по факту может отличаться.
В конце спринта измеряют общий вес задач, выполненных за спринт. Разделив общий вес всех задач проекта на производительность за спринт, можно получить примерный срок окончания проекта.
Диаграмма сгорания задач. Это графическое представление того, сколько работы уже сделано и сколько остаётся сделать. Позволяет держать под контролем процесс работы во время спринта и при необходимости принимать срочные меры.
Доски в Scrum
Scrum-доска очень простая, но не информативная: приоритизированный бэклог и стандартные этапы (бэклог, в работе, тестирование, завершено). Практически любой трекер позволяет это настроить, с отображением диаграммы сгорания. Но в работе по скраму важно не просто визуализировать работу, а отслеживать, как команда работает внутри спринта, с какой производительностью.
Kanban
Kanban, в отличие от Scrum, не имеет четкого описания процесса. Kanban — это метод, подход к работе. Он не говорит, что делать, а предлагает практики и ценности, чтобы сделать существующие процессы лучше, не заменяя их на что-то новое.
Kanban широко известен применением на уровне команд, чтобы уменьшить перегрузки и получить (или вернуть) контроль над процессом работы.
Цель
Видеть и предотвращать возникающие препятствия и заторы в процессе работы, которые не позволяют работать быстро и гибко.
Команда
Kanban идёт путём эволюционных изменений, опираясь на уже существующий процесс работы и стремится улучшить его, используя для этого сотрудничество и различные формы обратной связи.
Kanban способствует развитию культуры командной работы — для того чтобы завершить задачу, которая долго висит на одном этапе, подключается вся команда.
Работа с задачами
Как и в Scrum, в Kanban для понимания, какую задачу нужно выполнить в первую очередь, используется приоритизация. Из общей «кучи» выбирается задача с наивысшим приоритетом и берётся в работу.
Цель команды — провести карточку от начала доски до ее конца, т. е. полностью выполнить. Если задача проходит по доске достаточно быстро — значит, коллектив работает качественно и слаженно.
Ограничение работы в процессе
Работа в процессе (с англ. Work in Progress или WIP) — это максимальное количество задач, которые могут одновременно находиться в одном столбце / на одном этапе рабочего процесса.
Когда столбец заполняется, команде нужно общими усилиями его освободить — решить задачи и продвинуть их на следующий этап. Пока на этапе нет свободных слотов, туда не могут поступать новые карточки. Такой подход помогает сфокусироваться на завершении задач.
Эффективные системы больше сфокусированы на потоке работы, чем на использовании рабочих ресурсов. Когда ресурсы используются максимально, в системе нет свободного места, что приводит к ухудшению потока — как, к примеру, в час пик на автостраде. <…> В Kanban работу в процессе ограничивают, чтобы сбалансировать использование ресурсов и при этом обеспечивать поток работы
В идеальном мире канбана задачи всегда двигаются по потоку создания ценности — слева направо, а информация — справа налево. Но мир неидеален, и иногда задачи хочется вернуть. В таком случае нарушается течение потока, усложняется работа с WIP-лимитами. Один из вариантов решения — на задаче помечаются причины, по которым ее не могут принять на следующем этапе. Карточка остается на месте, а вся команда начинает действовать, чтобы перенести карточку на следующий этап.
На WIP-лимитах основывается один из основополагающих принципов канбана — принцип вытягивания. Этот принцип — важное отличие от традиционного управления проектами, при котором рабочие элементы планируются на основе детерминированного планирования («проталкивания»). В вытягивающих системах завершение начатой работы считается более ценным, чем начало новой.
Перестаньте начинать, начните заканчивать
Оценка эффективности работы
В процессе работы над проектом задача большую часть времени может лежать в ожидании, чтобы её кто-нибудь взял. В скраме этого не отследить, а ведь это очень важный показатель эффективности процесса. Чем больше она лежит, тем больше клиент теряет деньги. В канбане для этого есть метрика, которая показывает время от постановки до реализации задачи.
Время выполнения задачи. Время выполнения — это время, необходимое для прохождения одной задачи всех этапов внутри процесса — от начала до конца доски. Диаграмма временного ряда, иллюстрирующая выполнение задач, помогает следить за тенденциями в сроках выполнения работы.
Доски в Kanban
Одна из ценностей Kanban — это визуализация работы и её потока. Это делает рабочий процесс понятным и прозрачным. Но отображение процесса на доске — ещё не показатель Kanban.
Все доски имеют одинаковый принцип работы: задачи проходят через доску слева направо, новые задачи заходят на доску с левой стороны. Правда, в Kanban анализ работы происходит справа налево, т. к. выход карточки справа означает, что клиенту была доставлена определённая ценность.
Кроме деления доски по вертикали на этапы, ее можно разделить горизонтально. Выше находятся задачи более важные для клиента. Такая приоритизация называется классом обслуживания.
Таким образом, обычную доску Kanban-доской делают процессы, которые на ней отображаются. Это WIP-лимиты, принцип вытягивания и классы обслуживания, способ прочтения доски и другие особенности, присущие данному подходу к работе.
Разница в подходах
В Scrum нельзя сказать, когда определенная фича выйдет в свет. Даже если реализация нового функционала занимает 3 дня, задача может быть взята в работу только через некоторое время, в начале нового спринта. В этом главное отличие Scrum от Kanban: Kanban ориентирован на результат, а Scrum — на процесс.
То, что было для бизнеса важно вчера, сегодня уже неважно. Scrum в этом понимании менее гибкий, чем Kanban
С другой стороны, Scrum помогает упорядочить работу внутри команды, его задачи направлены внутрь, тогда как Kanban ориентирован во внешний мир, на пользу для заказчика.
В исследовании «UX Scrum- и Kanban-досок в российских сервисах для командной работы» мы рассмотрели реализацию этих инструментов в отечественных сервисах: Flowlu, Kaiten, Яндекс.Трекер, Битрикс24. Отметили, что реализовано согласно методологиям, а что стоит улучшить
Вместо заключения
Agile-методологии помогают компаниям выстраивать эффективную работу. А если их использовать правильно — можно добиться значительного прогресса, регулярно показывая результат проделанной работы.
Тем, кто хочет глубже погрузиться в тему, советуем почитать эти книги:
- Джефф Сазерленд. Scrum. Революционный метод управления проектами
- Дэвид Андерсон. Kanban. Альтернативный путь в Agile
В Эвересте мы занимаемся разработкой цифровых решений с фокусом на пользовательский опыт.
→ Наш сайт
→ Шоурил с нарезкой работ
→ Телеграм-канал студии
Также подписывайтесь на телеграм-канал Исследовательского центра, чтобы не пропустить свежие материалы.